A correta gestão da folha de pagamento é fundamental para o cumprimento das obrigações trabalhistas. Dois pontos que frequentemente geram inconsistências e passivos são o cálculo de férias e a rescisão contratual.

A legislação é rigorosa nas duas situações, e qualquer erro, por menor que seja, pode resultar em multas, ações trabalhistas e prejuízos à empresa.

Neste artigo, apresentamos os erros mais comuns relacionados às férias e rescisões e as melhores práticas para evitá-los no dia a dia do Departamento Pessoal.

1. Férias: erros mais frequentes e como evitá-los

1.1 Cálculo incorreto do período aquisitivo e concessivo

Um erro muito comum é não observar os prazos legais de 12 meses para aquisição de férias, previsto no artigo 130 da CLT, e do direito a mais 12 meses para concessão das férias previstas no artigo 134 da CLT.

A não observância desses artigos tem como consequência, o pagamento em dobro das férias para o trabalhador, conforme determina o art. 137 da CLT.

Para evitar essa situação, é necessário manter controles automatizados de vencimentos e prazos, com alertas para o Departamento pessoal e gestores.

1.2 Pagamento fora do prazo

De acordo com o artigo 145 da CLT, o pagamento da remuneração das férias e, se for o caso, o do abono, serão efetuados até 2 (dois) dias antes do início do respectivo período.

Um erro muito comum é efetuar o pagamento das férias após os dois dias que antecedem o início do gozo. É importante também observar a convenção coletiva de trabalho, que poderá prever prazo diferenciado para pagamento, assim como determinar pagamento de multa em favor do trabalhador se o prazo for desrespeitado.

Para evitar situações como essa, é importante programar o fechamento da folha com antecedência, garantindo o cumprimento do prazo legal, bem como realizar planejamento financeiro para não desfalcar o caixa com imprevistos, ocasionando atrasos no pagamento das férias

1.3 Cálculo incorreto do terço constitucional

É muito comum esquecer ou calcular de forma incorreta o adicional de 1/3 previsto na Constituição Federal (art. 7º, XVII), gerando diferenças salariais e possíveis reclamatórias trabalhistas. A melhor forma de evitar essa situação é fazer a conferência dos cálculos gerados pelo sistema e realizar auditorias periódicas na folha a fim de garantir que as bases de cálculo estejam sendo apuradas corretamente

1.4 Desconsiderar médias de variáveis

Um ponto de atenção a ser observado e que ocorre com frequência é: Não incluir médias de horas extras, adicionais noturnos, comissões, adicional de insalubridade, periculosidade,  entre outros, no cálculo das férias.

Como consequência, o pagamento fica menor do que é direito do empregado,  e há risco de ações trabalhistas.

É importante configurar corretamente o sistema de folha para integrar médias das verbas variáveis.

2. Rescisões: erros mais frequentes e como evitá-los

2.1 Cálculo incorreto das verbas rescisórias

O cálculo das verbas rescisórias é um dos momentos mais delicados no processo de desligamento do empregado. Qualquer falha, mesmo que pequena, pode gerar passivos significativos para a empresa, já que se trata da última etapa do vínculo trabalhista e concentra direitos de grande relevância.

Erro mais comum: deixar de considerar corretamente parcelas como saldo de salário, férias vencidas e proporcionais acrescidas de 1/3, 13º salário proporcional, aviso prévio (trabalhado ou indenizado), horas extras não quitadas, aplicação correta da lei 12.506/11, adicionais e eventuais descontos autorizados em lei. Em muitos casos, equívocos também ocorrem por desatenção às convenções coletivas, que podem prever verbas adicionais específicas.

É importante lembrar que diferenças rescisórias quase sempre resultam em reclamações trabalhistas, nas quais o empregado pleiteia valores não pagos ou pagos de forma incorreta. Além dos custos diretos, a empresa ainda pode ser condenada ao pagamento de multas, juros, honorários advocatícios e sofrer danos à sua imagem.

Portanto, é essencial que o Departamento Pessoal adote procedimentos padronizados para o cálculo da rescisão. A utilização de um checklist de conferência, aliado a sistemas de folha de pagamento confiáveis e atualizados, ajuda a reduzir falhas humanas. Também é recomendável que cada rescisão passe por uma dupla checagem (revisão cruzada) e que o setor acompanhe as particularidades de cada norma coletiva, garantindo que nenhum direito seja omitido.

2.2 Descumprimento de prazos legais para pagamento

O cumprimento dos prazos legais para quitação das verbas rescisórias é uma obrigação importante no desligamento do empregado. O artigo 477 da CLT determina que a empresa deve efetuar o pagamento em até 10 dias corridos a partir do término do contrato de trabalho, independentemente do tipo de aviso prévio (trabalhado ou indenizado).

É muito comum atrasar o pagamento da rescisão, seja por falha de organização interna, demora na coleta de documentos ou falta de integração entre os setores envolvidos no processo (DP, RH e financeiro).

O atraso gera automaticamente a aplicação da multa prevista no art. 477, §8º da CLT, além de possíveis encargos adicionais. Em caso de reclamatória trabalhista, a empresa ainda pode ser condenada ao pagamento de indenizações, juros e correção monetária, ampliando os prejuízos.

O ideal é que o Departamento Pessoal adote um planejamento prévio e estruturado para cada desligamento. Manter um calendário de acompanhamento de prazos, aliado a um fluxo interno claro de comunicação entre os setores responsáveis, garante agilidade no processo.

Sempre que possível, recomenda-se iniciar os cálculos rescisórios com antecedência, evitando que imprevistos comprometam o cumprimento do prazo legal.

2.3 Erros no aviso prévio

O aviso prévio é uma das etapas mais relevantes da rescisão contratual e deve ser tratado com rigor pelo Departamento Pessoal. Regulamentado pela Lei nº 12.506/2011, o aviso prévio pode variar de acordo com o tempo de serviço do empregado, garantindo proporcionalidade entre o período trabalhado e o prazo de aviso concedido.

É muito comum aplicar de forma equivocada a regra de proporcionalidade. Muitos cálculos consideram apenas o prazo mínimo de 30 dias, desconsiderando que o empregado tem direito a acréscimo de 3 dias por ano trabalhado, até o limite de 90 dias.

O pagamento incorreto do aviso prévio gera diferenças rescisórias e expõe a empresa a passivos trabalhistas, já que o trabalhador pode ingressar com ação trabalhista pleiteando o período não reconhecido. Além disso, falhas nesse cálculo afetam diretamente os reflexos sobre outras verbas, como férias proporcionais, 13º salário e FGTS.

É imprescindível que, no momento do desligamento, o tempo de serviço do empregado seja cuidadosamente verificado para aplicação correta da proporcionalidade prevista em lei. A utilização de sistemas de folha atualizados e a elaboração de checklists de conferência ajudam a minimizar falhas. Em caso de dúvida, o DP deve consultar orientações jurídicas ou a convenção coletiva que pode trazer outras previsões sobre o aviso prévio.

3. Boas práticas para evitar erros em férias e rescisões

A gestão adequada de férias e rescisões exige mais do que conhecimento técnico: requer organização, atualização constante e processos bem estruturados. A adoção de boas práticas é fundamental para reduzir falhas, evitar passivos trabalhistas e garantir conformidade com a legislação, veja algumas dicas para realizar o processo corretamente:

  • Investir em sistemas de folha de pagamento confiáveis: ferramentas modernas permitem cálculos automáticos, integração de dados e geração de alertas sobre prazos críticos. Isso reduz a dependência de planilhas manuais e minimiza erros de digitação ou esquecimento.
  • Capacitar continuamente a equipe de Departamento Pessoal: a legislação trabalhista brasileira passa por mudanças frequentes, assim como a jurisprudência dos tribunais. A atualização constante da equipe garante segurança nos procedimentos e aplicação correta das normas.
  • Adotar checklists e auditorias internas: padronizar rotinas por meio de checklists detalhados e realizar revisões periódicas nos cálculos de férias e rescisões são medidas que aumentam a confiabilidade dos processos.
  • Consultar normas coletivas aplicáveis: muitas categorias possuem regras específicas que alteram prazos, adicionais ou formas de pagamento. O acompanhamento atento das convenções e acordos coletivos evita descumprimentos que podem gerar autuações ou ações trabalhistas.
  • Registrar todas as etapas por escrito: manter registros documentais claros e organizados, como recibos, comprovantes de pagamento e comunicações formais, assegura transparência e fornece suporte jurídico em eventuais questionamentos.

Essas práticas, quando integradas à rotina do Departamento Pessoal, criam um ambiente de maior controle, transparência e segurança, fortalecendo a relação de confiança entre empresa e empregados.

Conclusão

Férias e rescisões são momentos importantes na gestão trabalhista, pois concentram direitos sensíveis do empregado e responsabilidades diretas da empresa. Erros nesses processos, além de comprometerem o cumprimento da legislação, podem gerar custos elevados e desgastar a relação de confiança entre empregador e trabalhador.

A prevenção está na organização, na atenção aos prazos e nos cálculos corretos. Investir em tecnologia, capacitação do time de Departamento Pessoal e acompanhamento constante das normas trabalhistas é a forma mais eficaz de assegurar que férias e rescisões sejam conduzidas com precisão e segurança. Assim, a empresa protege sua imagem, evita passivos e fortalece a relação de confiança com seus colaboradores.

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