Gestão de PME: por que é o momento de profissionalizar o seu negócio?
Por muito tempo, a gestão de PME, os pequenos e micros negócios, era vista como algo intuitivo, especialmente se esse negócio fosse familiar. As empresas eram iniciadas e passavam de geração para geração sem que existisse uma preocupação com a qualificação de quem estava assumindo o gerenciamento.
Esse cenário funcionou por um tempo. Mas, atualmente, a profissionalização da gestão de PME se tornou algo essencial para os negócios que desejam crescer e se manter competitivos no mercado.
Afinal, quem não buscar a formalização e o investimento na profissionalização dos processos, dificilmente conseguirá sobreviver às mudanças do mercado ou garantir a escalabilidade do próprio negócio.
O investimento em novos modelos de gestão possibilita maior eficiência que, por consequência, permite se destacar e buscar resultados melhores. Os novos modelos, aliás, podem ser alcançados por meio da tecnologia, que deve ser vista como uma aliada para tornar a gestão mais profissional e eficiente.
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O que é profissionalizar a gestão de PME?
A partir do momento que falamos em profissional a gestão de PME, estamos nos referindo ao fato de tornar os processos de gestão mais simples e eficientes. O que isso significa? Utilizar recursos, como a tecnologia, para otimizar as rotinas operacionais e descomplicar o dia a dia do empreendedor.
Inclusive, é válido ressaltar que “digitalizar o negócio” ou “adotar a tecnologia” vai além de transformar documentos físicos em planilhas no computador. Esse pode ser considerado apenas o primeiro passo. Para realmente profissionalizar a gestão do seu negócio, o uso de sistemas e ferramentas colaborativas é a melhor opção.
Os softwares de gestão ajudam a organizar e simplificar o trabalho em todas as áreas da empresa. Eles possibilitam o desenvolvimento de processos otimizados, que, por consequência, deixam as equipes mais informadas e a gestão torna-se mais eficiente. A empresa, portanto, pode vender mais, ser mais produtiva e reduzir seus custos.
O que eu ganho profissionalizando a gestão de PME?
A falta de uma gestão de PME profissional pode causar maior dificuldade na realização de uma administração eficaz de processos, recursos e pessoas. Ou seja, os processos tendem a ser mais confusos, o que ocasiona o aumento de trabalho e reduz a produtividade dos colaboradores.
Além dos pontos acima, podem surgir problemas sérios relacionados à gestão financeira e com o fisco, em virtude da falta de organização entre as finanças pessoais e corporativas e de conhecimento sobre leis e regulamentações.
Toda essa desorganização, portanto, pode causar clientes insatisfeitos, custos elevados e falta de preparo para sobreviver às dificuldades do mercado e, até mesmo, para crescer de forma saudável.
Então, além de evitar os problemas mencionados, a profissionalização da gestão de PME gera diversos benefícios para o seu negócio – confira alguns deles a seguir.
Otimização de processos e equipes
A partir do momento que você organiza os processos e tem mais controle sobre as entradas e saídas, torna-se mais fácil descobrir possíveis gargalos financeiros e de volume de trabalho. Com a análise, é possível rever os formatos de trabalho e criar novos meios e estratégias para melhorar a produtividade do time.
Uma das melhores formas de profissionalizar a gestão de PME é trabalhar com softwares de automação. Aliás, a tecnologia deve ser vista como uma grande aliada de micro e pequenas empresas, pois ela facilita a gestão e proporciona mais controle sobre os processos, estoques, custos e lucros.
Maior autonomia para a tomada de decisões
Outro benefício da profissionalização da gestão está relacionado às tomadas de decisões. Ao não ter informações completas, apuradas e em tempo real, o empreendedor decide no escuro, sem um direcionamento adequado – o que pode gerar decisões equivocadas, que podem prejudicar a sua empresa.
Uma gestão de PME sem diretrizes e desorganizada pode ter as informações concentradas em poucas pessoas – as que atuam com os processos diariamente normalmente. Isso, por consequência, faz com que as informações possam não chegar ao conhecimento dos sócios – e isso é muito perigoso!
A profissionalização da gestão de PME reduz, para não dizermos evita, esse problema. Os softwares de gestão, por exemplo, possibilitam o acesso a informações corretas e em tempo real sobre a sua empresa. Isso evita tomadas de decisões sem base e desfavoráveis para o crescimento do seu negócio.
Redução de custos
Por fim, vale lembrar que decisões erradas sempre resultam em um peso a mais no bolso do empreendedor. Então, se você acha que profissionalizar a gestão é um investimento que não pode ser feito agora, lembre que ele oferece benefícios em médio e longo prazo.
Uma gestão de PME profissional otimiza processos, que, por consequência, aumenta o índice de produtividade e melhora a relação com clientes, além de proporcionar insumos para tomadas de decisões mais assertivas.
Todos esses pontos, inevitavelmente, estão relacionados com o aumento da produtividade do time, melhora da margem de lucro e a conquista de vantagem competitiva frente aos concorrentes. Ou seja, no médio e longo prazo, o investimento na profissionalização gera a redução de custos para o negócio, de maneira geral.
Como fazer uma boa gestão de PME?
A realidade de gestão das micros e pequenas empresas normalmente envolve donos e/ou gestores que têm grande parte das tarefas centralizadas em si, sem tempo para planejar e executar ações a fim de otimizar os processos. Muitos ainda acumulam dúvidas sobre pontos essenciais para uma boa gestão de PME.
Esse cenário resulta em dificuldades em gerir o negócio de maneira eficaz. Por isso, alguns passos são fundamentais para que seu negócio saia da informalidade, passando a atuar de forma mais profissional diante do mercado. Confira alguns deles a seguir!
Defina os cargos de acordo com a qualificação técnica
Nas empresas familiares é comum os cargos de gestão serem definidos conforme o grau de parentesco ou do nível de amizade que o profissional tem com o dono. Mas isso é um risco! A profissionalização da gestão de PME demanda a definição dos cargos, especialmente os relacionados à gestão, a partir de critérios técnicos.
Então, é importante a escolha de profissionais qualificados para os cargos importantes, como os de gestão. É necessário também buscar a contratação de profissionais que tenham valores semelhantes aos da cultura do negócio.
Profissionais qualificados ajudam a trazer racionalidade às decisões, tornando-se mais fácil, portanto, a busca por alternativas lucrativas para a melhoria nos processos da empresa.
Incentive e aceite a inovação
A inovação é um assunto que sempre esteve relacionado ao sucesso dos negócios, inclusive na época em que a tecnologia não era muito utilizada no dia a dia das empresas. Sempre havia a busca pela novidade para atrair os clientes e fazer a empresa crescer.
Então, a inovação nunca deve ser deixada de lado! A sua busca e aceitação fazem parte da profissionalização da gestão de PME. O empreendedor e/ou gestor deve entender e aceitar que as novas ideias podem surgir de diversas situações e de profissionais diferentes, desde fornecedores a novos colaboradores e clientes.
É importante, portanto, avaliar as sugestões apresentadas e implementar aquelas que forem positivamente avaliadas de acordo com critérios de viabilidade e rentabilidade. Atualmente, o mercado não permite mais que as empresas se fechem para as novidades.
Invista no treinamento dos funcionários
Outro ponto importante é a participação dos colaboradores do seu negócio na profissionalização da gestão de PME. Sem eles é praticamente impossível. Então, é preciso proporcionar condições para que os colaboradores cresçam junto com o negócio, sendo o treinamento contínuo desses profissionais uma das melhores alternativas.
A capacitação promove a valorização dos trabalhadores, além de manter as equipes mais motivadas e abertas à inovação. É possível, inclusive, usar a tecnologia com a adoção de cursos a distância e outras ferramentas.
É importante destacar que os treinamentos são um investimento com retorno praticamente garantido. E isso vale tanto para a produtividade quanto para a lucratividade do negócio em si.
Promova a melhoria contínua nos processos
A profissionalização da gestão de PME passa também pela automação de processos. Ou seja, no uso de recursos e soluções tecnológicas, como softwares que permitam desde o armazenamento e a análise de dados importantes até a realização de atividades operacionais do dia a dia.
Além disso, é importante que o empreendedor tenha em mente que as informações devem ser centralizadas e integradas para serem devidamente aproveitadas pelo planejamento estratégico da empresa. Isso só é possível por meio da adoção de ferramentas online e softwares.
A adoção da automação de processos proporciona uma série de benefícios ao dia a dia do gestor. Ela garante mais rapidez, aumento da produtividade, melhoria dos controles e redução de riscos.
Utilize um sistema de gestão para PME
Por último, mas não menos importante, para a profissionalização da gestão de PME é importante a utilização de um sistema de gestão – ou seja, de uma plataforma online ou offline que unifica todos os processos, dados, informações e departamentos em um único local.
O sistema de gestão não apenas armazena os dados, mas organiza todo o fluxo de informações e, em alguns casos, até mesmo os interpreta. Isso permite que, ao interligar todos os módulos da empresa, os sistemas de gestão faça o gerenciamento de cada área separadamente, e também do empreendimento como um todo.
Os sistemas online, com armazenamento de dados na nuvem, ainda têm como vantagem a possibilidade de atualização em tempo real. Ou seja, os dados são compartilhados por todos os que possuem acesso ao software, imediatamente, mesmo que estejam em ambientes físicos diferentes.
Quando é o melhor momento para investir em um sistema de gestão para PME?
Após entender todos os benefícios e vantagens que a profissionalização da gestão de PME pode oferecer ao seu negócio, pode surgir a dúvida sobre qual é o melhor momento para investir nesse tipo de tecnologia.
Por, muitas vezes, considerar o investimento inicial alto, essa decisão pode acabar sendo protelada. Então, separamos alguns dados interessantes, coletados pela Nucleus Research, que podem auxiliar neste momento: ao usar um sistema de gestão para PME, a redução de custos com estoque pode chegar a 32%. Além disso, a produtividade pode aumentar em 26%, os lucros em 11%, e a pontualidade na entrega de produtos em 6%.
A tecnologia permite, portanto, uma gestão de PME mais acertada, com menos erros e em menor tempo. Dessa forma, é fácil perceber que não importa o tempo ou o tamanho da micro e pequena empresa, mas a vontade dos gestores em organizar os processos e informações, fazendo a PME crescer.
Como escolher o melhor sistema de gestão para PME?
É hora de escolher o sistema de gestão para seu negócio! Mas, como fazer isso? Cada micro e pequeno negócio tem seu próprio ritmo de trabalho e nível de complexidade de processos. Por isso, na hora de escolher entre as opções existentes no mercado, algumas questões devem ser levadas em consideração.
Primeiro, é importante saber de forma clara quais são as necessidades da micro e pequena empresa – há opções adequadas para cada caso. Além disso, avalie quantos e quais serão os profissionais que terão acesso à plataforma, para que seja possível um dimensionamento preciso do sistema.
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Feito com ❤ por Marketing.
Por: Emili Nitske.
