Descubra 8 vantagens da nota fiscal eletrônica para sua empresa
A nota fiscal eletrônica, também conhecida pela sigla de NF-e, existe apenas no formato digital, substituindo a antiga nota fiscal em formato físico, e muito usado nos micro e pequenos negócios. Obrigatória desde 2005, a NF-e foi criada com o objetivo de otimizar o registro de compra e venda, seja de serviços ou de mercadorias.
Com a adoção do uso da NF-e pelos negócios, os erros humanos no preenchimento das informações foram reduzidos. Junto a isso, o processo de conferência em pontos fiscais passou a ser mais rápido, além de ocorrer uma economia no uso de papel.
Então, empreendedor, se você possui dúvidas relacionadas à nota fiscal eletrônica e às vantagens que esse documento fiscal pode oferecer ao seu negócio, nós sugerimos que você continue lendo este conteúdo!
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O que é a nota fiscal eletrônica?
Antes de falarmos sobre as vantagens da nota fiscal eletrônica, é importante entender, de fato, o que é esse documento fiscal. Logo, a NF-e é um documento utilizado para comprovar a venda de produtos ou serviços. Junto a isso, ela também pode ser usada para o registro de transporte interestadual de mercadorias.
Atualmente, existem, ao todo, cinco tipos de notas fiscais eletrônicas:
A própria NF-e
Sendo a versão mais comum da nota digital, a NF-e foi criada com o intuito de substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A – aquelas voltadas para as empresas que trabalham com comercialização de produtos e serviços.
A NF-e é utilizada nas operações em que há cobrança do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o ICMS. Então, ela é obrigatória para toda e qualquer venda de produto que envolva esse imposto.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
Como seu próprio nome já indica, a nota fiscal de serviços eletrônica está relacionada ao registro da prestação de serviços, sendo uma versão digital que substitui a Declaração de Serviço. Tal documento fiscal é exigido pelos municípios para a cobrança de Imposto Sobre Serviço, o ISS.
Em muitas cidades, a NFS-e é emitida de forma automática, mas caso exista algum empecilho, as empresas usam o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Posteriormente, ele pode ser convertido em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
O conhecimento de transporte eletrônico é um documento fiscal que tem o objetivo de registrar as operações de transporte rodoviário de cargas. Ele foi criado com o intuito de substituir uma série de documentos, que eram exigidos anteriormente para quem presta esse serviço.
O CT-e oferece como principal benefício a redução da possibilidade de divergência no registro de notas e produtos que estão sendo transportados pelos veículos de carga.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
A nota fiscal do consumidor eletrônica é muito utilizada pelo varejo para o registro de vendas que são feitas de maneira direta aos consumidores finais. A NFC-e substitui o antigo cupom fiscal, ou a nota tipo 2.
O principal objetivo desta nota é ser um comprovante para o que foi comprado, independente se for um produto ou serviço. A nota fiscal confirma, no caso, que os custos da transação foram os indicados no documento.
Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
Por fim, há ainda a nota fiscal avulsa eletrônica. Ela é emitida de maneira individual por empresas que não têm a obrigação de gerar uma nota fiscal eletrônica. Sendo assim, ela é bastante conhecida como “nota do MEI”.
Os microempreendedores individuais são um dos maiores grupos que não precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica, então eles emitem a NFA-e.
A nota fiscal eletrônica é realmente importante?
Para entendermos a importância da emissão da nota fiscal eletrônica é interessante entender como as notas fiscais eram emitidas anteriormente. Na década de 1970, elas eram emitidas de forma manual em papel carbono.
Alguns anos depois, a máquina de datilografia passou a ser utilizada, o que simplificou um pouco o processo. Mas, os dois formatos de emissão eram demorados e, mais do que isso, exigiam o armazenamento físico de todos os documentos.
Já na década de 1990, o computador começou a conquistar seu espaço nos negócios. Mas, apesar da emissão já ser feita no dispositivo, ainda aconteciam falhas manuais, além dos gastos com papel e espaço para armazenamento dos documentos.
Além disso, quem trabalhava com o transporte de mercadorias, vivia um verdadeiro pesadelo nos postos de fiscalização. O tempo gasto na conferência dos produtos e do documento era muito grande.
A partir deste histórico, portanto, é possível perceber a importância do uso da nota fiscal eletrônica para os negócios. Ela substitui o papel, agilizando as fiscalizações por meio de informações resumidas, o DANFE.
Quem deve emitir a nota fiscal eletrônica?
De maneira geral, todas as empresas precisam emitir nota fiscal eletrônica, incluindo:
- Microempresas — ME;
- Empresas de Pequeno Porte — EPP;
- Empresas do Simples Nacional, Lucro Real e Presumido.
Há uma exceção, no entanto, para o MEI. Quando é realizada a venda para pessoas físicas não é necessária a emissão de nota fiscal, desde que o cliente não exija esse documento fiscal.
Então, se você é um empreendedor, dono do seu próprio negócio, e está com dúvidas se a sua empresa deve ou não emitir as notas fiscais, recomendamos que realize uma consulta no site da Fazenda do seu estado.
Como emitir uma NF-e?
Se confirmado que, de fato, você precisa emitir nota fiscal eletrônica é preciso entender como fazer isso. O mais indicado, para emissão de notas fiscais eletrônicas, é buscar por um sistema emissor e uma certificação digital.
Atualmente, para a emissão de nota fiscal eletrônica existem duas possibilidades:
- Os emissores disponibilidades pelo governo – mais complexos de usar e que podem passar por constante manutenção, além de ficarem indisponíveis;
- Os sistemas de gestão financeira de empresas especializadas no assunto, como o Simplifique. Por meio dessas plataformas, é possível gerenciar o seu negócio e cumprir com a obrigação fiscal.
As 8 principais vantagens da nota fiscal eletrônica
Como pudemos ver até então, a nota fiscal eletrônica torna o processo de fiscalização mais eficiente e ágil. Por meio dela, é possível reduzir de forma significativa a burocracia relacionada ao uso do papel.
No entanto, além dos benefícios relacionados à fiscalização, esse documento fiscal em versão eletrônica também proporciona uma série de vantagens aos negócios.
Regularização perante os órgãos de fiscalização
A primeira e uma das principais vantagens relacionadas à adoção da nota fiscal eletrônica é a garantia de que o seu negócio está de acordo com as obrigações fiscais e tributárias. Ou seja, com isso, problemas relacionados aos órgãos fiscalizadores são evitados – algo que pode comprometer a viabilidade do negócio.
Melhoria da imagem da empresa no mercado
Os negócios que estão regularizados perante o Fisco possuem uma imagem melhor para clientes e fornecedores. Ou seja, eles são mais bem vistos. A consequência dessa imagem positiva é a reputação da empresa, que contribui para que ela tenha mais facilidade em negociar com fornecedores e instituições bancárias.
Otimização dos processos de emissão e gestão de notas fiscais
Com o uso das notas fiscais eletrônicas no dia a dia do negócio, os processos relacionados à emissão de NFes e a gestão desses documentos fica mais otimizado. O empreendedor passa a dedicar menos tempo e esforço para executar as tarefas que estão relacionadas a esse assunto, podendo focar sua atenção nas demandas menos rotineiras do negócio.
Redução de erros e retrabalhos
Outra vantagem muito importante da nota fiscal eletrônica é a redução dos erros humanos de preenchimento, que são observados em processos manuais. A partir da adoção de um sistema de nota fiscal eletrônica especializado, o empreendedor consegue diminuir drasticamente esses erros e, inclusive, evitar o retrabalho que envolve a emissão das notas.
Ou seja, com o sistema especializado de emissão de notas fiscais é possível ganhar aumento da produtividade dos profissionais que estão relacionados a esta atividade.
Centralização do controle de faturamento
O controle do faturamento do negócio passa a ser feito de forma centralizada com o uso das notas fiscais eletrônicas, visto que tudo é feito de forma online e, inclusive, os arquivos permanecem salvos nesse formato.
Melhoria na administração contábil
Com o processo de emissão e gestão das notas fiscais feito totalmente em um ambiente digital, é mais fácil localizar e conferir todos esses documentos. Há ganhos relacionados à organização e à produtividade que, por consequência, resultam na melhora da administração do setor de contabilidade da empresa – seja ele realizado por um setor específico ou pelo próprio empreendedor.
Melhoria no controle financeiro
Também está entre as vantagens da nota fiscal eletrônica a possibilidade de ver de forma mais clara as entradas e as saídas do caixa do negócio por meio do sistema emissor das notas fiscais eletrônicas. A consequência dessa melhor visualização é um controle mais eficaz das finanças que, resulta ainda, em tomadas de decisões e projeções mais assertivas.
Facilitação do cumprimento de obrigações acessórias
Por fim, mas não menos importante, por meio do sistema de emissão de notas fiscais e com as notas fiscais eletrônicas se torna mais fácil fazer o levantamento dos dados necessários para as obrigações acessórias – declarações que devem ser enviadas ao Fisco periodicamente.
As empresas podem deixar de emitir notas fiscais eletrônicas?
As vantagens da emissão de nota fiscal eletrônica são inúmeras, não é mesmo? Mas, apesar disso, sempre pode surgir aquela dúvida: será que meu negócio pode deixar de emitir NF-e?
A resposta é simples e direta: não! Empresas que não emitem notas fiscais podem ser acusadas do crime de sonegação fiscal e, dependendo da gravidade e da reincidência, as penalidades ser:
- Pagamento de multa, podendo chegar até o valor de 100% do valor dos produtos vendidos ou serviços prestados não registrados;
- Apreensão de mercadorias e suspensão das atividades;
- Prisão, que pode variar entre 6 meses e 5 anos.
O cumprimento dessa obrigação fiscal é indispensável na rotina do empreendedor. No entanto, é possível que ela seja mais leve, por meio de softwares e plataformas para controle das rotinas financeiras e fiscais.
Uma plataforma de gestão financeira, por exemplo, oferece ao empreendedor as condições necessárias para gerenciar a empresa de maneira efetiva, sem se perder nos prazos.
Como facilitar a emissão de nota fiscal eletrônica?
Então, como estamos falando, se para você, empreendedor, a emissão de notas fiscais ainda é um desafio e sente que os sistemas oferecidos pelo governo são complicados de usar, o Simplifique pode lhe ajudar!
A emissão de notas fiscais é algo muito importante para o seu negócio, mas isso não significa que deve ser feito de forma manual, nem ocupar muitas horas da sua rotina. Com o Simplifique, você pode gerenciar o seu negócio e emitir as suas notas fiscais de uma forma simples, rápida e segura.
Com a plataforma, potencializamos o processo de emissão de notas para automatizar o preenchimento de dados e reduzir o tempo investido nas obrigações legais. Ou seja, você gasta menos tempo executando essa tarefa, além de existir menores riscos de erros humanos e refações. Clique aqui e veja como o Simplifique pode simplificar a forma como você emite e transmite notas fiscais e gerencia suas contas a pagar e receber.
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Por: Emili Nitske.
