5 motivos para investir em ferramentas online para sua empresa
A transformação digital é um processo de reposicionamento frente às novas tecnologias, que mudam as empresas de maneira geral. Ela engloba o relacionamento com os clientes, o funcionamento interno e a comunicação externa e interna.
Ou seja, a transformação digital tem uma papel estratégico, indo além de informatizar toda empresa. É preciso a realização de mudanças mais substanciais, que incluam um investimento maior inicialmente e uma transformação na cultura organizacional.
Para que ela seja bem sucedida, é importante ter em mente que esse tipo de ação precisa ser planejado e feito com qualidade, além de acompanhado de ferramentas online que visam otimizar os processos.
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Ferramentas úteis para a transformação digital nas empresas
Ao compreender melhor o que é a transformação digital e a importância no mercado atual, é fundamental saber usar com sabedoria esse recurso. Para isso, conhecer algumas das principais ferramentas online é fundamental.
Vale lembrar que, o uso de ferramentas na transformação digital envolve, além do foco na melhoria da experiência dos clientes, a equipe que atua nas operações, os processos realizados e o modelo de negócio.
As ferramentas online desempenham um papel importante no auxílio à gestão de empresas. Elas ajudam, em particular, no relacionamento entre a empresa, seus fornecedores, funcionários e clientes.
Sendo assim, quando surge uma nova tecnologia/software, é preciso identificar qual oportunidade de aprimoramento ela pode trazer para o negócio. Em seguida, é importante avaliar como as ferramentas vão impactar o trabalho da equipe e quais mudanças elas vão gerar nos processos existentes.
Se o potencial de crescimento com a mudança afetar um ou mais pontos de maneira positiva, a transformação digital se torna uma vantagem.
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Quais os motivos para investir em ferramentas online?
As ferramentas online que uma empresa decide implementar só serão realmente úteis se existir uma estratégia por trás delas. Então, antes de tudo, é preciso entender os motivos para investir em ferramentas online.
1. Redução de custos
A principal vantagem de adotar uma ferramenta online é a redução de custos. Com o uso de softwares e aplicativos, é possível diminuir despesas relacionadas à manutenção de equipamentos, além de otimizar a mão de obra de colaboradores.
É possível realocar os profissionais para atividades mais estratégicas. Com isso, é possível aumentar a produtividade e, inclusive, proporcionar redução de gastos desnecessários.
2. Aumento da produtividade
Basicamente, todas as ferramentas têm o objetivo de otimizar a produtividade de uma empresa, pois elas melhoram o trabalho em equipe. A consequência é que isso proporciona um acompanhamento em tempo real, por meio do compartilhamento de dados e arquivos.
Com os acessos democratizados e facilitados, portanto, a empresa terá como alavancar sua produtividade e melhorar seus processos internos, especialmente aqueles que são relacionados à comunicação e à integração do time.
3. Maior controle sobre os dados
Segurança de informação. Esse é um aspecto essencial em um universo corporativo cada vez mais conectado, onde os dados são a inteligência da empresa. Por consequência, é algo no qual as empresas devem estar atentas.
Os softwares/aplicativos online proporcionam segurança 24 horas por dia aos dados ali incluídos. Além disso, sistemas como os oferecidos pelo Google, por exemplo, permitem o monitoramento dos acessos e das alterações nos arquivos ali disponibilizados, conforme as definições do gestor.
4. Reforço da cultura do trabalho em equipe
Por meio das ferramentas online de colaboração e interação, os colaboradores se sentem mais estimulados ao uso e a contribuir para a realização do trabalho em equipe. Isso acontece porque essas ferramentas podem ser utilizadas de qualquer lugar e qualquer hora.
A liberdade geográfica que as ferramentas online permitem facilita a integração dos colaboradores, estejam eles em uma atividade externa ou atuando nas próprias dependências da empresa.
5. Acompanhamento em tempo real
O quinto, e último motivo, para investir em ferramentas online não é menos importante. Ao contrário, o grande diferencial da adoção de ferramentas online é que elas podem ser editadas em tempo real por qualquer colaborador responsável pelo processo.
Desde que tenha acesso à internet, o colaborador consegue visualizar e editar todos os dados. Isso colabora para que a qualidade na tomada de decisões seja melhor e mais assertiva, visto que é tudo em real time.
Quais ferramentas online podem ajudar sua empresa a otimizar, organizar, comunicar e gerar receita?
Seja no gerenciamento de uma empresa com mais de 20 anos ou iniciando uma startup, a tecnologia e as ferramentas online existem para nos ajudar.
Pensando nisso, separamos algumas dicas de ferramentas que podem auxiliar no dia a dia.
Ferramentas de comunicação
- Slack: é ideal para empresas que buscam organizar e fazer o gerenciamento de tarefas da equipe por canais. A ferramenta oferece serviços de chamadas de voz e vídeo em grupos, além de possuir integração com Dropbox e Google Docs, e armazenamento de até 5GB em sua versão gratuita.
- Hangouts Meet: criado pelo Google, é possível realizar reuniões online com até 250 pessoas e transmissões ao vivo para até 100 mil pessoas. A principal vantagem é que ele é totalmente integrado com as ferramentas Google, como Agenda e Gmail.
- Discord: é uma ferramenta de voz sobre IP, com canais de áudio e texto. Ele é orientado a servidores, e esses são locais separados, onde é possível fazer a organização da própria comunidade, de acordo com seus assuntos de interesse.
Ferramentas para armazenamento na nuvem
- Google Drive: é possível criar, editar e compartilhar diversos tipos de documentos em tempo real, como planilhas e arquivos de texto, além de permitir o acesso de outros usuários, que também podem editar ou apenas visualizar o arquivo online. Os documentos são salvos automaticamente e tudo fica armazenado em nuvem, com segurança de dados.
- Dropbox: arquivos online são armazenados e compartilhados de qualquer lugar, seja pelo computador ou pelo aplicativo para celular ou tablet. A versão gratuita tem capacidade para até 2GB de armazenamento, podendo ser estendido pelas versões pagas.
- Onedrive: ferramenta de armazenamento em nuvem da Microsoft, ela permite o trabalho colaborativo com outras ferramentas como o Word, Excel, Power Point e OneNote a partir de qualquer dispositivo. Oferece planos gratuitos com 5GB ou planos pagos de até 5TB.
Ferramentas de gerenciamento da operação
- Trello: painel visual desenvolvido a partir da metodologia kanban, o Trello permite que as equipes interajam com os projetos. Ele é composto por quadros que podem ser arrastados em uma linha do tempo, e assim, criam uma agenda de tarefas diárias.
- Asana: é conhecido pelas funções que facilitam o gerenciamento de tarefas e o tornam um grande aliado na gestão de projetos. Por meio dele, é possível criar e compartilhar listas de tarefas, permitindo o acompanhamento de atividades por meio de comentários, anexos e marcações.
- Simplifique: é uma plataforma para emissão e transmissão de notas fiscais e gestão financeira para o seu negócio. É possível cadastrar tributações gerais ou específicas por produto, além de preencher suas notas no seu tempo com a opção Rascunho e otimizar o processo configurando informações que você sempre usa.
- ClickSign: oferece pacotes de assinatura virtual com validade jurídica para documentos e contratos. O plano básico permite assinatura de até cinco documentos por mês, portanto, avalie o melhor pacote para a sua empresa.
- Ponto Phoenix: possibilita realizar a gestão da jornada de trabalho e folha de ponto, de forma segura e online. É possível gerenciar férias, abonos e feriados, além de visualizar a folha de ponto em tempo real.
Ferramentas para análise de dados
- Google Analytics: serviço de análise da web que fornece estatísticas e ferramentas analíticas para definições de pontos estratégicos da empresa. Com ele, é possível identificar os produtos ou serviços mais procurados pelo público, avaliar páginas com baixo desempenho, analisar de onde vem os visitantes do seu site e das suas landing pages, por exemplo.
- Google Data Studio: é uma ferramenta gratuita que transforma os dados em relatórios e painéis informativos, facilitando a leitura e o compartilhamento das informações.
Leia também: Como um sistema de gestão financeira pode ajudar nos lucros das micro e pequenas empresas?
Como implementar ferramentas online na empresa?
Após compreender como as ferramentas podem oferecer vantagens para sua empresa, é preciso entender a melhor forma de as implementar, de forma que sejam eficazes para a equipe. Confira algumas dicas para ajudar nesse processo.
Escolha a ferramenta ideal
O primeiro passo é entender qual ferramenta online atende às necessidades da sua empresa no momento. Cada local possui um fluxo de trabalho e, com isso, precisa de ferramentas que facilitem sua rotina.
Então, analise os problemas existentes e identifique qual plataforma irá proporcionar o suporte necessário para solucioná-los. Além disso, pense que é importante optar por uma ferramenta fácil de usar, especialmente se o time não for composto por profissionais que saibam mexer com programação de software.
Faça treinamentos
Depois de escolher a ferramenta ideal para a sua necessidade, é importante reunir o time e apresentar as vantagens e possibilidades da plataforma. Isso facilita a aderência e a compreensão com relação aos benefícios da ferramenta.
É importante também dar um treinamento prático, ensinado sobre o uso da tecnologia e a forma como ela será útil na rotina de trabalho. Se necessário, defina colaboradores chaves do time para um treinamento mais profundo – eles serão usados como “facilitadores” com o restante do time.
Monitore os resultados
Por fim, é importante acompanhar o progresso dos colaboradores com a ferramenta, avaliando se o time está se adaptando ao uso da mesma. Outro aspecto essencial é avaliar se está ocorrendo um impacto na produtividade de forma positiva.
Facilite a gestão, otimize os recursos e promova a integração!
As ferramentas online podem ser utilizadas por empresas de todos os portes e orçamentos, pois essas plataformas não estão limitadas a grandes projetos. É possível aproveitar a tecnologia em todos os níveis empresariais.
Inclusive, vale lembrar que há muitas formas de utilizar as ferramentas online. Elas podem agilizar as operações e proporcionar a empresas menores a capacidade de competir com outras maiores.
As ferramentas ajudam a dimensionar as operações de maneira geral e aumentam a produtividade do time sem que seja necessário realizar qualquer tipo de investimento mais robusto.
Ferramentas online em PMES
Aliás, a colaboração é um aspecto extremamente importante para as empresas de pequeno e médio porte que buscam alcançar altos níveis de produtividade. E isso não está relacionado com o fato da empresa operar em um escritório único ou se o time está trabalhando remotamente distribuído em locais diferentes.
A colaboração, inclusive, está relacionada à capacidade de compartilhar, seja por meio de arquivos online, na discussão de projetos ou na atribuição de tarefas que permitem o avanço do trabalho.
E as ferramentas online são ótimas para essa funcionalidade, pois elas ajudam a agilizar o trabalho colaborativo. Elas não são responsáveis apenas pelo gerenciamento de projetos e tarefas individuais.
Como foi possível acompanhar ao longo do texto, as ferramentas facilitam o compartilhamento de informações e a colaboração na execução de tarefas.
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Por: Emili Nitske.
