Documentos para abrir uma empresa: saiba o que é solicitado

gestão financeira 22 de Nov de 2022

Ter um negócio próprio, para chamar de seu, é o sonho de muitos profissionais que têm um perfil empreendedor. A dificuldade maior nem está relacionada à ter boas ideias ou de executar o trabalho em si, mas na burocracia e os documentos para abrir uma empresa.

A maioria das pessoas não têm o conhecimento sobre o que é preciso para abrir uma empresa e, junto a isso, não têm acesso às informações adequadas para começar a organizar a abertura de uma empresa.

No entanto, o preparo jurídico e burocrático é essencial neste momento – mais do que, inclusive, ter uma excelente ideia de negócio e o capital necessário para iniciar essa empreitada.

É de extrema importância que o empreendedor conheça todos os documentos necessários. Isso evita que não aconteçam atrasos no processo ou, no futuro, o negócio não sofra consequências fiscais em razão da falta de algum alvará ou licença.

Pensando nesta situação, nós preparamos esse material. Ele é um guia completo para auxiliar os empreendedores com todos os documentos para abrir uma empresa, explicando a utilidade de cada um e como podem ser obtidos.

Antes de falarmos sobre eles, no entanto, é importante esclarecer que algumas informações podem ser diferentes conforme o estado ou município e com o tipo de negócio. Então, é sempre válido se informar com os órgãos responsáveis da sua região antes de abrir uma empresa.

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Por que é importante agilizar toda a documentação do seu negócio?

De acordo com dados divulgados pelo Governo Federal, os empreendedores brasileiros demoram, em média, dois dias e 13 horas para conseguir abrir uma empresa. A perspectiva é que, com o tempo, esse prazo seja reduzido para apenas um dia.

Vale destacar, no entanto, que esses números são positivos e estão relacionados somente aos processos que não apresentaram nenhum tipo de problemas – ou seja, àqueles em que estava tudo correto com documentos e taxas.

Este prazo muda completamente quando faltam documentações, ocorre o envio equivocado de documentos ou o empreendedor não tem a mínima ideia de como iniciar o processo. Nestes casos, há o risco de o negócio ser prejudicado com o atraso no início das atividades e, por consequência, perda de lucros.

Quais são os documentos para abrir uma empresa?

Entendida a importância de ter os documentos corretos em mãos para abrir uma empresa, é preciso considerar que esses documentos são categorizados de duas formas – documentos pessoais e documentos da futura empresa.

É sempre importante lembrar que esses documentos devem ser físicos, estarem atualizados e em bom estado de conservação.

Documentos pessoais

A separação de documentos pessoais e dos sócios é essencial no momento de decidir abrir uma empresa. Isso facilita e otimiza todo o processo. Então, confira a seguir quais são os documentos pessoais para abrir uma empresa:

cópia do RG autenticada;
cópia simples do CPF;
certidão de casamento, caso seja casado;
carteira do órgão regulamentador;
última declaração do Imposto de Renda Pessoa Física;
cópia simples do comprovante de residência.

Documentos da futura empresa

Mesmo antes de abrir uma empresa, já é necessário ter algumas informações importantes em mãos. Na hora da solicitação, inclusive, é bom ter todos os documentos físicos disponíveis mãos para não ter contratempos. Então, confira a seguir quais são eles:

cópia simples do comprovante do endereço comercial — se for no mesmo local que o investidor mora, esse documento não será preciso;
nome fantasia da empresa;
atividades da empresa que estão presente nos CNAEs a serem inseridos;
IPTU.

Como é feita a documentação para abertura de um negócio?

Para gerar os documentos para abrir uma empresa, o empreendedor precisa passar por uma série de processos junto aos órgãos responsáveis. Para facilitar o processo, nós apresentamos e explicamos cada um deles a seguir.

Este documento é uma espécie de Certidão de Nascimento do negócio. Ele é necessário para empresas onde dois ou mais empreendedores pretendem criar uma sociedade.

Nele devem estar todas as informações relacionadas aos sócios, como os documentos sociais citados anteriormente e os dados da empresa, como capital inicial, ramo de atividade e as responsabilidades de cada sócio.

O Contrato Social tem o objetivo a formalização do cadastro no CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Caso seja um Sociedade Simples, este registro pode ser feito em um Cartório de Registro de Pessoas Físicas. Caso contrário, ele é feito na Junta Comercial da cidade.

Entre as informações que devem estar presentes no documento estão:

Qualificação de cada sócio da empresa: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, número do RG, órgão expedidor e CPF.
Nome da empresa;
Objetivo da união destes sócios, serviços que serão prestados ou produzidos pela empresa;
Determinação do prazo da sociedade;
Sede e foro: endereço da sede da empresa e filiais, devendo constar a rua ou avenida, o número, o Bairro, a Cidade e o Estado;
O capital da sociedade em moeda corrente;
As quotas destinadas aos sócios e como estão realizadas;
Em casos de lucros e/ou perdas e nas obrigações sociais, quais serão as responsabilidades dos sócios.

O Contrato Social deve ser registrado de acordo com o tipo de empresa a ser aberta, considerando as possibilidades conforme abaixo:

Sociedade simples limitada: contrato social com RCPJ;
Sociedade simples pura: contrato social com registro no RCPJ ou na OAB (válido para sócios advogados);
Microempreendedor individual (MEI): CPF, título de eleitor e número de registro da última declaração do imposto de renda realizada;
Sociedade anônima (S/A): estatuto e ata de assembleia de constituição, com registro na junta comercial (JC);
Empresário individual: requerimento de empresário com registro na Junta Comercial;
Empresa individual de responsabilidade limitada (Eireli): ato de constituição registrado no RCPJ ou JC.

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

O processo de solicitação do cadastro do CNPJ pode ser feito totalmente online, por meio do portal da Receita Federal. O objetivo da realização deste cadastro é, por parte da Receita Federal, a possibilidade de identificação de empresas e o monitoramento das atividades financeiras da mesma.

Para ficar mais claro, podemos comparar o CNPJ ao CPF – por meio deles é possível abrir contas em banco, conseguir cartões de crédito, realizar a declaração de imposto de renda, etc.

O CNPJ é composto, portanto, por várias informações sobre a empresa, como:

Número de inscrição do CNPJ;
Data de abertura do negócio;
Nome Empresarial (o nome jurídico da empresa);
Nome Fantasia (o nome pelo qual todos conhecem a empresa);
Descrição das atividades econômicas (principal e secundárias);
Código e descrição da natureza jurídica;
Endereço da sede da empresa;
Informações de contato;
Situação cadastral (ativa ou inativa).

Após o processo de solicitação, é preciso efetuar esse CNPJ. Para isso, é preciso comparecer na Receita Federal do Município com os documentos pessoais dos sócios, comprovante de residência, endereço de onde o negócio será estabelecido e o contrato social – conforme citado acima.

Registro na Junta Comercial

Após a realização do Contrato Social e do cadastro do CNPJ, é válido confirmar se a empresa precisa de um Registro na Junta Comercial. Esse cadastro é feito para quem atua como prestador de serviços ou fabricante de produtos, com o objetivo de que seja realizada a cobrança dos impostos devidos e o negócio possa funcionar regularmente.

Inclusive, a fiscalização relacionada a esse documento é constante e o comerciante é cobrado anualmente para que seja realizada a manutenção do registro. Sendo assim, para que seja possível realizar o cadastro, o empreendedor deve comparecer ao órgão responsável com os documentos abaixo:

Contrato social impresso em três vias, rubricadas e assinadas por todos os sócios de acordo com o RG;
Duas cópias autenticadas do RG e CPF de cada sócio;
Uma cópia autenticada do comprovante de residência de cada sócio;
Requerimento padrão (Capa da junta comercial) em uma via;
Ficha de Cadastro Nacional modelo 1 e 2 em uma via;
Capa do IPTU da sede da empresa;
Pagamento dos guias de recolhimento de taxas – os DARFs.

Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual é um documento obrigatório para as empresas que atuam no ramo de comércio, indústria e prestação de serviços de comunicação. Ele é considerado um registro oficial da empresa e, caso não seja feito, o negócio pode ser fechado.

Por meio da Inscrição Estadual, o negócio também passa a ter o cadastro no ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. A partir deste cadastro, o negócio está habilitado para comercializar produtos no território nacional.

A Inscrição Estadual costuma ser feita na Secretaria do Estado da Fazenda e, em alguns Estados, é possível realizar esse registro junto ao cadastro no CNPJ, em virtude do convênio com a Receita Federal. Entre os documentos solicitados neste momento estão:

DUC (Documento Único de Cadastro), impresso em três cópias;
DCC (Documento Complementar de Cadastro), apenas uma cópia;
Comprovante de endereços de cada um dos sócios participantes, original ou autenticada;
Cópia autenticada do documento relativo ao uso do imóvel, podendo ser o contrato de locação doação ou escritura pública;
Número do cadastro fiscal do contador responsável pela sua empresa;
Comprovante de contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços) para as empresas que irão prestar serviços para o seu negócio;
Certidão simplificada da Junta Comercial para empresas que foram registradas há mais de três meses;
Cópia do ato constitutivo;
Cópia do CNPJ;
Cópia do alvará de funcionamento; e
RG e CPF dos sócios.

Alvará do Corpo de Bombeiros

O Alvará do Corpo de Bombeiros tem o objetivo de identificar se o lugar onde será instalada a empresa está alinhado com a legislação relativa a emergências. Ou seja, ele pode ser considerado uma espécie de permissão para funcionamento de acordo com as especificações da legislação.

Por meio deste documento, é garantido que o local está equipado adequadamente em caso de incêndio, possibilitando que o combate seja feito de forma efetiva e a segurança dos presentes está garantida por meio de saídas de emergência.

O Alvará do Corpo de Bombeiros é obrigatório para empresas que lidam com grande circulação de pessoas, que utilizam materiais inflamáveis, entre outras especificações. O ideal é, antes de solicitar a vistoria, verificar quais são as recomendações de segurança para o tipo de estabelecimento.

Alvará da Vigilância Sanitária

Por fim, todos os empreendimentos que têm atividades ou equipamentos de interesse da saúde devem solicitar o CMVS – Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde. Então, todos os negócios como restaurantes, farmácias e empresas de produtos de saúde, alimentos e cosméticos, devem estar em conformidade.

Os órgãos responsáveis por disponibilizar esses alvará podem ser:

Secretaria Municipal de Saúde: responsável pelos estabelecimentos ligados à saúde ou empresas que manipulam alimentos;
ANVISA: responsável por farmácias, indústria, drogarias, transporte, importação e distribuição de cosméticos, entre outros.
Secretaria de Estado de Saúde: responsável por laboratórios, clínicas, hospitais, hemocentros, distribuidores de cosméticos e medicamentos, entre outros.

Para adquirir o alvará, é preciso abrir um requerimento e informar que o local e as atividades realizadas estão de acordo com as normas sanitárias e a legislação vigente. Após isso, o empreendedor vai receber a visita das autoridades sanitárias onde os critérios serão analisados.

Quais são as vantagens de obter toda a documentação antes de abrir uma empresa?

Apesar de ser bastante burocrático e gerar uma série de demandas para o empreendedor antes de abrir uma empresa em si, manter o negócio com todos os documentos em dia garante inúmeras vantagens.

Manter a empresa na legalidade evitar problemas futuros que podem, inclusive, gerar o encerramento das atividades de forma definitiva. Além disso, a ilegalidade pode incidir em multas e penas pecuniárias altíssimas.

Podemos entender como principal benefício a possibilidade de realizar as atividades do negócio com tranquilidade, mas, além disso, ainda podemos citar mais vantagens, como:

Obter benefícios exclusivos para pessoas jurídicas nos bancos, como empréstimos e financiamentos, além de taxas especiais para empresas;
Valorização da imagem e do valor do negócio no mercado, pois o CNPJ confere profissionalismo e seriedade ao seu negócio;
Possibilidade de participar de licitações e concorrências nos órgãos públicos e governamentais;
Possibilidade de realizar comércio em âmbito internacional;
Assegurar o direito à Previdência Social;
Possibilidade de contratação de funcionários e colaboradores;
Não sofrer sanções ou multas;
Regularidade com a Receita Federal;
Maior gama de fornecedores, pois algumas empresas só fornecem insumos para negócios que estejam 100% de acordo com todas as normas.

4 dicas para abrir uma empresa da melhor forma

Depois de reunir todos os documentos para abrir uma empresa e estar em mãos com todos os alvarás e burocracias, chegou o momento de iniciar, de fato, o novo negócio. Você está preparado para este momento?

Para lhe ajudar em mais esta nova etapa, nós separamos quatro dicas essenciais para que você, empreendedor, abra seu negócio da melhor forma possível. Confira!

1. Analise o quão viável é a sua ideia

Analise e avalie quem é o seu consumidor, descubra o perfil do seu público-alvo para entender suas dores, necessidades e comportamentos de consumo. Isso é extremamente importante para validar o projeto da sua ideia para abrir uma empresa.

Junto a isso, é importante conhecer os produtos e/ou serviços e preços que os concorrentes do seu negócio praticam. Com isso, você pode avaliar quais são os diferenciais deles e definir sua forma de diferenciação no mercado de atuação.

2. Conheça todos os custos envolvidos

Um planejamento financeiro é essencial na abertura e na gestão de uma empresa. Então, o primeiro passo é anotar tudo – desde o dinheiro em caixa, previsão de despesas e investimentos até a taxa de lucro esperada para os primeiros meses.

Após a abertura do negócio, conte com o apoio de softwares e soluções financeiras voltadas para os pequenos e microempreendedores, como o Simplifique. Por meio de uma plataforma online, você poderá fazer a gestão de forma simples e rápida.

3. Estabeleça um capital inicial

Junto ao planejamento financeiro, é preciso definir o valor do capital que é necessário para abrir uma empresa. Essa quantia é chamada de capital de giro e ajuda a manter o negócio funcionando antes que as atividades comecem a dar lucro de fato.

4. Prepare-se para conduzir o negócio

Por fim, é sempre válido lembrar que abrir uma empresa é uma grande responsabilidade, mas não é impossível. Por isso, é ideal que você reflita sobre as demandas dessa escolha.

Junto a isso, é importante buscar por cursos de capacitação para gestão de empresas, além de participar de eventos e palestras da área. Nesses eventos, é possível compartilhar dores e necessidades com outros empreendedores também.

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Feito com ❤ por Marketing.

Por: Emili Nitske.

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