Como um sistema de gestão financeira pode ajudar nos lucros das micro e pequenas empresas?
Empreendedor, você sabe a importância de um sistema de gestão financeira para a gestão das micro e pequenas empresas? O empreendedorismo está crescendo de maneira significativa no Brasil e a sua profissionalização é cada vez mais importante.
De acordo com um levantamento feito pelo Sebrae, mesmo em meio à pandemia dos últimos anos, foram mais de 3,9 milhões de empreendedores que se formalizaram no último ano.
Do total de CNPJ criados em 2021, 3,1 milhões optaram por ser MEI, o que corresponde a 80% dos negócios abertos. Enquanto, as microempresas correspondem a 17,35% (682,7 mil) das empresas abertas no mesmo ano.
A consequência desse número é um cenário competitivo, que torna a gestão de micro e pequenas empresas uma tarefa complexa e digna de atenção. O empreendedor precisa se envolver em diversas frentes, como gestão de estoque, análise da concorrência e planejamento financeiro.
No entanto, a tarefa dos empreendedores deveria estar concentrada em gerar mais valor para seus negócios. Um desafio em razão das muitas tarefas manuais que fazem parte da rotina de trabalho.
Neste momento, portanto, a melhor forma de executar essas tarefas é por meio de softwares de automação, como um sistema de gestão financeira. Ele automatiza as atividades relacionadas à área e proporciona mais tempo livre para que você, empreendedor, se concentre no desenvolvimento estratégico do negócio.
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Mas, afinal, o que é a gestão financeira?
Ao pensarmos no termo gestão financeira, o que a maioria dos profissionais pensam é em uma série de controles, tabelas, registros, entre outros. Ainda há quem, simplesmente, associe a cuidar do dinheiro para não gastar mais do que a receita da empresa.
O conceito, no entanto, é muito mais abrangente. A gestão financeira reúne um conjunto de ações e processos que envolve o planejamento, a análise e o controle das atividades relacionadas à entrada e saída de dinheiro.
O principal objetivo da gestão financeira é melhorar a maneira como os recursos são usados, permitindo que eles possam ser economizados, por exemplo. A gestão financeira protege as finanças da empresa, permitindo que o empreendedor tenha mais tranquilidade na gestão do negócio.
Junto a isso, a gestão financeira proporciona uma visão mais ampla do negócio. Por meio dela, é possível compreender os pontos de acertos, bem como aqueles que precisam ser melhorados.
Como a gestão financeira impacta a sua empresa?
Após compreender o que é a gestão financeira, é importante entender os pontos nos quais ela pode causar mais impactos no seu negócio!
Controle de dados e informações
A partir do momento que um negócio conta com uma gestão financeira bem estruturada, há o acesso às informações e aos dados com mais rapidez e precisão. Isso contribui para tomadas de decisões rápidas e assertivas.
Redução de custos
Uma gestão financeira estruturada e eficiente também impacta diretamente na redução de custos do negócio. Isso acontece pois, por meio dela, o empreendedor tem mais informações relacionadas às despesas e custos que são desnecessários e podem ser cortados ou suprimidos.
Agilidade operacional
Complementando o primeiro tópico, a gestão financeira oferece mais agilidade nos momentos de decisões importantes que podem impactar diretamente a parte operacional do negócio. Com todos os dados expostos de forma simples, é mais fácil entender quais são as prioridades para conquistar determinados objetivos.
Quais os prejuízos da má gestão financeira para a empresa?
Estão claros os impactos positivos que uma gestão financeira pode oferecer para o seu negócio? Além deles, é interessante conhecer também os principais erros relacionados à gestão financeira. No entanto, mais do que isso, é importante entender quais os prejuízos que uma má gestão pode causar.
Saúde financeira da empresa prejudicada
Você sabia que a desorganização de contas a pagar e a receber é capaz de comprometer a saúde financeira do seu negócio? Ao não organizar o fluxo de caixa, o empreendedor corre o risco de expor seu negócio a juros e multas que incidem sobre tributos, folha de pagamento e contas fixas.
A negligência com relação às contas também prejudica a reputação do negócio. Os fornecedores de bens e serviços podem, em virtude da reputação, cobrar a mais da sua empresa, inclusive.
Ocorrência de juros cada vez mais altos
Empresas, independentemente do porte, que possuem uma má gestão financeira expõem seus parceiros, como investidores, fornecedores e instituições financeiras, a maior risco. E, vale lembrar, maior risco significa maiores taxas de juros.
Então, além de precisar arcar com os juros das dívidas já assumidas, o negócio ainda poderá ter mais dificuldade para conseguir empréstimos e quitá-los no futuro.
Pagar mais imposto
Por mais inacreditável que pareça, muitas empresas no Brasil pagam mais imposto do que realmente precisam. Mas, como isso acontece? Por meio do desconhecimento de práticas de elisão fiscal – disciplina de pagar legalmente menos tributos.
Então, trocar o regime tributário tributário, instalar a empresa em outro município ou Estado e até mudar a estratégia com a linha de produtos ou o destino das mercadorias, podem contribuir para que o seu negócio pague menos impostos e lucre mais.
O que é um sistema de gestão financeira?
Até então, podemos compreender que a gestão financeira é essencial para o lucro das micro e pequenas empresas. Mas, a melhor forma de executar todas as tarefas relacionadas a ela é por meio de softwares de automação, como um sistema de gestão financeira.
O sistema de gestão financeira é, portanto, um software que serve para dar apoio à gestão financeira do negócio. Isso acontece por meio da automação de tarefas rotineiras da área financeira.
Ao usar um sistema de gestão financeira, os dados sobre faturamento, contas a pagar e a receber, estoque e vendas, passam a ser controlados por uma única plataforma.
Com as atividades automáticas, a equipe é liberada para outras atividades. Inclusive, o gestor ou empreendedor pode se dedicar na análise dos dados e tomar decisões estratégicas. O resultado, portanto, é um forte aumento de produtividade no negócio.
Além disso, muito mais segurança é incluída no processo. As informações passam a ser armazenadas em servidores online, e não mais nos computadores locais.
Quais são os principais ganhos da aplicação desse sistema?
O sistema de gestão financeira é capaz de oferecer uma infinidade de benefícios à rotina do empreendedor, gerando lucros para o negócio. Para exemplificar os principais, separamos os três maiores ganhos da aplicação desse sistema.
Exatidão
Muitos gestores enfrentam problemas relacionados ao registro de informações empresariais. Quando feitas de forma manual, as planilhas extensas podem conter erros pela dificuldade de visualizar os dados e imputá-los no sistema. Com isso, o processo se torna menos confiável e traz algum eventual prejuízo.
Com o uso de um sistema de gestão financeira, o cenário muda completamente. As informações e os dados se tornam muito mais precisos, com aumento da confiabilidade, por consequência.
Há, inclusive, a opção de fazer o preenchimento automático de dados, importando as informações de outra fonte ou mantendo os dados que são sempre utilizados em rascunho. A exatidão proporcionada aumenta consideravelmente, portanto.
Padronização
Outro problema decorrido do preenchimento manual de documentos é a falta de padronização. Quando cada área é responsável por seus próprios registros, pode haver formatos diferentes de dados, dificultando a compreensão por toda a empresa.
Um sistema de gestão financeira apresenta a base de informações de maneira unificada. Ou seja, uma única plataforma é usada por todos os setores e há uma padronização de processos.
Com isso, independentemente de quem registra o que, o processo é todo feito de uma única maneira. O resultado dessa padronização é mais performance à equipe no momento de acessar tais dados.
Produtividade
Somando a exatidão das informações e a padronização dos processos, o negócio conquista um aumento considerável na produtividade, especialmente com relação às tarefas executadas pelo empreendedor. As atividades relacionadas às notas fiscais e input de dados passam a ser automatizadas.
Em contrapartida, a análise de dados com o objetivo de tomar decisões estratégicas para o negócio ganha mais relevância. Com parte da rotina automática, há mais tempo para que o empreendedor se dedique àquilo que realmente tem potencial de alavancar um empreendimento.
Leia também: Sistema de gestão financeira: 5 motivos para adotar na sua empresa
Quais são os recursos presentes em um sistema de gestão financeira?
Um sistema de gestão financeira possui inúmeras facilidades, que visam otimizar a rotina do empreendedor e fazer a diferença no dia a dia do negócio. Entre os principais que podemos destacar estão:
Integração
O sistema de gestão financeira concentra todas as informações relacionadas às finanças da empresa em um só local. Com isso, o software faz complexas combinações, cruzando todos os dados imputados no sistema.
Dessa forma, o empreendedor tem uma visão abrangente do negócio e pode aproveitar diversos insights que irão trazer benefícios à empresa. A consequência é uma tomada de decisão com mais resultado, pois a integração viabiliza uma visão mais analítica sobre todas as operações em curso.
Automação
Esse, com certeza, é o principal recurso presente em um sistema de gestão financeira. A automação de tarefas rotineiras é um recurso que fornece inúmeras vantagens para uma organização.
Com a automação, as demandas diárias de acompanhamento de vendas, estoque e conciliação bancária, por exemplo, podem ser feitas sem a intervenção humana. Inclusive, ao atribuir a uma máquina essas rotinas, o tempo da equipe é liberado para outras tarefas mais estratégicas.
Junto a isso, também vale destacar que o índice de retrabalhos causados por erros humanos é reduzido drasticamente. Ou seja, para as micro e pequenas empresas, o investimento em pessoal é otimizado, e o empreendedor pode fazer uma melhor alocação da força produtiva.
Armazenamento na nuvem
Outro recurso muito importante de um sistema de gestão financeira é o armazenamento dos dados na nuvem. Com isso, os dados não ficam arquivados localmente em uma máquina da empresa, eles estão linkados com um banco de dados acessível pela internet.
Isso significa que o empreendedor não precisa se preocupar com o controle de versões e cópias de segurança dos arquivos, pois o sistema faz isso automaticamente.
Além disso, o acesso aos dados é muito mais cômodo e pode ser feito por meio de qualquer computador que tenha acesso à internet. Então, eventuais trabalhos em formato home office são fáceis de executar.
Leia mais: Controle de notas fiscais: 8 dicas valiosas sobre como organizar
A importância do investimento em tecnologia nas micro e pequenas empresas
Todo empreendedor busca a rentabilidade saudável do seu negócio, certo? Então, não é preciso ter medo de investir em sistemas que promovem a integração de todos os setores da empresa com o financeiro.
O sistema de gestão financeira proporciona mais agilidade nas atividades do negócio, além de mais transparência e facilidade de acesso às informações. Basicamente, você, empreendedor, deixa todo o trabalho difícil nas mãos do software e tem mais tempo para analisar demandas estratégicas.
Além disso, com a tecnologia é possível eliminar uma série de trabalhos manuais. Então, é possível ter mais tempo disponível para estudar sobre finanças e conhecer mais as novidades que estão chegando na sua área de atuação.
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Por: Emili Nitske.
