Provavelmente você já ouviu falar, mas sabe exatamente o que a fonte pagadora precisa declarar à Receita Federal na DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte)?
Neste artigo você encontrará o contexto e como conferir a DIRF - declaração obrigatória feita pela fonte pagadora (a empresa) à Receita Federal.
O objetivo é garantir a transparência fiscal informando:
- Rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas no Brasil (tributáveis ou isentos);
- Impostos e contribuições que foram retidos na fonte;
- Remessas de valores ao exterior;
- Pagamentos referentes ao plano de saúde;
- Valores de deduções legais.
Dica: É com base na DIRF que a Receita cruza os dados da sua Declaração de Ajuste Anual (IRPF). Por isso, a exatidão é fundamental!
A Instrução Normativa nº 2.043/2021 trouxe a substituição da DIRF e a Instrução Normativa nº 2.181/2024 definiu o início da substituição a partir de janeiro/2025.
Simplificando: o que muda não é 'o que' se informa, mas 'como' se informa. Diferente do modelo anterior, que utilizava o programa PGD anualmente, agora as informações são consolidadas mês a mês de forma automática, assim que os eventos de eSocial e EFD-Reinf são transmitidos.
E como será entregue a DIRF referente ao ano de 2025, atualmente chamada de “Nova DIRF”? É nova mesmo? O que mudou?
No âmbito das relações de trabalho, o eSocial assumiu a responsabilidade de escriturar não apenas a remuneração, mas o efetivo pagamento e as retenções de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre rendimentos do trabalho assalariado e não assalariado (quando pago a pessoas físicas via folha).
A maior dúvida técnica e a principal causa de erros na mudança da DIRF para o eSocial estão na compreensão da diferença entre os regimes de competência e caixa, que são utilizados nos eventos periódicos S-1200 e S-1210.
Evento S-1200
O evento S-1200 (Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social) é o registro da competência. Nele, a empresa informa quanto o trabalhador "ganhou" pelo serviço prestado no mês, servindo de base para o cálculo da contribuição previdenciária (INSS) e do FGTS. Contudo, para fins de Imposto de Renda e substituição da DIRF, o S-1200 é apenas uma etapa preliminar.
Evento S-1210: O Fato Gerador do IRRF
O evento S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho) é o verdadeiro substituto da DIRF na esfera trabalhista. O Regulamento do Imposto de Renda (RIR) estabelece que o fato gerador do IRRF é o pagamento ou o crédito disponível ao beneficiário (Regime de Caixa). Portanto, o eSocial exige que, para cada pagamento efetuado, seja enviado um S-1210 referenciando a remuneração (S-1200) correspondente.
Confira nossa Trilha no Autoatendimento do Youtube com o passo a passo e também a live Tira-Dúvidas: S-1210 e a Substituição da DIRF
Atenção: Não é possível enviar um S-1210 sem que exista um S-1200 (ou S-2299/S-2399 em caso de rescisão) previamente recepcionado. O vínculo é feito através da chave ideDmDev (Identificador do Demonstrativo de Valores Devidos).
- Exemplo: A folha de competência Janeiro/2026 (S-1200) que é paga no dia 05/02/2026.
O INSS é apurado no fechamento de Janeiro (S-1299 de jan/26).
O IRRF é apurado no S-1210 enviado na competência Fevereiro/2026 (pois o pagamento ocorreu em fevereiro), compondo a DCTFWeb de Fevereiro.
Detalhamento de Deduções e Assistência à Saúde (InfoIRComplem)
A DIRF exigia o detalhamento anual dos beneficiários de planos de saúde privados, informações cruciais para a malha fina do IRPF das pessoas físicas. No eSocial, essa exigência foi transposta para o grupo infoIRComplem, que deve ser preenchido dentro do evento S-1210 (e em casos específicos de RRA, no S-1200).
A ausência ou divergência desses dados impede que o trabalhador utilize as despesas médicas em sua Declaração de Ajuste Anual, gerando passivo de atendimento para o RH das empresas.
Mapeamento de Informações de Saúde no eSocial
Rendimentos Recebidos Acumuladamente (RRA)
O tratamento dos RRA (Rendimentos Recebidos Acumuladamente), sujeitos à tributação exclusiva na fonte conforme art. 12-A da Lei nº 7.713/88, sofreu alterações de fluxo.
Na DIRF, informava-se o montante e a quantidade de meses. No eSocial, essa informação deve ser detalhada no evento S-1200, especificando os períodos de referência originais aos quais o pagamento se refere, para que o sistema possa aplicar a tabela progressiva correta ou a regra dos RRA.
A correta instrução do campo indRRA (Indicativo de RRA) e a descrição dos meses anteriores são fundamentais para que o cálculo do imposto não seja excessivo, prejudicando o trabalhador.
Processos Trabalhistas (Eventos S-2500 e S-2501)
A substituição da DIRF abrange também as retenções incidentes sobre verbas pagas em decorrência de decisões da Justiça do Trabalho. Anteriormente, esses dados eram declarados na DIRF anual. Agora, devem ser informados mensalmente, seguindo o prazo do dia 15 do mês subsequente ao pagamento.
- S-2500 (Processo Trabalhista): Escritura os dados processuais, as partes e as bases de cálculo das verbas indenizatórias e remuneratórias.
- S-2501 (Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista): É o evento financeiro. Nele, a empresa confessa o valor do IRRF retido sobre a condenação e a contribuição previdenciária devida. Este evento alimenta diretamente a DCTFWeb de Reclamatória Trabalhista, gerando um documento de arrecadação específico, dissociado da folha mensal normal.
Com os conceitos básicos alinhados, veja agora as dicas para realizar a conferência:
- Antes de olhar valores, você deve verificar se os códigos (naturezas) das rubricas no seu sistema estão alinhados com a Tabela 21 do eSocial.
- Atenção ao Código 9: Muitas empresas usam o código "9" para eventos que não deveriam tributar, mas o eSocial não envia informações com código 9 para a DIRF.
- Férias Indenizadas/Proporcionais: Devem usar o código 74 (e não o 9) para aparecerem corretamente como isentas na DIRF.
- Abono Pecuniário: O código correto para o abono é 75. Já para o 1/3 sobre abono, a Receita exige o código 13, pois este item é tributável.
Dica: Priorize a conferência de casos mais complexos, como colaboradores que tiveram pensão alimentícia, plano de saúde, rescisão ou Rendimentos Recebidos Acumuladamente (RRA).
Feita essa conferência, o próximo passo é conferir o Evento S-5002 do portal do eSocial, com a ficha financeira ou informe de rendimento do seu sistema de folha de pagamento.
Caminho no Portal do eSocial:
Vá em Folha de Pagamento > Totalizadores > Trabalhador > Imposto de Renda por Trabalhador (Evento S-5002) > Informe o período de apuração (mês/ano) e o CPF do colaborador que deseja conferir
Pontos de atenção:
🔴 Verifique se o "Rendimento Tributável", a "Previdência" e, principalmente, os "Isentos e Não Tributáveis" (como ajuda de custo e indenizações).
🔴 Pensão Alimentícia e Plano de Saúde: Verifique se o CPF dos dependentes está correto (o erro de CPF não gera alerta no eSocial, mas trava na DIRF).
🔴 Rescisões: É onde ocorrem as maiores falhas de códigos de férias e abonos.
🔴 RRA (Rendimentos Recebidos Acumuladamente): Diferenças salariais de anos anteriores pagas em 2025.
🔴 Reclamatória Trabalhista: Se houve lançamento direto no eSocial, você deve conferir se o informe manual que você emitir bate com o que a Receita já recebeu via evento S-2501.
Atenção a Verbas Indenizatórias
- Ajuda de Custo: Se você paga e ela não aparece no campo de isentos do eSocial, a parametrização está impedindo o envio.
- Vale Transporte em Dinheiro: Se pago em dinheiro, deve haver a incidência de FGTS (conforme Precedente Administrativo nº 3) e o desconto de 6% para não tributar INSS/IR
Uma novidade para ajudar na conferência da DIRF é o Extrator
O Extrator da DIRF já está disponível no Portal de Serviços da Receita Federal. A ferramenta permite consultar rendimentos pagos e retenções na fonte relativos a fatos geradores ocorridos a partir de janeiro de 2025.
Sua principal função é facilitar a conferência e o cruzamento dos valores mensais declarados nas seguintes obrigações:
- eSocial: Eventos S-1210 e S-2501;
- EFD Reinf: Eventos R-4010, R-4020, R-4040 e R-4080.
Atenção: A consulta apresenta apenas dados consolidados (totalizadores). Portanto, não é possível visualizar ou detalhar as informações individualmente por beneficiário.
Confira o passo a passo para acesso e consulta do Extrator da DIRF aqui: Emissão do extrator da DIRF
Temos também no Autoatendimento Contmatic o passo a passo da conferência dentro do sistema Substituição da DIRF: Como fica a declaração a partir do ano de 2026
A substituição da DIRF anual pelo eSocial/ EFD-Reinf exige uma mudança de mentalidade da obrigação anual para obrigação e conferência mensal. O sucesso dessa transição depende do domínio técnico sobre os regimes de Caixa e Competência e da correta parametrização das rubricas. Sendo essencial utilizar o Extrator da DIRF para garantir a segurança fiscal da empresa e evitar retenções indevidas na malha fina dos colaboradores.
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