Como Fazer a Qualificação Cadastral

A “primeira” de todas as coisas que você precisa saber antes de dar início no envio de informações do eSocial é que a plataforma do governo vai cruzar as informações dos empregados, e isso vem causando bastante dor de cabeça para algumas empresas.

Você deve estar se perguntando por quê?
Bom, certamente você já deve ter conhecido alguém que casou e passou a usar o sobrenome do seu cônjuge certo? Só que tem um porém!

Essa pessoa não alterou o nome em todos os seus documentos, e isso vai dar problemas na hora de enviar os Registros constando os dados desse empregado, como por exemplo no Registro S-2200 (Admissão de Trabalhador).

Fique de olho nos Prazos

Há, mas ai você olha no cronograma de implantação do eSocial e fica tranquilo, porque ainda dá tempo para enviar esse registro de acordo com os prazos, só que, não é bem assim.

Quanto antes você começar melhor, pois se um empregado estiver com problemas,  você precisa comunicá-lo,  certamente ele terá que atualizar o nome, e isso pode demandar tempo.
Fora isso, o prazo para o eSocial começar já está ai, por exemplo, as empresas com faturamento superior a R$ 78 MILHÕES já entregaram, e agora em Julho começam as empresas com faturamento menor, o prazo mais longo é para os Órgãos Públicos que terão início só em 2019.
Parece longe, mas está logo ai!

Por onde começar então?

Bom, vamos ao que interessa, o  eSocial oferece aos empregadores um aplicativo para Consulta direto no Portal deles com o objetivo de identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro de Pessoas Físicas – CPF e o Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, para fazer isso de forma manual acesse o Portal do eSocial, ou, você também pode fazer esse procedimento em Lote de um jeito muito mais rápido, e direto do sistema da Folha Phoenix.

Segundo Passo – Analisando os dados do Empregador para o eSocial

Quer que eu te ensine? Vamos lá!

Disponibilizei 02 tipos de materiais, em vídeo para você acompanhar todo o processo, ou, através do material abaixo. É só decidir como você quer ver.

Para começar, acesse o sistema da Folha Phoenix e clique na opção eSocial, Arquivo Envio – Qualificação.

Selecione a empresa ATIVA  e marque UM ou todos os Funcionários jogando o cadastro deles para o lado esquerdo da tela, agora clique no botão GERAR

No rodapé da tela o sistema vai informar o local onde o arquivo está sendo gerado, guarde essa informação, pois você precisará dela para selecionar o arquivo lá no portal do eSocial. Agora clique no botão EXPORTAR.

Com o arquivo gerado você vai acessar o Portal do eSocial e no canto esquerdo da tela, selecionar a opção Consulta Qualificação Cadastral. Se você preferir, clique aqui que eu redireciono você.

O portal do eSocial vai solicitar o certificado da empresa que você está enviando e depois pedir que você informe o CNPJ dessa Empresa.

Agora selecione o arquivo e em seguida clique em ENVIAR.  O portal do eSocial vai apresentar a seguinte mensagem “Aguarde enquanto os dados são carregados”.

Depois disso, o eSocial vai recepcionar o seu arquivo podendo retorná-lo em até 48 horas e infelizmente não existe um mecanismo próprio dentro do portal do eSocial para que ele te avise quando o arquivo retornar, ou seja, você precisa ficar de olho, clicar em Download e ficar fazendo Consultas utilizando o Certificado Digital que você também usou para enviar esses dados.

Há, uma dica legal,  quando você receber o arquivo de retorno do eSocial, pode ser que ele venha com a extensão ANSI ou ainda UTF, se esse arquivo retornar para você como ANSI você terá que renomeá-lo para que a Folha Phoenix consiga ler suas informações.

Para fazer esse procedimento é muito simples, clique no arquivo e peça para SALVAR COMO, abra o arquivo no bloco de notas e no campo de codificação altere para UTF-8.

Assim que o arquivo retornar salve ele na sua máquina, clique com o botão direito do mouse e clique  no botão  ENVIAR PARA, em seguida selecione a opção ALIMENTAR O ROBÔ, esse procedimento faz com que o seu arquivo vá para a pasta correta onde a Folha vai ler todos os dados.

Como ver o Retorno da Qualificação?

Você está quase concluindo esse processo, agora acesse a Folha Phoenix novamente, clique na opção eSocial e em seguida clique em Arquivo Retorno – Qualificação.

Com a empresa ativa, clique no botão VALIDAR. Se esse lote não possuir nenhum erro o retorno será validado com êxito.

Depois que você validar o arquivo e der tudo certo, o empregado em questão ficará como APROVADO.

Para visualizar essa informação, acesse a opção eSocial e clique na opção Gerenciador – Qualificação, você vai notar que os empregados que você enviou para fazer a Qualificação e que já retornaram, vão ficar com o Status de Aprovado.

Aqueles que ainda estiverem com situação “Pendente envio” significa que você ainda não enviou para que o eSocial faça a análise do cadastro dele.

Uma Super Dica! Se você já fez a Qualificação de um empregado direto pelo Portal do eSocial e não quer mais enviar as informações dele pela Folha, é só você modificar a situação dele para Qualificado.

Como? É simples, acesse a opção eSocial na Folha e clique na opção Gerenciador – Qualificação, o empregado vai estar marcado como “Pendente Envio” na coluna Status Qualificação,  marque ele através da coluna Qualificar e clique no botão Aplicar Qualificação Manual localizado no topo da tela.

Pronto! Você definiu que esse empregado já foi qualificado.

Status de REJEITADO para um Funcionário, e agora?

Se por um acaso um Empregado vier com o Status de Qualificação como “Rejeitado”, você precisa efetuar o ajuste dele e encaminhar novamente para o eSocial.

Enquanto não estiver com o Status de Aprovado o eSocial recusará o recebimento  e você não conseguirá ir para as etapas seguintes que é o envio dos Registros da Carga Inicial e  Não Periódicos.