Finanças e a proteção contra fraudes
O mundo é feito de substituições, e a vida financeira não é muito diferente. Nos áureos tempos da máquina de datilografia, fraudava-se cheques e dinheiro em espécie (ainda hoje há fraudes de dinheiro), com o advento da tecnologia substituímos as fraudes mecânicas pelas eletrônicas.
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Vivemos tempos de “saidinha de bancos”, que está gradativamente sendo substituída pelo roubo de smartphones, senhas, pix, etc. O engenhoso cérebro humano funciona desde os primórdios da existência do homem, e se pesquisarmos, é capaz que encontremos fraudes na era do H. habilis (espécie mais antiga do gênero Homo, datada de 2,2 milhões de anos atrás).
Então, se é verdade que a fraude é algo inevitável, a pergunta que se faz presente é como coibi-la ou devemos simplesmente conviver com ela?
A interrogativa acima traz uma verdade e uma meia-verdade. Afirmar que a fraude é algo que todos nós passaremos (exceto que viva em um mundo totalmente off-line), é tão certo como 2+2 são 4. Mas daí, a dizer que precisamos simplesmente conviver com ela, é trazer a realidade para um nível muito primário de segurança e descaso com o próprio patrimônio construído ao longo do tempo.
Com a mesma velocidade que a tecnologia trouxe a fraude, também foram criados mecanismos de defesa, como softwares geradores de senha, dupla verificação, firewall, VPN, antivírus, dupla assinatura em operações financeiras de pessoa jurídica, dentre outras existentes e que ainda virão.
No mundo corporativo, finanças é uma grande porta de entrada de aproveitadores e, embora muitos entendam que precisam se proteger de agentes externos, esquecem que agentes internos também são possíveis fraudadores.
O Excesso de confiança
Uma grande falácia da área empresarial é dizer que o funcionário é um membro da família, e ainda que realmente fosse, não deve ser detentor de confiança ilimitada. Funcionário será sempre funcionário, ainda que parente de primeiro grau. Os níveis de segurança devem ser aplicados a todos, inclusive aos sócios.
Existem inúmeros estudos que relatam o excesso de confiança, inclusive, há um termo em inglês, denominado Overconfidence Effect. Em seu livro Rápido e Devagar: duas formas de pensar, Daniel Kahneman classifica a confiança excessiva como a mais potencialmente catastrófica para a gestão de uma companhia.
O tal excesso de confiança faz com que, a empresa deposite uma moral elevada em todos os seus funcionários, algo que, embora desejável, possa não ser efetivo.
Igualmente primitivo, é julgar que o furto qualificado virá de subalternos menos qualificados ou com menor grau de instrução acadêmica, quando na verdade, o status quo é muito mais de caráter do que econômico, mas, este é um assunto que deixaremos para a área de humanas, mais qualificada do que nós neste assunto.
As fraudes podem ser mais engenhosas ou mais simples como imaginamos, mas verdade é que, todo bom profissional de finanças deverá sempre blindar seu cliente ou a empresa na qual trabalha. Medidas simples e de pouco gasto podem auxiliar instituições em sua defesa contra fraudes.
A tecnologia como aliada
Qualquer banco hoje em dia possui sistemas de segurança e, não estou falando da segurança do software bancário em si, mas em ferramentas de aprovação. A empresa pode solicitar ao banco que os pagamentos sejam realizados mediante duas assinaturas eletrônicas, medida simples, que retira a carga do trabalho operacional de posições mais chaves da empresa, que devem cuidar de outros setores ao invés de efetuar pagamentos.
Assim, o dono da empresa, o CEO, o diretor, ou qualquer outro cargo, apenas fica com a função de aprovação, enquanto, fica a encargo do departamento financeiro o input das informações no banco.
De forma igual, há contratos de acesso separados para folha de pagamento, onde o departamento de recursos humanos é responsável pela inserção de dados dos colaboradores, garantindo total sigilo e conforme as leis trabalhistas exigem, finanças ficará sabendo apenas a data e o valor total a ser debitado em conta corrente, sem maiores detalhes.
Softwares gerenciais parrudos, como os ERPs, podem fazer a gestão das aprovações internas como de pedido de compras, incluindo as alçadas por valor, mas em sua ausência, o bom e velho papel e caneta também funcionarão muito bem.
Podemos concluir então que, através de mecanismos simples de aprovações bancárias e de dados internos, a empresa poderá criar uma rede de assinaturas sem as quais os pagamentos não serão possíveis, isto reduzirá as chances de fraude. As ferramentas de tecnologia associadas a robustos procedimentos internos da empresa fortalecerá a boa Governança Corporativa.
Existe um Plano Infalível?
A ganância do ser humano, associada a sede de poder e dinheiro, fará com que sempre tenhamos alguém bolando planos infalíveis para aumentar seu patrimônio pessoal através de ações não lícitas.
Vamos lembrar que na década de 20, o autointitulado Monsieur Comte Lustig conseguiu através de uma rede de mentiras e documentos falsos, vender a Torre Eiffel. Como nem todos os planos são tão engenhosos assim, funcionários mal-intencionados podem se valer de fraquezas para incluir títulos falsos, conceder descontos, não aplicar juros, conceder vantagens em compra ou venda, e muitos outros artifícios simples e que podem levar muito tempo para serem descobertos, se o forem.
Demonstramos também, como ações igualmente simples podem coibir este tipo de atitude, dificultar sobremaneira a pessoa mal-intencionada e até mesmo fazer com que ela desista, antes mesmo de tentar algo.
Sempre pensar em dupla aprovação, aprovações em níveis diferentes, em conferências por pessoas diferentes, podem preservar a empresa. Como exemplo, o diretor industrial pode aprovar as compras do departamento de recursos humanos, e este aprovar as do financeiro, que pode aprovar as de logística e assim por diante, sem que eles se cruzem em nenhum momento, criando uma rede de auto conferência.
Pense em um processo que, uma compra deva ser aprovada por duas pessoas e os pagamentos por outras duas pessoas, então, alguém com a intenção de cometer um ato ilícito teria que combinar com pelo menos estes quatro aprovadores. Tudo se tornou muito mais difícil.
Se existe plano infalível? A prática tem nos mostrado que não. O que foi feito hoje para proteger a empresa, se tornará obsoleto amanhã. Por isso, a vigilância e o investimento em tecnologias e procedimentos internos devem ser uma tarefa diária.
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