Automatização de processos: entenda por que você deve implementar na sua empresa
Tirar a empresa do “lugar-comum” e elevar a própria marca é o objetivo da maioria dos empreendedores que desejam crescer e conquistar bons resultados ao longo da sua jornada. Diante deste contexto, a otimização de processos proporciona uma contribuição significativa.
Sendo um fator otimizador da estrutura da empresa, a otimização de processos pode ser utilizada em diferentes frentes. Entre as principais podemos citar a análise de dados, manipulação e armazenamento de informações, utilização de maquinário e outros recursos tecnológicos.
As vantagens da automatização de processos, no entanto, vão além. Elas incluem uma política de aperfeiçoamento que atinge a companhia de maneira geral envolvendo processos, colaboradores, clientes e fornecedores.
Isso acontece porque a automatização de processos colabora na redução de custos operacionais, melhora da eficiência dos trabalhos e redução do desgaste dos colaboradores. Ou seja, todas as suas ações impactam de forma positiva o negócio.
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Mas, afinal, o que é a automatização de processos?
Gostamos de definir a automatização de processos como uma otimização da gestão do tempo, passando a concentrar os esforços operacionais em softwares e aplicações digitais. Com isso, os colaboradores são liberados para executar tarefas que são mais estratégicas – e, muitas vezes, mais empolgantes.
Mas, voltando ao conceito do termo, podemos compreender que a automatização de processos é a transformação de atividades, antes realizadas de maneira manual, em novas que usam a tecnologia para sua execução.
Inclusive, vale destacar que a automatização de processos não substitui a atividade humana – medo recorrente em muitos profissionais. O objetivo da automatização de processos é, apenas, facilitar o dia a dia e otimizar os recursos.
Ela compreende, portanto, a coleta, análise e armazenamento de dados, deixando as tarefas mais simples, ágeis e produtivas. A automatização de processos ainda possibilita que sejam extraídas informações para monitoramento e geração de relatórios, o que auxilia em tomadas de decisão mais assertivas.
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Qual o objetivo da automatização de processos?
O principal objetivo relacionado à automatização de processos compreende o aperfeiçoamento do fluxo de trabalho de uma empresa – independente do porte dela.
Para podermos compreender melhor, vamos a um exemplo: imagine um processo de solicitação de compra que é feito de forma “manual”. Nele, a equipe de Compras precisa negociar com fornecedores por telefone ou e-mail, encaminhar para o responsável a solicitação de aprovação dos orçamentos, localizar o centro de custos, dentre muitas outras operações.
E se pudéssemos concentrar todas essas demandas em um mesmo sistema? Seria muito mais simples e ágil, certo? Isso é a automatização de processos!
Mantendo o exemplo anterior, então, por meio de formulários e etapas já pré definidas e desenhadas, todo o fluxo de compra pode ser padronizado e feito online, incluindo:
- aprovação do orçamento, incluindo o responsável, com disparos automáticos;
- avaliação da viabilidade técnica, por regras pré definidas;
- negociação de valores;
- homologação;
- recebimento do pagamento;
- e, por fim, contratação.
Todo colaborador que tiver acesso ao sistema poderá realizar o acompanhamento do andamento do processo. Isso evita uma série de erros, além de acelerar a execução das atividades. Isso é automatização de processos!
Por que você deve implementar a automatização de processos na sua empresa?
Todo empreendedor de pequena e média empresa deseja que as atividades do seu negócio funcione da melhor maneira possível, com bons resultados e visando o crescimento. Por isso, é importante considerar que o fluxo de trabalho esteja organizado.
Dessa maneira, a automatização de processos pode, não apenas garantir benefícios a curto e a longo prazo, mas aumentar o nível de lucratividade do negócio.
1. Facilita o acesso à informação
A primeira, e principal, vantagem da automatização de processos está relacionada ao fato de que ela promove a facilidade do acesso à informação. Inclusive, esse é um dos grandes desafios atuais, em virtude da alta competitividade de mercado.
Com a automatização de processos, todas as informações e dados estão disponíveis e centralizadas em um único lugar, podendo ser acessados por todos os setores da empresa. Isso reduz possíveis ruídos e falhas de comunicação.
Ou seja, os dados podem ser consultados a qualquer momento. Isso evita que um setor se torne dependente de outro, ou que a coleta de uma determinada informação fique vinculada a apenas um colaborador específico.
2. Reduz os custos do negócio
A automatização de processos é uma excelente forma de reduzir custos operacionais, porque ela promove processos racionais que reduzem a ocorrência de erros. Isso gera, consequentemente, uma economia significativa para o negócio.
Aliado a isso, por meio dela, é possível mapear todas as atividades do negócio, identificando ineficiências e desperdícios. Com isso, é possível realizar correções que tenham o objetivo de oferecer melhora nos resultados do negócio.
3. Possibilita uma gestão segura e eficaz
Outra vantagem da automatização de processos é que ela oferece maior transparência e racionalização dos processos. Então, como os dados estão organizados e centralizados, os líderes, ou o próprio empreendedor, consegue ter uma visão mais ampla do funcionamento da do negócio.
A partir dessa ótica fica mais fácil compreender e desenvolver planos alinhados à realidade e aos objetivos do negócio em longo prazo. A partir disso, é possível ter uma tomada de decisão mais assertiva que, por consequência, gera uma gestão mais segura e eficaz.
4. Otimiza o tempo
No início deste conteúdo falamos que a automatização de processos é uma otimização da gestão do tempo e, agora, trouxemos este tema novamente, mas como um dos benefícios da implementação.
Com o uso de softwares de automatização, a realização das tarefas é feita de forma mais rápida e, inclusive, algumas atividades, que antes eram feitas por profissionais, são substituídas pelo sistema.
A geração de relatórios é um exemplo simples da automatização de processos. Sem ela, é preciso que um colaborador colete as informações de diferentes lugares e elabore o documento. Isso demanda tempo e ainda pode ocorrer possíveis erros.
Com a automatização de processos, é possível emitir relatórios instantaneamente, garantindo exatidão nas informações coletadas. Isso melhora o fluxo das tarefas e permite que os colaboradores atuem em atividades mais estratégicas, focadas no crescimento do empreendimento.
5. Aumenta a produtividade
As tarefas repetitivas, e que podem ser automatizadas, devem ser direcionadas para softwares específicos. Enquanto isso, os colaboradores são direcionados para atividades desafiadoras e estratégicas. O benefício disso é o ganho de tempo.
A consequência da otimização do tempo é o ganho em produtividade, porque, a partir do momento que as tarefas manuais são automatizadas, os colaboradores “ganham” mais tempo para a dedicação em outras atividades.
Então, podemos compreender que o aumento de produtividade é um ponto que oferece ainda mais benefícios para o negócio, como:
- Satisfação dos colaboradores,
- Melhora nos resultados,
- Eficiência na gestão.
6. Permite a padronização das tarefas
Outro aspecto importante da automatização de processos é que ele permite que seja realizada a padronização de tarefas de forma muito mais eficaz – visto que as demandas serão realizadas por um software.
Nesse momento, pode surgir a dúvida: porque não posso padronizar tarefas e manter meus colaboradores executando elas? Com a execução por parte do time podem acontecer discrepâncias na execução, falhas e incoerências. Isso pode prejudicar o conceito de um padrão formal e exclusivo.
Com processos automatizados, esse risco não existe, pois a possibilidade de ocorrência de erros é reduzida. O fator de erro humano é reduzido e os resultados podem ser vistos com mais clareza.
7. Aumenta a competitividade
Por último, mas não menos importante, os processos automatizados e racionalizados possibilitam o aperfeiçoamento da empresa. Isso acontece porque, com a automatização de processos, é mais fácil realizar alterações nos processos e incorporar novas tecnologias.
Com isso, é criado um ciclo de constante avaliação e aperfeiçoamento dos processos. A consequência é maior qualidade no atendimento aos clientes e ganho de destaque no mercado, que gera aumento dos lucros e destaque diante da concorrência.
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Como selecionar processos para automatização?
Agora que já esclarecemos o que é automatização de processos e como ela pode agregar à sua empresa, podemos entender passo a passo como automatizar os processos.
Passo 1: Identifique os processos e os setores adequados
Para iniciar a automatização de processos, é importante fazer uma varredura completa em todo o cronograma de demandas e setores da empresa. Após isso, é preciso identificar quais podem ser automatizados e quais precisam atuar de forma interligada a outra – como é o caso dos setores de marketing e vendas.
Inclusive, neste momento, é importante ter em mente que nem todos os processos devem ser automatizados. Se pegarmos o caso de uma clínica médica, por exemplo, o processo de triagem de pacientes deve ser humanizado.
Por mais que existam formas de torná-lo mais ágil, é essencial que exista um profissional envolvido diretamente no processo. Somente ele consegue considerar aspectos sutis, emocionais e minuciosos para definir a ordem de atendimento.
Passo 2: Desenhe as possibilidades de integração
Após definir os processos e as áreas de atuação, é preciso fazer um brainstorming – técnica que orienta e estimula a fluidez de pensamentos, os direcionando para o desenho das possibilidades de integração.
Neste momento, é importante contar com os times envolvidos no processo de automatização, pois eles conhecem o passo a passo das tarefas. Como são esses profissionais que as executam diariamente, eles têm o poder de dizer com detalhes o que não funciona e pode ser melhorado.
Passo 3: Busque um software que atenda às necessidades da empresa
Necessidades desenhadas, chegou o momento de buscar a ferramenta que oferece as melhores soluções. Então, este é o momento de olhar o mercado e procurar fornecedores que entendam as necessidades de seu negócio, ofereçam soluções completas, com escalabilidade e suporte amplo.
Busque compreender também qual é o tipo de software que está buscando: é um software de gestão financeira que integra todo o processo? Ou o ideal é algo específico?
Independente da resposta, nossa maior dica é: invista tempo na busca pelo software ideal. Decisões ruins podem ter consequências futuras não muito agradáveis no futuro do negócio!
Passo 4: Acompanhe o desenvolvimento da automatização de processos
Software escolhido! Agora, é preciso acompanhar de perto todo o desenvolvimento dos processos de automatização. Para isso, todos os departamentos envolvidos devem ter uma equipe de multiplicadores que foram treinados na operacionalização do software.
Esses profissionais serão os responsáveis por compartilhar adiante seus conhecimentos. Além disso, eles atuam resolvendo pequenos desvios do dia a dia e implementando ajustes necessários com autonomia.
Passo 5: Mensure resultados e faça otimizações
Por fim, como todo bom procedimento relacionado à transformação digital, a implementação da automatização de processos e do seu desempenho devem ser mensuráveis. Por isso, é necessário definir indicadores de performance e KPIs que sejam capazes de traduzir os resultados da mudança.
Junto a isso, é preciso capacitar um time de profissionais para consultar e avaliar os números com frequência. Essa equipe será responsável por propor melhorias nos processos e compartilhar informações-chave para a tomada de decisões mais assertivas.
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Por: Emili Nitske.
