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Ao buscar informações sobre a gestão do seu negócio, é provável que você queira resolver problemas práticos: evitar a falta de mercadorias no momento da venda e impedir que produtos fiquem parados por muito tempo, gerando custos desnecessários.
Neste artigo, você encontrará um manual detalhado sobre o gerenciamento de armazenagem e fluxo de produtos.
Vamos explicar as definições técnicas de forma simples, demonstrar o impacto financeiro direto dessa gestão e ensinar como fazer controle de estoque passo a passo. Abordaremos métodos de organização física, rotinas de registro e como a utilização de sistemas torna esse processo automático e seguro.
Juliana Dantas
O que é o controle de estoque?
Controle de estoque nada mais é do que saber exatamente o que você tem guardado na sua empresa. Mas não é só saber "de cabeça" ou ter uma ideia vaga. É ter certeza da quantidade de cada item, onde ele está guardado e quanto aquele produto custou.
Pense no estoque como o "cofre" da sua empresa. Só que, em vez de notas de dinheiro, você tem mercadorias. Se você deixa o cofre aberto ou não conta o dinheiro que tem lá, você perde o controle das suas finanças. Com os produtos é a mesma coisa.
Aprender como fazer controle de estoque é criar uma rotina para vigiar essas mercadorias. Envolve desde o momento em que o caminhão do fornecedor chega com as caixas até o momento em que o cliente sai da loja com a sacola na mão. Se você cuida bem desse caminho, sua empresa funciona melhor e você lucra mais.
Por que controle de estoque é importante para seu negócio?
Talvez você pense: "Ah, mas eu sei o que tenho na minha loja, eu vejo as prateleiras todo dia". O problema é que o "olhômetro" engana. Vamos listar motivos simples e fortes para você começar a anotar tudo hoje mesmo:
1. Para não perder vendas Não existe nada pior do que o cliente querer comprar e você não ter o produto. Além de perder aquela venda específica, o cliente pode ficar chateado e procurar o concorrente. Controlar o estoque garante que você saiba quando comprar mais para nunca deixar faltar.
2. Para não perder dinheiro com produtos velhos Tudo tem um tempo certo de venda. Se você compra demais e não vende, o produto pode vencer (no caso de alimentos) ou sair de moda (no caso de roupas). Produto estragado ou encalhado é dinheiro jogado no lixo.
Juliana Dantas
3. Para saber onde está seu dinheiro Muitas vezes o empresário reclama que "não vê a cor do dinheiro". Na maioria das vezes, o lucro está transformado em caixas no depósito. Saber como fazer controle de estoque ajuda a comprar só o necessário, deixando mais dinheiro livre no caixa para pagar contas.
4. Para evitar roubos e sumiços Infelizmente, se ninguém controla, as coisas podem sumir. Pode ser um furto, um consumo interno que ninguém anotou ou até um fornecedor que entregou menos caixas do que deveria. Se você confere tudo, esses problemas diminuem drasticamente.
5. Para comprar melhor Quando você anota tudo, você descobre o que seus clientes gostam mais. Com essa informação, você chega no seu fornecedor e negocia melhor, pedindo desconto porque vai comprar em maior quantidade o item que sai muito.
Como fazer controle de estoque passo a passo
Agora que você já entendeu que isso é fundamental, vamos para a prática. Não precisa se assustar, vamos fazer isso em etapas simples.
Passo 1: Conte tudo o que você tem (O Inventário)
O começo de tudo é contar. Escolha um dia tranquilo, talvez um domingo ou feriado, e conte item por item. Não vale chutar. Abra as caixas, conte quantas unidades tem de cada cor, de cada tamanho. Anote tudo em um papel ou planilha. Esse número é o seu ponto de partida. Se você não sabe o que tem hoje, não tem como controlar o amanhã.
Passo 2: Dê nome aos bois (Cadastro)
Cada produto precisa ter um nome claro e único. Evite nomes genéricos como "Sabão". Use nomes completos: "Sabão em Pó Marca X Caixa de 1kg". Se você vender "Sabão Marca Y", cadastre como outro produto. Se misturar tudo, você nunca vai saber qual vendeu mais. Se possível, use códigos para facilitar.
Passo 3: Separe por grupos
Para facilitar a organização, junte os produtos parecidos. Crie grupos como "Limpeza", "Bebidas", "Massas". Isso ajuda muito na hora de arrumar as prateleiras e também na hora de saber qual setor da loja dá mais lucro.
Passo 4: Use a tecnologia a seu favor (Automação)
Anotar tudo em cadernos ou planilhas pode funcionar bem no início, mas conforme o negócio cresce, fica difícil manter o controle sem erros.
É muito comum esquecer de anotar uma venda ou se perder nos cálculos manuais. Por isso, uma dica de ouro sobre como fazer controle de estoque com eficiência é usar um sistema de gestão, conhecido como ERP.
Esses sistemas funcionam como um assistente digital que organiza as informações para você. Um bom exemplo de ferramenta que ajuda nesse dia a dia é o Simplifique. Ele foi pensado justamente para tirar o peso da burocracia das suas costas, automatizando tarefas que antes tomavam muito tempo.
Ao adotar um sistema assim, você deixa de gastar horas somando e conferindo papéis e passa a ter as informações organizadas no computador. A tecnologia não é um bicho de sete cabeças, é apenas uma forma inteligente de deixar o trabalho pesado para a máquina enquanto você cuida das vendas.
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Passo 5: Defina quanto ter de cada coisa
Com o tempo, você vai aprender quanto vende por mês. Defina um "mínimo". Por exemplo: "Quando chegarem a 10 unidades de detergente, eu preciso comprar mais". Assim, você nunca fica zerado.
Crie regras para a organização do estoque
Saber como fazer controle de estoque também é saber arrumar a bagunça física. Um estoque bagunçado faz você perder tempo procurando as coisas.
Regra 1: Um lugar para cada coisa Defina onde cada produto deve ficar. Coloque etiquetas nas prateleiras. Por exemplo: "Prateleira A, Altura 2". Se você contratar um funcionário novo amanhã, ele precisa conseguir achar o produto lendo a etiqueta, sem precisar perguntar para ninguém.
Regra 2: O que vence primeiro, sai primeiro Essa é a regra de ouro, principalmente para comida e remédios. Quando chegar mercadoria nova, não coloque na frente. Coloque os produtos novos no fundo da prateleira e puxe os antigos para a frente. Isso garante que o cliente leve o produto mais antigo (que ainda está bom) antes que ele vença. Se você deixar o velho no fundo, ele vai estragar e você vai perder dinheiro.
Regra 3: Produtos que vendem muito ficam na mão Sabe aquele produto que sai toda hora? Deixe ele no lugar mais fácil de pegar, na altura dos olhos ou das mãos. Produtos que saem pouco podem ficar nas prateleiras mais altas ou nos fundos do depósito. Isso economiza o tempo e o esforço da sua equipe.
Tenha um controle de todas as entradas e saídas
A parte mais importante de como fazer controle de estoque é a disciplina. Você precisa criar o hábito de registrar tudo. Nada entra e nada sai sem ser anotado.
Na Entrada (Quando a mercadoria chega): Não confie cegamente no fornecedor. Quando o caminhão chegar:
- Pegue a Nota Fiscal.
- Conte as caixas e veja se a quantidade bate com a nota.
- Abra algumas caixas e veja se o produto não veio quebrado ou amassado.
- Só depois de conferir, lance a nota no sistema (lembre-se da entrada via XML do Simplifique que faz isso rápido).
- Guarde o produto no lugar certo.
Na Saída (Quando a mercadoria sai): A saída mais comum é a venda. Mas existem outras saídas que as pessoas esquecem de anotar e que "furam" o estoque:
- Uso próprio: Se você pegou uma vassoura da loja para varrer o chão da própria loja, tem que dar baixa no estoque como "uso e consumo".
- Quebras: Se um funcionário derrubou um vidro de azeite e quebrou, tem que dar baixa como "perda".
- Brindes: Se você deu um produto de presente para um cliente fiel, tem que registrar a saída.
Se você não anotar essas pequenas saídas, no final do mês o computador vai dizer que tem 10 azeites, mas na prateleira só terão 9.
Como ter o controle de estoque sempre atualizado?
Muitas pessoas começam bem, contam tudo, mas depois de um mês desistem e vira bagunça de novo. Como manter o controle sempre certo sem ficar maluco?
O segredo é não deixar acumular.
Faça o Inventário Rotativo Nome difícil, mas a prática é simples: conte um pouquinho por dia. Em vez de fechar a loja um dia inteiro para contar tudo, escolha um grupo de produtos para contar a cada dia.
- Segunda-feira: Conte as bebidas.
- Terça-feira: Conte os produtos de limpeza.
- Quarta-feira: Conte as bolachas.
Fazendo assim, você gasta 15 ou 20 minutos por dia e mantém o estoque sempre verificado. Se achar algum erro (sobrando ou faltando produto), tente descobrir o que aconteceu na hora. É mais fácil lembrar de um erro que aconteceu ontem do que um que aconteceu há seis meses.
Envolva sua equipe nisso. Mostre para eles que o controle ajuda o trabalho de todo mundo. Quando os funcionários entendem como fazer controle de estoque, eles ajudam a cuidar e a evitar desperdícios.
Como o Simplifique te ajuda a automatizar sua gestão de estoque
Nós falamos bastante sobre como fazer, mas fazer tudo na mão dá muito trabalho. É por isso que o sistema Simplifique é um grande parceiro do seu negócio.
Ele foi desenhado pensando na facilidade. Você não precisa ser um especialista em computador para usar. Veja como ele resolve os problemas que citamos:
- Chega de digitar: Com a Entrada de nota via XML, você ganha tempo e não erra na digitação.
- Consulta rápida: O cliente perguntou se tem tal peça? Com a Consulta de saldo, você vê na hora. Isso passa confiança e profissionalismo.
- Rastreio total: Com a função de Movimentações, você sabe todo o caminho do produto. Se sumiu algo, você consegue ver no sistema quando foi a última vez que aquele item foi mexido.
- Valor real: A função de Custo de estoque mostra o valor do seu investimento. Você sabe exatamente quanto pagou, o que ajuda muito na hora de decidir o preço de venda para ter lucro de verdade.
Conclusão
Aprender como fazer controle de estoque não é um bicho de sete cabeças. É uma questão de hábito e organização. Comece arrumando a casa, contando o que você tem e criando regras simples para que nada saia sem anotar.
Lembre-se: estoque parado é dinheiro parado. Estoque sumido é dinheiro perdido.
Ao organizar seus produtos e usar ferramentas fáceis como o Simplifique, você para de perder tempo procurando mercadoria e para de perder dinheiro com compras erradas. Sua empresa fica mais organizada, seu lucro aumenta e você dorme mais tranquilo sabendo que seu patrimônio está seguro.
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