No dia a dia das empresas, a relação entre o departamento contábil e o departamento pessoal pode ser desafiadora. Muitas vezes, essas áreas trabalham de forma isolada, o que é um erro gravíssimo dentro de uma empresa contábil.

Considerando que o Departamento Pessoal gera informações de um dos maiores passivos de uma empresa, que consequentemente se transformará em informação contábil para a tomada de decisão das administrações empresariais, o desalinhamento e falta de comunicação entre essas duas áreas pode gerar retrabalho, inconsistências nos dados e até riscos fiscais e trabalhistas. Com a evolução da tecnologia e a intensificação da fiscalização por parte da Receita Federal do Brasil, essa integração se torna ainda mais crucial.

A fiscalização está mais eficiente

A RFB tem aprimorado constantemente seus mecanismos de cruzamento de dados, investindo em tecnologia e tornando mais eficiente a identificação de inconsistências entre as informações contábeis e trabalhistas/previdenciárias. A implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), principalmente no que tange a Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), eSocial e EFD Reinf, elevou o nível de controle sobre as obrigações acessórias das empresas.

Com o avanço da tecnologia, o profissional da contabilidade deve preocupar-se tanto com a parte tecnológica quanto com as informações prestadas ao Fisco, bem como atentar-se a todas as responsabilidades legais que são do mesmo modo aplicadas ao SPED.

Os principais cruzamentos de informações

Com a digitalização e o SPED, os dados informados pela contabilidade e pelo departamento pessoal precisam estar alinhados para evitar inconsistências. Alguns dos principais cruzamentos realizados pelos órgãos fiscais incluem:

  • eSocial x ECF: Divergências entre a folha de pagamento e os lançamentos contábeis podem indicar omissões ou erros.
  • Reinf x eSocial: Diferenças nas informações de retenções de impostos podem gerar notificações e multas.
  • DIRF x EFD-Reinf: Informações de retenções na fonte que não batem podem resultar em questionamentos da Receita Federal. (Isso mesmo, a DIRF ainda estará entre nós pelo menos por mais cinco anos, prazo de fiscalização)
  • Folha de Pagamento x ECD: Inconsistências entre o que foi contabilizado e o que foi efetivamente pago aos funcionários.

Percebemos aqui, que é preciso repensar o fluxo de trabalho entre os departamentos contábil e pessoal, além da melhora na comunicação entre escritórios de contabilidade e clientes, pois toda essa troca de informações exige mais agilidade e precisão.

5 dicas importantes para evitar erros na integração entre Contábil e DP

1 - Mantenha seus softwares alinhados

Os erros diminuem quando você consegue integrar seus sistemas de contabilidade e departamento pessoal e automatiza os processos que antes eram feitos manualmente.

2 - Na área contábil

Entenda a legislação da área em que você atua. Estude as normas brasileiras de contabilidade e elabore as demonstrações financeiras de acordo com o que determina a legislação. 

3 - Na área trabalhista/previdenciária

O mercado atual exige especialização em todas as áreas, e com o DP não é diferente. Com o advento do eSocial, DCTFWeb, Reinf, FGTS Digital entre outros, é de suma importância realizar treinamentos e especializações nessas áreas.

4 - Contábil e DP

Ambos os departamentos devem conhecer os processos internos um do outro.

5 - Relacionamento

É importante afirmar que existe a obrigatoriedade de o empreendedor assumir o seu papel na contabilidade. Essa informação deve ser comunicada aos sócios para que se atentem às exigências dos órgãos fiscalizadores.

Como a Contmatic pode ajudar?

A Contmatic Phoenix oferece soluções completas para integrar esses departamentos e minimizar riscos. O sistema de Folha de Pagamento da Contmatic é totalmente integrado ao sistema de Contabilidade, garantindo que os dados fluam de forma automática e sem divergências. Entre os principais benefícios dessa integração, destacam-se:

  • Automação e Redução de Erros: Eliminação de retrabalho e inconsistências no envio de informações fiscais e contábeis.
  • Facilidade no Cumprimento das Obrigações Legais: Os sistemas da Contmatic garantem que todas as exigências do SPED sejam atendidas, minimizando riscos de autuações.
  • Melhoria no Compliance: Com um sistema unificado, a empresa reduz o risco de penalidades e mantém conformidade com a legislação vigente.
  • Agilidade nos Processos: Menos tempo gasto com ajustes manuais e mais eficiência na rotina operacional.

A integração entre os departamentos contábil e pessoal deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade para garantir a segurança fiscal e trabalhista das empresas. Com as soluções da Contmatic, sua empresa pode alcançar um alto nível de eficiência e conformidade, evitando dores de cabeça e garantindo a tranquilidade necessária para focar no crescimento do seu negócio.

Fale com a Contmatic e descubra como nossos sistemas podem transformar a gestão da sua empresa!

E nunca se esqueça, seja você um profissional do Contábil ou do DP, em ambas as áreas vocês cuidará do sonho de alguém. Por isso, a relação entre contabilidade e departamento pessoal deve ser, mais do que nunca, fortalecida!

Veja mais algumas notícias similares a contabilidade para empresas em nosso blog. Aproveite e conheça melhor a Contmatic Phoenix.

Feito com ❤ por Marketing