Metodologia OKR: como aplicar no seu escritório contábil
A transformação no qual passamos nos ambientes corporativos nos últimos anos afetou diferentes áreas, e isso inclui a contabilidade. Não há mais um único modelo. Ou seja, se o gestor deseja expandir o escritório contábil, dependerá dele decidir como operar melhor, quais clientes deseja, quais serviços eles precisam e quais sistemas trarão tudo isso.
Fazer o escritório contábil crescer, no entanto, não está diretamente relacionado à contratação de uma equipe maior ou do aumento do número de clientes. É possível crescer trabalhando de forma mais inteligente, fazendo mais com menos ou sendo o melhor na área de atuação. Parece simples, certo?!
Antes, no entanto, de decidir expandir o escritório contábil é importante que o gestor dedique um tempo para entender como ele pode fazer isso. É preciso entender quais ferramentas e técnicas podem ser utilizadas - e a metodologia OKR é uma delas.
A otimização dos processos do seu escritório contábil pode contar com o apoio do nosso software de gestão contábil. O Contábil Phoenix pode lhe ajudar em diversas obrigações no dia a dia da sua empresa de contabilidade.
O que é metodologia OKR e qual a importância?
A sigla OKR tem origem no termo em inglês “objectives key results”, que na tradução podemos entender por “Objetivos e Resultados-chave”. Então, a metodologia OKR está relacionada às metas e aos objetivos a serem conquistados pelo escritório por meio de métricas que mostram se os resultados foram ou não alcançados.
A metodologia OKR é conhecida por ter apoiado empresas como LinkedIn, Google e outras grandes startups do Vale do Silício, a conquistarem o sucesso que tem hoje. No entanto, diferente de outros modelos de gestão, a OKR foca na criação de metas que sejam mensuráveis, com o intuito de criar alinhamento e engajamento entre os times de profissionais.
O processo é considerado mais rápido do que outros e engloba a perspectiva e a criatividade das equipes. O objetivo principal da metodologia OKR é assegurar que todos os envolvidos nos processos caminhem na mesma direção, com prioridades claras e em ritmo constante.
No entanto, da mesma forma que outras metodologias, a OKR tem alguns desafios para os gestores dos escritórios contábeis. Para conseguir conquistar a clareza das prioridades e alinhar todos, é preciso reconhecer a importância da comunicação bidirecional - ou seja, de baixo para cima (equipes para líderes) e de cima para baixo (líderes para equipes).
A partir do momento que são compreendidas as prioridades de todo o escritório contábil, há melhora na adesão e uma cultura empresarial mais proativa. Quando todos os profissionais entendem e acreditam que estão fazendo algo importante e, junto a isso, sabem como seu trabalho diário se conecta a todos os processos do escritório, a mentalidade de prioridade é criada.
A estrutura da metodologia OKR incentiva os times a pensarem sobre o papel que estão desempenhando no escritório, bem como o que podem fazer para que suas contribuições sejam mais valiosas para a rotina.
Quais as principais características?
Já podemos compreender que a metodologia OKR é de extrema importância para a otimização da rotina do escritório contábil. No entanto, é importante destacar que existem algumas características e peculiaridades da metodologia OKR que são importantes.
Comunicação
É importante que os OKRs sejam transparentes e acessíveis. Ou seja, todos os colaboradores do seu escritório devem ser capazes de ver todos os outros OKRs, não apenas os gestores.
Isso proporciona uma comunicação mais clara e objetiva, além de garantir maior colaboração entre equipes e setores. É possível compreender a metodologia OKR como uma excelente ferramenta de comunicação interna, porque ela facilita o alinhamento das expectativas do escritório com os colaboradores.
Ciclos curtos
A metodologia OKR é usada por meio de ciclos - normalmente trimestrais -, que permitem mudanças mais rápidas nas metas. Então, é recomendado que o gestor do escritório contábil defina metas com prazos mais curtos e compartilhe novas metas gerais a cada três meses.
Simplicidade
Andy Grove foi o criador da metodologia OKR e defendia a criação de poucas prioridades para a empresa. Isso garante, por exemplo, que a probabilidade de as atender seja maior e em pouco tempo.
Junto a isso, definir poucos objetivos favorece a realização do trabalho em equipe, pois melhora a clareza e a compreensão, além de aumentar a motivação e melhorar a organização do trabalho.
Números
A metodologia OKR tem como foco a mensuração de resultados para o seu escritório contábil. Então, é preciso apresentar números sobre as metas, pois não há a possibilidade de conquistar os objetivos definidos sem eles.
Além disso, quando falamos em quantidade, é importante entender que, a cada ciclo de três meses, os profissionais devem ter entre dois e cinco objetivos definidos. Cada profissional também precisa apresentar, neste período, de dois a cinco KRs (resultados-chave).
Metas mais flexíveis
Para que as metas e os objetivos definidos sejam realmente alcançáveis, a metodologia OKR recomenda que eles sejam elaborados em consenso entre os diferentes profissionais que fazem parte das equipes.
Tal atitude permite considerar os diferentes pontos de vista e negociá-los. Com isso, cada profissional é valorizado, contribuindo com o seu conhecimento a partir da sua experiência e visão, que não tem que coincidir com a posição da pessoa na empresa.
Por fim, é importante lembrar que os objetivos determinados devem ser adaptáveis e flexíveis, visto que a cada ciclo trimestral, quando eles são revisados e medidos, eles podem sofrer modificações.
Bottom-up e top-down
Uma das melhores formas de envolver e alinhar os profissionais do time utilizando a metodologia OKR é fazendo uma divisão dos objetivos em dois: bottom-up (da base para o topo) e top-down (do topo para a base).
Ou seja, ter parte das OKRs determinadas pelos líderes do escritório contábil e o restante pelos profissionais que estarão envolvidos nas tarefas. Com isso, os colaboradores passam a compreender os objetivos da empresa, como suas tarefas contribuem para os resultados totais e qual é o valor que eles dão à empresa.
Quais são os benefícios da metodologia OKR para os escritórios contábeis?
Ao longo dos últimos parágrafos já podemos perceber que a metodologia OKR oferece inúmeros benefícios para os escritórios contábeis. Mas, para ficar mais claro, nós separamos seis benefícios proporcionados pelo uso dessa metodologia. Confira!
1. Prazos controlados nos serviços contábeis
Com a metodologia OKR é possível definir melhores prazos para o cumprimento das atividades do escritório contábil e, com isso, há um aumento da velocidade de execução dos serviços contábeis.
Com os objetivos e metas bem estruturados e definidos, o escritório consegue, portanto, aumentar o nível de produtividade e eficiência dos serviços realizados, além de facilitar a identificação de eventuais problemas que podem aparecer. As lideranças do escritório conseguem também analisar a eficiência dos processos usados e buscar as medidas necessárias para melhorá-los.
2. Reduz o impacto causado pela taxa de inadimplência
Um dos benefícios proporcionados pela metodologia OKR é a redução do impacto negativo que a inadimplência é capaz de causar nos escritórios contábeis - aliás, esse é um dos maiores problemas enfrentados pela área.
Com as OKRs é possível elaborar um planejamento respaldado em dados claros e verídicos, que são fornecidos pelos KPIs. Com o planejamento eficiente é possível estruturar estratégias para lidar com esses problemas, organizando a empresa para os períodos em que os clientes estejam inadimplentes.
3. Aumenta o engajamento da equipe
Toda empresa, incluindo os escritórios de contabilidade, tem como objetivo ter uma equipe que seja motivada e engajada na realização das suas tarefas. E o processo de engajamento dos colaboradores é uma das grandes vantagens da metodologia OKR.
Isso acontece porque o método define metas que possam ser alcançadas com eficiência, tanto em nível coletivo, quanto individual. A busca pelo alcance dos objetivos reforça o comprometimento de toda a equipe envolvida nas tarefas do escritório contábil.
4. O planejamento consistente está entre os benefícios do OKR
A adoção da metodologia OKR proporciona a realização de um planejamento consistente para os escritórios contábeis. Ou seja, por meio desse recurso, o processo de gestão acontece de uma forma estratégica e tática.
Nenhuma ação será executada pelo time de colaboradores sem um respaldo. Então, a partir da mensuração das métricas será possível melhorar mais as estratégias de planejamento do escritório.
5. Proporciona boas métricas de crescimento
As métricas de crescimento, presentes na metodologia OKR, são essenciais para os escritórios de contabilidade pois, além da possibilidade de crescimento, elas ajudam a compreender outras questões presentes na rotina dos escritórios de contabilidade.
Um dos benefícios do OKR consiste, justamente, na possibilidade de uma análise prática, sem procedimentos que geram confusões na etapa da mensuração, facilitando, assim, a vida dos gestores.
6. Autonomia e transparência
Por último, mas não menos importante, a valorização da autonomia é outra vantagem proporcionada pela metodologia OKR. A partir dela, é possível observar o incentivo da colaboração coletiva entre os diferentes departamentos do escritório contábil
A autonomia e a transparência, além de melhorar o processo de relacionamento entre os colaboradores, permite que os esforços de cada profissional sejam reconhecidos por todos.
Leia também: KPI na Contabilidade: conheça os 6 principais de um escritório contábil
Como implementar a metodologia OKR no meu escritório contábil?
Já ficou claro o quanto a metodologia OKR pode ser benéfica para o seu escritório contábil, certo?! Mas, você sabe como implementá-la de forma eficaz? Para ajudar, preparamos um passo a passo com todas as etapas a seguir.
Definir metas e objetivos claros
Para definir as metas e os objetivos é preciso considerar que eles devem ser claros, objetivos e mensuráveis. Junto a isso, eles devem ser qualitativos e inspiradores, visto que o atingimento das metas contribuirá para esse objetivo maior do time ou da empresa.
A partir disso, é preciso pensar que cada um deles deve ser desdobrado em iniciativas para que os profissionais, ou os times, possam executar de forma independente.
Estabelecer prazos mais curtos
É importante que os objetivos sejam organizados em prazos curtos e em etapas, para que todos estejam confortáveis e adaptados com a metodologia. Os objetivos não podem ser longos porque isso torna o processo mais difícil, prejudicando sua eficiência.
Então, o mais indicado é determinar OKRs trimestrais. Isso ajuda para que todos possam sugerir melhorias e ganhar pontos pelo esforço, além de ajudar a manter um senso de urgência para sua execução.
Não confundir esforços e resultados
Na implementação da metodologia OKR é importante que não haja confusão entre esforços e resultados. Isso significa que pode ter sido feito o máximo de esforço na missão, mas o que deve ser analisado são os resultados conquistados.
Então, caso todos estejam trabalhando duro e, mesmo assim, os resultados não estiverem aparecendo, algo está errado. Então, é importante focar nas métricas e reavaliar as estratégias.
Deixar os OKRs à vista
Como citamos anteriormente, uma das principais características da metodologia OKR é a simplicidade e a comunicação. Então, as metas e os objetivos devem estar disponíveis e aos olhos de todos os colaboradores do escritório. Isso pode ser feito por meio de painéis físicos ou por plataformas online apropriadas para isso.
É um grande equívoco pensar que, ao ocultar os OKRs, os colaboradores irão se concentrar melhor nas funções. Ao fazer isso, o gestor está impedindo a comunicação entre os times, que poderiam ajudar a atingir os objetivos traçados pela empresa.
Acompanhar os resultados constantemente
Aliado à questão da transparência, está o acompanhamento constante dos resultados - e isso envolve tanto os prazos mais curtos quanto a eficiência do trabalho. Uma dica é avaliar os resultados obtidos semanalmente, por meio de uma reunião com todos os envolvidos, pois isso permite ajustes rápidos na estratégia.
Com esse acompanhamento, a metodologia OKR consegue cumprir seu maior objetivo: servir de coordenação da organização e vincular a estratégia à tática.
Tenha um cronograma claro e nomeie um responsável
Assim como em qualquer mudança organizacional, é importante que alguém lidere o projeto. Então, um embaixador deve ser nomeado para ser responsável pela implementação da metodologia e para esclarecer as dúvidas que surgirem dos colaboradores do escritório.
Junto a isso, é importante ter um cronograma para a implementação da metodologia OKR e para o processo de execução dele. Isso vai garantir que todo time saiba o que vai acontecer, realizando um alinhamento de expectativas.
Gerar relatórios e discutir os resultados
Por fim, tanto para manter todos os colaboradores no mesmo caminho quanto para medir os resultados é importante gerar relatórios e demonstrações contábeis. Com esses resultados, será possível avaliar o que foi conquistado, os benefícios e as dificuldades ao longo da jornada, por meio de dados que os comprovem.
Podemos compreender, portanto, que a metodologia OKR é importante para seu escritório contábil. O método é um ótimo meio de gerenciar de modo ágil e simples, sendo uma ferramenta eficaz de alinhamento e comunicação do negócio.
A implementação da metodologia e a definição dos primeiros OKRs pode parecer complexa no começo, mas com a prática, os gestores irão perceber que a implementação e execução não é tão difícil. Inclusive, ela será uma importante aliada para trabalhar a mentalidade da equipe e o foco nos objetivos.
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Feito com ❤ por Marketing.
Por: Emili Nitske
