Reserva de emergência: aprenda a montar em 4 passos
Todo negócio tem situações imprevisíveis, como a quebra de uma máquina, a necessidade de demitir um colaborador ou a contratação urgente de mais equipe para atender à demanda. Todas essas eventualidades podem acarretar despesas inesperadas.
É nesse contexto que uma reserva de emergência desempenha um papel fundamental, reduzindo os impactos nos fluxos de caixa e no planejamento financeiro da empresa. No entanto, a dúvida sobre como estruturar essa reserva é comum entre os empreendedores. Muitos acreditam que basta separar uma parte do dinheiro disponível.
Entretanto, construir uma reserva eficaz exige uma análise criteriosa das suas necessidades, um entendimento profundo da sua situação financeira e uma identificação clara das possíveis emergências que possam surgir.
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O que é uma reserva de emergência?
Uma reserva de emergência é uma quantia de fundos que é poupada regularmente e posteriormente investida para atender a necessidades imprevistas que podem surgir no futuro. Como o próprio nome sugere, esses fundos são destinados exclusivamente para uso em situações de emergência.
É relevante destacar que essa reserva pode ser investida de forma a evitar a depreciação de valor devido à inflação e deve manter alta liquidez para permitir resgates rápidos e fáceis. Para as empresas, a criação de uma reserva de emergência pode ser essencial em momentos como:
- Queda nas vendas devido a fatores adversos;
- Crises econômicas, como a ocorrida durante a pandemia de Covid-19;
- Necessidade de capital de giro;
- Perda de clientes, que pode ser decorrente de problemas com produtos e/ou serviços, entre outros desafios.
Qual a diferença entre reserva de emergência e caixa?
Apesar de parecidos, os temos reserva financeira e capital de giro não devem ser confundidos. Ter capital de giro significa possuir fundos disponíveis para cobrir despesas e obrigações de curto prazo sem depender de financiamento externo.
Uma regra geral para essa abordagem é "receba antes, pague depois", o que implica em prazos de recebimento mais curtos do que os de pagamento. Por outro lado, a reserva de emergência consiste em uma quantia em dinheiro reservada para lidar com situações inesperadas, como demissões, acentuada queda nas vendas ou a impossibilidade de operação.
O valor da reserva varia com base no somatório das despesas mensais. Em determinados setores, é aconselhável ter de 6 a 12 meses dessas despesas como reserva de emergência.
Por que toda empresa precisa ter uma reserva de emergência?
No empreendedorismo, assim como na vida pessoal, imprevistos são inevitáveis. Ao longo das últimas décadas, presenciamos diversos eventos importantes, desde pandemias até crises na cadeia de suprimentos, como a escassez de semicondutores.
Esses acontecimentos têm efeitos abrangentes em todos os tipos de negócios, ressaltando a importância de uma reserva de emergência. Mesmo um negócio aparentemente desconectado de eventos internacionais pode ser afetado indiretamente.
Por exemplo, uma padaria pode não parecer estar ligada à política global, mas variações no preço do trigo, influenciadas pelo câmbio, podem impactar diretamente os custos. Portanto, os imprevistos podem surgir de diversas fontes, e é essencial incorporar a reserva de emergência como parte integral do controle financeiro.
Ter um suporte financeiro diante de imprevistos
O principal motivo para ter uma reserva de emergência é estar preparado para qualquer situação inesperada. Seja para lidar com a manutenção urgente de um equipamento essencial ou para aproveitar uma oportunidade de investimento, a reserva de emergência assume um papel crucial.
É importante ressaltar que essa reserva financeira não deve ser confundida com suas finanças pessoais. Ela deve ser separada dos seus recursos pessoais e originada exclusivamente das atividades comerciais.
Evitar empréstimos ou uso exagerado do cartão de crédito
Muitos empreendedores optam por não criar uma reserva de emergência, confiando na possibilidade de obter empréstimos ou recorrer ao cartão de crédito em momentos críticos. Contudo, é importante considerar que os juros e as obrigações financeiras podem comprometer significativamente seu controle financeiro.
Embora a tentação de reinvestir todos os recursos no crescimento imediato do negócio seja compreensível, é importante reconhecer a natureza imprevisível dos imprevistos. Optar por manter uma reserva de emergência é uma estratégia mais sólida do que depender de empréstimos ou do uso excessivo do cartão de crédito, o que pode, por sua vez, levar a endividamento indesejado.
Não sofrer tanto com os impactos das baixas do mercado
A volatilidade do mercado é uma constante, independentemente do setor em que sua empresa atua. Em determinados momentos, é natural que as vendas enfrentem declínios sazonais ou outros desafios.
Nesse contexto, a reserva de emergência assume um papel fundamental. Embora as adversidades afetem a todos, adotar uma abordagem estratégica pode transformar esses momentos desafiadores em oportunidades de crescimento.
A presença de uma reserva de emergência permite que você esteja melhor preparado para encontrar soluções inovadoras e transformar adversidades em vantagens competitivas.
Garantir o capital de giro
Já falamos sobre a diferença entre reserva de emergência e capital de giro. Para recapitular: o capital de giro é destinado às despesas operacionais cotidianas da empresa, incluindo contas de serviços, salários e reposição de estoque. Em contrapartida, a reserva de emergência é destinada a imprevistos, como sugere o próprio nome.
No entanto, em algumas situações, o capital de giro pode se mostrar insuficiente. Emergências como rescisões contratuais de colaboradores ou necessidade de reposição de estoque adicional podem criar desafios. Nesse contexto, a reserva de emergência tem o potencial de preencher essa lacuna no capital de giro.
Conseguir se planejar melhor
A sensação de poder administrar sua empresa com serenidade e estabilidade é indescritível. A presença de uma reserva de emergência possibilita a realização de planejamentos com maior confiança. Afinal, em caso de contratempos, você terá uma alternativa sólida para recorrer.
Essa tranquilidade se estende a todas as áreas de atuação empresarial: gestão administrativa, estratégias criativas, operações e estratégias de marketing. A reserva de emergência oferece uma base para um planejamento mais robusto e permite até mesmo a implementação de medidas de redução de custos, sem o temor dos impactos negativos resultantes.
Como definir o valor da sua reserva?
A recomendação é manter uma reserva equivalente a 6 a 12 vezes os seus gastos mensais. No entanto, esse valor pode variar com base em diversos fatores, incluindo a confiança na capacidade do seu empreendimento, o número de pessoas envolvidas e outras considerações.
Então, uma abordagem prática envolve identificar o faturamento mensal da sua empresa e multiplicá-lo por um múltiplo de 6x ou 12x. Dessa forma, você obterá o montante necessário para preservar a saúde financeira do seu negócio, evitando impactos adversos que possam ameaçar sua continuidade.
Como fazer uma reserva de emergência para a sua empresa em 4 passos
Agora que você possui um entendimento mais sólido sobre o tema, é hora de explorarmos o passo a passo para construir uma reserva de emergência eficaz para a sua empresa.
Enquanto alguns acreditam que simplesmente alocar uma porcentagem mensal já é suficiente, não podemos negar que esse método é melhor do que nada. Contudo, existem abordagens mais estratégicas para gerenciar esse fluxo financeiro.
1. Analise as suas finanças e faça um planejamento financeiro
Determinar a quantia a ser reservada requer uma compreensão completa dos seus ganhos e despesas mensais - em outras palavras, é essencial ter total clareza sobre o fluxo de entrada e saída de dinheiro. O planejamento financeiro é a espinha dorsal de qualquer gestão, incluindo a criação de uma reserva de emergência.
Para começar a se organizar, você pode utilizar uma planilha específica para planejamento financeiro empresarial. Isso contribuirá para impulsionar o seu empreendimento, mantendo suas finanças sob controle, facilitando a alocação de fundos para a reserva de emergência e a determinação do capital de giro adequado.
2. Reduza custos e otimize despesas
Uma vez que você tem clareza sobre os seus recursos, despesas e receitas, é o momento de explorar maneiras de ampliar a sua renda. Para isso, identificar oportunidades inteligentes para reduzir custos empresariais e otimizar as despesas é fundamental.
Por exemplo, algumas contas oferecem descontos por pagamentos adiantados. Além disso, modernizar processos, máquinas e sistemas pode aumentar a eficiência operacional, resultando em um custo menor por venda.
3. Defina o valor da sua reserva de emergência
Especialistas recomendam que uma reserva adequada para períodos de adversidade deve abranger entre 6 a 12 meses de despesas mensais. Essa decisão deve levar em conta os gastos operacionais do seu negócio a cada mês.
Portanto, é necessário somar os custos essenciais para manter a empresa funcionando por um mês completo, incluindo aluguel, folha de pagamento, insumos e outros.
4. Considere investir a reserva de emergência
Dinheiro parado não rende! Portanto, a quantia destinada à reserva de emergência deve ser investida para obter um rendimento adicional. Isso possibilitará um crescimento do montante ao longo do tempo.
Para saber onde investir sua reserva de emergência, procure instituições financeiras confiáveis e busque por opções de investimentos conservadores. Prefira alternativas de alta liquidez, que possibilitam o saque dos fundos sem causar perdas substanciais.
Por fim, o segredo consiste em estabelecer um sólido planejamento financeiro empresarial. Dessa maneira, você não apenas garante uma reserva de emergência eficaz, mas também evita a necessidade de utilizá-la frequentemente. A organização financeira constitui o ativo mais valioso de qualquer empresa.
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Por: Emili Nitske.
