Dicas de como transmitir a ECD corretamente e evitar erros na transmissão
A Escrituração Contábil Digital é um instrumento que surgiu com o objetivo de modernizar e simplificar o processo de escrituração contábil das empresas. A ECD faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED e resumidamente é a transformação da escrituração contábil em papel pelo formato digital.
Ela é assinada eletronicamente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil, a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital a ser transmitido.
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O objetivo da ECD é garantir a transparência das informações contábeis das empresas para os órgãos fiscais, bem como simplificar e agilizar os procedimentos de fiscalização. Além disso, a ECD é importante para a própria empresa, pois ela deve manter a sua contabilidade em dia para garantir o cumprimento, bem como para tomar decisões estratégicas com base em informações aguardadas e precisas.
Quem precisa entregar um ECD?
De acordo com o artigo 3° da Instrução Normativa RFB n° 2.003/2021, a Escrituração Contábil Digital – ECD, também conhecida como SPED Contábil, é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, independente do seu porte ou regime tributário. Entretanto, o mesmo dispositivo legal determina que a obrigatoriedade não se aplica para algumas entidades, conforme a seguir.
Estão dispensadas do envio da ECD:
- Às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Simples Nacional;
- Aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
- Às pessoas jurídicas inativas, que enviaram a DCTF Inativa;
- Às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;
- Às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que NÃO DISTRIBUÍREM parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas.
Prazo de envio da ECD
O prazo para entrega da ECD já está se aproximando! O vencimento do prazo de envio da ECD é até o último dia útil do mês de maio para situações normais. Portanto, a ECD referente ao ano-calendário de 2022 deve ser entregue até o dia 31 de maio de 2023.
Caso a empresa não entregue uma ECD dentro do prazo estabelecido, ela pode ser penalizada com multas e outras garantias fiscais.
Como fazer um ECD?
Através do seu sistema Contabilidade da linha Contábil Phoenix da Contmatic, você consegue gerar o arquivo digital da ECD que será submetido à validação por meio do PGE da Receita Federal do Brasil, disponibilizado pelo próprio governo (www.sped.rfb.gov.br). Antes de enviar a ECD, a empresa deve preparar todas as informações contábeis e fiscais referentes ao ano-calendário a que se refere.
O processo de elaboração da ECD é bastante detalhado e envolve diversas etapas, como a validação dos arquivos, a assinatura digital, a transmissão dos arquivos para a Receita Federal do Brasil e a guarda dos arquivos por um período de 5 anos.
Dicas para enviar a ECD corretamente
Verifique se todas as informações cadastrais da empresa estão corretas
Antes de transmitir a ECD, é importante verificar se todas as informações foram geradas corretamente para preenchimento do Bloco 0.
Verifique o plano de contas da empresa
O plano de contas deve estar bem parametrizado para atender o Bloco J da ECD. Esse Bloco J trás não só o plano de contas contábil como também o plano de contas referencial para atendimento da Escrituração Contábil Fiscal – ECF. Portanto, é primordial a configuração correta do Plano de Contas.
Faça o encerramento do balanço e verifique as contas contábeis
Isso inclui verificar as contas do Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido, é extremamente importante conferir os saldos, as informações dos sócios, resultado do exercício, distribuição de lucros, entre outros.
Veja se a empresa enviou a ECD em 2021
Em caso de envio no ano anterior, será necessário recuperar a ECD anterior no Bloco C da ECD. Para saber se houve a transmissão em anos anteriores, basta acessar o portal do SPED e efetuar a “Consulta Situação da ECD (http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/)
Esteja em dia com as obrigações fiscais
É importante que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais, pois isso pode afetar a transmissão da ECD. Lembre-se que a RFB efetua o cruzamento de informações do SPED.
Mantenha seus sistemas da Linha Contábil Phx parametrizados e integrados
Investir em tecnologia e manter seus sistemas integrados diminui a possibilidade de erros pode ajudar a garantir uma transmissão correta do ECD, evitando que a empresa caia na malha fina da pessoa jurídica.
Conclusão
A ECD é uma obrigação que deve ser levada a sério pelas empresas brasileiras. Ela é importante não apenas para atender às necessidades do governo, mas também para manter a contabilidade da empresa em dia e tomar decisões estratégicas com base em informações precisas e acompanhadas.
Para fazer um ECD, é importante que o profissional de contabilidade mantenha-se atualizado e conheça as Normas Brasileiras de Contabilidade. Lembre-se que a ECD tem por essência a contabilidade, por isso, conhecer a legislação contábil é fundamental, independente das regras tributárias.
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Feito com ❤ por Contmatic Academy.
Bacharel em Ciências Contábeis, Pós-graduado em Gestão Financeira e Controladoria. Consultor de Legislação Contábil e Societário. Professor e Palestrante da Contmatic Phoenix a mais de 10 anos, com experiência profissional na área de contabilidade, envolvendo Normas Internacionais de Contabilidade e Legislação Societária. Especialista em SPED Contábil – ECD e Escrituração Contábil Fiscal - ECF. Coautor do Livro SPED - As Principais Dúvidas Editora Viena.
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