Como elaborar o organograma de uma empresa pequena?
À medida que a empresa cresce, a criação do organograma para uma empresa de pequeno porte torna-se uma etapa crucial. Isso acontece porque o organograma desempenha um papel fundamental na garantia da estrutura e do êxito da organização.
Ao estabelecer uma estrutura organizacional claramente definida, você estará formando uma empresa ágil, eficiente e preparada para enfrentar as demandas do mercado. Acompanhe este artigo e descubra como desenvolver o organograma ideal para o seu empreendimento!
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O que é um organograma?
Um organograma é uma representação gráfica da estrutura de pessoal de uma empresa, mesmo quando se trata de uma empresa pequena. Os colaboradores utilizam o organograma como uma ferramenta para compreender a hierarquia de liderança e a colaboração dentro da organização.
Empresas de todos os tamanhos utilizam o organograma para ilustrar a hierarquia de gestão de forma vertical ou para demonstrar a interconexão entre equipes ou departamentos em toda a organização de maneira mais flexível.
Por que é importante para uma pequena empresa ter um organograma?
Os primeiros gráficos organizacionais surgiram no século XIX. O que começou como representações detalhadas dos diversos departamentos do sistema ferroviário de Nova York e Erie, transformou-se hoje em um dos documentos de referência mais significativos para as empresas.
À medida que as empresas expandiam suas operações no cenário industrial moderno, surgiu a necessidade de controlar as complexas relações de subordinação e responsabilidades de trabalho. Embora tenham surgido novos estilos e formatos para representar os modelos de negócios contemporâneos, o uso do organograma persiste tanto em empresas de grande porte quanto nas pequenas.
O organograma é valioso para os colaboradores e partes externas de uma empresa, por apoiar uma série de fatores, como:
- Representação Visual: Os colaboradores podem utilizar o organograma para visualizar a estrutura organizacional. Ele funciona como um mapa que ilustra os cargos e esclarece os caminhos de liderança.
- Tomada de Decisões Estratégicas: A gestão pode recorrer ao organograma para esclarecer responsabilidades e identificar a necessidade de criar novos cargos.
- Recursos Humanos: O departamento de RH mantém o organograma como um banco de dados para gerir entradas e saídas da empresa. Isso ajuda os colaboradores a entender a gestão e o fluxo de informações na organização.
- Integração de Novos Colaboradores: Funcionários recém-contratados utilizam o organograma para compreender a estrutura interna da empresa. Isso os auxilia a entender a hierarquia da função deles e a organização como um todo.
- Confiança do Cliente: Disponibilizar o organograma aos clientes transmite a imagem de uma estrutura comercial sólida. Isso evidencia o valor da empresa nas relações comerciais e proporciona confiança aos clientes.
Ter um organograma beneficia empresas de todos os tamanhos, proporcionando uma visão clara da estrutura organizacional e contribuindo para um funcionamento mais eficiente e transparente.
Como criar o organograma de uma empresa pequena?
O organograma pode ser comparado ao esqueleto da sua empresa, proporcionando a estrutura necessária para seu crescimento sólido. Essa representação visual é fundamental para traçar as relações hierárquicas, funções e responsabilidades de cada indivíduo na organização, algo de suma importância para uma operação eficaz e um ambiente de trabalho harmonioso, especialmente em empresas de pequeno porte.
Aqui estão os principais pontos a considerar ao elaborar o organograma para a sua empresa de pequeno porte:
Comece pelos setores mais comuns
Ao traçar um organograma para sua empresa, é recomendável começar pelos departamentos mais essenciais e cruciais para o funcionamento do negócio. Tipicamente, esses são os setores principais responsáveis pelas atividades fundamentais da empresa, incluindo:
- Vendas
- Produção
- Marketing
- Finanças
- Recursos Humanos
A escolha de iniciar com os setores mais comuns proporciona uma base organizacional fundamental, a qual pode ser ampliada ou ajustada conforme necessário. Ao mapear esses departamentos, você estabelece um alicerce sólido para a estrutura organizacional da empresa.
Essa abordagem facilita a compreensão das áreas-chave e a alocação inicial de cargos e responsabilidades. Isso é crucial para garantir que as operações vitais do negócio estejam claramente definidas desde o princípio. Lembre-se de que essa estrutura pode ser expandida ou adaptada à medida que a empresa cresce, fornecendo uma base flexível para o desenvolvimento contínuo da organização.
Reúna funções nos setores definidos
Dentro de cada departamento definido, agrupe as funções relacionadas que possuem objetivos e responsabilidades semelhantes. Em uma etapa subsequente, será necessário identificar tarefas e atribuições comuns em cada área e reuni-las em funções específicas.
Por exemplo, no departamento de vendas, é possível reunir funções como vendas internas e externas, atendimento ao cliente e gestão de contas. Ao agrupar essas funções, é possível criar departamentos mais coesos e focados, nos quais os colaboradores compartilham tarefas e metas similares.
Essa abordagem aumenta a eficiência, simplifica a supervisão e aprimora a comunicação interna. Além disso, ela ajuda a identificar lacunas de competências e a evitar a duplicação de esforços, contribuindo para uma estrutura organizacional mais enxuta e direcionada.
Selecione líderes para os departamentos
Ter líderes competentes é um fator crítico para o sucesso de cada departamento e, por extensão, para o triunfo da empresa como um todo. Esses líderes desempenham um papel crucial ao orientar os colaboradores, promover um ambiente de trabalho saudável e buscar resultados positivos para o empreendimento.
Em outras palavras, uma liderança eficaz é um elemento essencial para manter a coesão e a eficiência em todos os níveis da organização. Por conseguinte, é vital escolher líderes apropriados para cada área, indivíduos que demonstrem competências de liderança, um conhecimento profundo da respectiva área e a habilidade de tomar decisões estratégicas. São esses líderes que ficarão encarregados de coordenar as atividades do departamento, motivar a equipe e garantir a realização das metas estabelecidas.
Escolha uma estrutura estratégica de liderança
Uma das responsabilidades fundamentais na gestão de uma empresa de pequeno porte é a escolha da abordagem estratégica para a liderança do negócio. Embora possa parecer algo sutil, essa escolha desempenha um papel crucial no sucesso do organograma.
O ideal é optar por uma abordagem que esteja alinhada com a cultura e os objetivos da sua empresa. Dentre algumas opções disponíveis, destacam-se:
- Liderança Hierárquica: Essa é a estrutura tradicional, onde a autoridade flui de cima para baixo, e as decisões importantes são tomadas pelos líderes em níveis mais elevados. Isso garante uma cadeia de comando clara.
- Liderança Matricial: Essa abordagem é mais flexível, na qual os colaboradores têm direção tanto de um gerente de departamento quanto de um gerente de projeto. Essa estrutura é mais eficaz para projetos complexos que requerem colaboração entre diferentes áreas.
- Liderança em Rede: Nesse modelo, a hierarquia tradicional é substituída por uma rede de interconexões e colaborações, com ênfase na descentralização e autonomia dos membros da equipe.
A escolha da abordagem de liderança certa pode otimizar o desempenho da sua equipe, maximizar a eficiência e melhorar a comunicação, contribuindo para o sucesso do organograma e da empresa como um todo.
Identifique o melhor tipo de organograma
Por último, é crucial identificar o tipo de organograma que melhor se adequa à sua empresa. Ao fazer essa escolha, leve em consideração o tamanho da sua empresa, suas operações e a cultura organizacional. Existem diversos modelos de organogramas disponíveis, como funcional, por divisão ou matricial.
Para facilitar essa decisão, siga as orientações abaixo:
- Compreenda a Estratégia da Empresa: O tipo de organograma escolhido deve estar em sintonia com os objetivos estratégicos da empresa, favorecendo a concretização das metas definidas.
- Considere Comunicação e Colaboração: Opte por um modelo que promova comunicação clara e eficaz entre membros da equipe e entre diferentes áreas.
- Avalie a Agilidade: Se o seu negócio opera em um ambiente empresarial em constante mudança, um organograma flexível, como o matricial ou em rede, pode ser mais apropriado.
- Atenda às Necessidades da Equipe: Escute as necessidades e expectativas dos colaboradores para criar uma estrutura organizacional que os motive e os ajude a alcançar seu potencial máximo.
O essencial é optar pelo tipo de organograma para uma empresa pequena que melhor se adapte às necessidades e objetivos do seu negócio. Isso garantirá uma estrutura sólida e funcional que impulsiona o crescimento da sua empresa.
Salve e compartilhe seu organograma
Após finalizar um esboço, revise o gráfico junto com os outros colaboradores da sua empresa de pequeno porte. Depois de garantir que o formato e as informações estejam adequados para a sua organização, salve uma cópia em um local acessível a todos os funcionários.
Você pode armazená-lo em uma pasta compartilhada em um servidor da empresa ou em um espaço online. Assegure-se de que a equipe de Recursos Humanos tenha a capacidade de fazer atualizações no organograma conforme necessário. Isso garantirá que todos tenham acesso à estrutura organizacional atualizada e precisa.
Mantenha sua empresa funcionando: invista em um software de emissão de notas fiscais!
O andamento da sua empresa depende de fatores como montar um organograma e de implementar soluções que tornem o trabalho da equipe integrado e colaborativo. Além disso, para um melhor planejamento e produtividade do negócio, é importante ainda o empreendedor contar com um software de emissão de notas fiscais que atenda diferentes regimes de tributação, como é o caso do Simplifique.
Além disso, os softwares especializados no controle de Notas Fiscais permitem que o empreendedor faça a gestão de suas contas a pagar e receber de uma forma simples e intuitiva:
- Emissão de NF-e;
- Automação de Tributações;
- Atualização de Estoque;
- Controle de contas a receber;
- Envio automático de e-mail.
Aliado a isso, outra vantagem da adoção de um sistema completo é a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar, desde que tenha acesso ao computador. Isso aumenta a satisfação e a segurança dos colaboradores, que poderão trabalhar de forma remota, gerando melhores resultados para a empresa.
Vale destacar que o Simplifique possui teste grátis por 7 dias, sem compromisso e sem pedir cartão de crédito. Ou seja, você, como empreendedor, pode conhecer melhor a ferramenta e entender se ela é adequada ao seu negócio.
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Feito com ❤ por Marketing.
Por: Emili Nitske.
