Potencialize a Comunicação: Ferramentas Essenciais para Contadores Fortalecerem os Laços com seus Clientes
A comunicação, muitas vezes, surge como um desafio na relação entre escritórios contábeis e seus clientes. Isto abrange tanto a qualidade do vínculo entre o contador e seus clientes quanto a transparência e compreensibilidade das informações compartilhadas.
Estabelecer uma comunicação eficiente entre contador e cliente é de grande importância, pois todo empreendedor busca informações nítidas e diretas acerca dos números e da gestão fiscal de seu negócio. Isso é vital não apenas para prevenir dificuldades com as autoridades fiscais, mas também para monitorar o progresso da empresa e embasar decisões estratégicas.
Antes de continuar a leitura, aproveite para conhecer o software contábil que otimiza a rotina do seu escritório. O Contábil Phoenix apoia e otimiza diversas obrigações do dia a dia da sua empresa.
5 dicas para melhorar a comunicação com seu cliente
Em muitos casos, uma situação comum é que os proprietários de empresas se deparem com dificuldades ao preencher documentos fiscais ou interpretar números e códigos apresentados em seus relatórios financeiros.
É nesse contexto que a função do contador se revela essencial, desempenhando um papel crucial na resolução desses desafios. A questão que surge então é: como é possível otimizar essa comunicação e contribuir significativamente para melhorar a gestão fiscal dos clientes?
Conhecer a realidade da empresa
O contador assume a posição de um parceiro estratégico dentro do empreendimento de seu cliente, tendo a capacidade de exercer um impacto substancial na dinâmica da empresa. No entanto, para desempenhar esse papel de forma eficaz, é essencial que o contador compreenda a realidade do empresário e a natureza peculiar de seu negócio - suas aspirações, pontos fortes e áreas a serem desenvolvidas.
O ponto de partida está em adquirir uma visão completa do aspecto administrativo e financeiro da empresa. A análise minuciosa do fluxo de caixa e a revisão dos balanços mensais fornecem um conjunto valioso de informações.
Através desse panorama realista e detalhado, o contador consegue mergulhar na dinâmica do negócio do cliente. Com essa base sólida, é possível oferecer orientações direcionadas e decisivas, que transcendem o mero cumprimento de obrigações fiscais, permitindo uma contribuição estratégica e um aconselhamento assertivo para o progresso empresarial.
Adequar a linguagem ao perfil do cliente
Certamente, você já se deparou com a ideia da "maldição do conhecimento". Trata-se da tendência comum de especialistas se comunicarem segundo o seu próprio nível de conhecimento, utilizando expressões, termos e jargões técnicos que são familiares a eles, porém não necessariamente ao outro interlocutor.
Na prática, cada empresário possui um nível de compreensão distinto, requerendo uma abordagem comunicativa específica. Nesse contexto, o contador deve ser capaz de atender desde as dúvidas mais simples até as mais intrincadas, sempre com clareza e acessibilidade.
Há casos em que o empresário já possui vasta experiência e pode acompanhar análises detalhadas. Contudo, em outras situações, o cliente pode ser um iniciante, desacostumado com terminologias, regulamentações e peculiaridades do campo contábil.
Para lidar com essa variabilidade, a linguagem do contador deve ser didática e direta, evitando barreiras na comunicação que poderiam resultar em escolhas equivocadas ou necessidade de retrabalho.
Considerar o volume de informações
Tão importante quanto a qualidade da informação é a sua quantidade na comunicação entre o contador e o cliente. Sobrecarregar o cliente com uma enxurrada de dados e números pode gerar confusão e induzir a erros. Em contrapartida, oferecer informações insuficientes também não é ideal, podendo gerar incertezas e a sensação de um atendimento inadequado.
Nos dois cenários, existe o risco de o cliente tomar decisões equivocadas, decorrentes de falhas na comunicação. Isso não apenas acarreta prejuízos, mas também pode minar a confiança nas orientações do contador.
A melhor abordagem é sempre solicitar feedback do cliente, assegurando-se de que a mensagem tenha sido compreendida de maneira eficaz e que a quantidade de informações transmitidas seja apropriada. Isso contribui para a transparência da comunicação e fortalece a relação de confiança entre o contador e o cliente.
Usar a tecnologia a seu favor
A utilidade da tecnologia não se restringe apenas às relações pessoais; ela desempenha um papel crucial nos negócios, especialmente na construção de uma comunicação eficaz entre o contador e o cliente. Ferramentas tecnológicas constituem uma parte fundamental desse processo, permitindo uma série de vantagens práticas.
Imagine reuniões que poderiam ser adiadas ou canceladas devido à falta de tempo ou viagens. A tecnologia, no entanto, transformou esse cenário. Encontros virtuais viabilizam discussões vitais para a empresa, superando obstáculos como agendas incompatíveis e imprevistos.
Para contadores que atendem a diversos clientes, mecanismos tecnológicos simplificam a comunicação com um amplo público. Um conselho valioso é a produção de conteúdo informativo em vídeo, infográficos e outros formatos, abordando tópicos abrangentes e respondendo a questões coletivas de maneira simples e conveniente.
Outro trunfo tecnológico é o armazenamento em nuvem. Tanto materiais genéricos quanto aqueles específicos de cada empresa podem ser guardados nesse ambiente, conferindo praticidade e segurança. Atualmente, existem sistemas que proporcionam essa funcionalidade, permitindo a partilha de dados, documentos e planilhas entre empresa e escritório contábil com maior segurança.
6 ferramentas de comunicação para seu escritório contábil
Adotar ferramentas eficazes para se comunicar com os clientes é um fator-chave na demonstração do valor de seu trabalho, na proximidade com seu público e, por conseguinte, na fidelização deles. Na contabilidade, alicerçada na confiança mútua entre contador e clientes, seja pessoa física ou jurídica, essa comunicação adquire especial importância.
Nesse sentido, a acessibilidade é um dos pilares centrais. É fundamental que seus clientes se sintam à vontade para encaminhar dúvidas e solicitações, sabendo exatamente como e onde direcionar suas mensagens. E-mails, mensagens de texto ou um aplicativo específico de seu sistema — qual é a preferência deles? E, além disso, qual endereço de e-mail, número de telefone ou aplicativo devem recorrer para a troca de mensagens?
A falta de clareza nessas diretrizes gera ruídos na comunicação entre contadores e seus clientes. É por isso que a criação de canais de comunicação de fácil acesso é crucial. Além de estabelecer essas vias, é essencial divulgá-las de maneira que todos saibam como entrar em contato com seu escritório. Se há um canal preferencial, essa informação também deve ser comunicada de forma cristalina.
1. E-mail
O e-mail, sendo amplamente acessível, é uma ferramenta versátil. Permite a troca de documentos anexados com uma certa segurança. Porém, é importante manter uma organização rigorosa, utilizando etiquetas para separar clientes e projetos.
Além disso, investir em um endereço de e-mail profissional, preferencialmente vinculado ao nome do escritório, é recomendado. Vale ressaltar que, embora eficiente para documentos, não é a melhor opção para trocas rápidas de mensagens.
2. Mensageiros instantâneos
Incluímos aqui diversas plataformas, tais como Skype, Slack e Microsoft Teams. Até mesmo o Discord, popular entre os gamers, pode ser adaptado aos escritórios contábeis. A grande vantagem dessas ferramentas é a troca instantânea de mensagens, com a capacidade de enviar documentos com segurança.
Além disso, a opção de áudio e vídeo chamadas é um diferencial atual. Por outro lado, elas são mais adequadas para comunicação interna da equipe. No caso do Slack, Teams ou Discord, há a necessidade de adicionar contatos ao mesmo servidor, o que pode gerar confusões. O Skype, apesar de permitir adicionar contatos individualmente, possui suas próprias limitações nesse aspecto.
3. Redes sociais
Redes como Instagram, LinkedIn e Facebook oferecem caixas de mensagens que podem ser usadas para se comunicar com os clientes. Uma vantagem é que não exigem o download de um aplicativo específico. No entanto, o desafio está na informalidade que caracteriza essas trocas. I
É importante utilizar as redes sociais para publicar conteúdo e construir a presença da empresa no mercado. No entanto, a caixa de mensagens costuma ser usada para interações com novos clientes interessados nos seus serviços.
4. WhatsApp
O WhatsApp se destaca como uma ferramenta completa de comunicação com clientes, pois é um aplicativo comum no cotidiano dos brasileiros. Ele proporciona conversas instantâneas, troca de áudios, chamadas de voz ou vídeo, compartilhamento de documentos e até mesmo pagamentos. Além disso, conta com recursos de segurança, incluindo criptografia de mensagens.
Diversas empresas já utilizam o WhatsApp de maneira profissional. No entanto, é essencial criar uma conta profissional separada da pessoal para evitar confusões. Misturar assuntos pode gerar riscos desnecessários.
5. Aplicativos próprios
Diante da importância da comunicação com os clientes na contabilidade, algumas empresas optam por desenvolver seus próprios aplicativos, simplificando a interação com sua base. Há até startups especializadas nesse desenvolvimento.
Uma vantagem central dessa abordagem é a consolidação da sua marca, uma vez que o aplicativo é inteiramente seu, incorporando cores, logo e identidade da empresa. Por outro lado, essa estratégia exige um investimento significativo, com retornos que podem ser incertos.
6. Formulário de contato
Uma prática eficaz é integrar ferramentas de comunicação aos sites de escritórios contábeis. Formulários de contato são populares, simples de implementar e usar. No entanto, são mais indicados para novos contatos, assim como os perfis em redes sociais.
Outra alternativa, adequada tanto para novos como para antigos clientes, é a inclusão de um chat online no site. Ainda assim, essa opção pode ser um tanto inconveniente, visto que o cliente precisa acessar o site para iniciar uma conversa.
Conclusão: qual a melhor ferramenta de comunicação?
Antes de tudo, é importante destacar que manter outras ferramentas como opções secundárias ou para situações específicas é importante. Redes sociais e formulários de contato, por exemplo, atendem bem a novos clientes que ainda não possuem seu contato direto. Além disso, o uso do e-mail ainda é indispensável para envio de anexos e mensagens formais do cotidiano.
Porém, quando se trata de manter uma comunicação transparente e acessível com os clientes, o WhatsApp emerge como a escolha superior e incontestável. Como mencionado, a grande maioria das pessoas tem acesso a esse aplicativo, que oferece todas as funcionalidades essenciais para as demandas do dia a dia.
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Feito com ❤ por Marketing
Por Emili Nitske
