Integração de softwares: produtividade e redução de custos para o contador

Você certamente já ouviu falar ou leu sobre a importância da integração de softwares para o dia a dia dos negócios, certo? Hoje, em especial, vamos falar sobre o quanto essa integração é essencial para os escritórios de contabilidade. 

Esse segmento movimenta um grande número de informações e dados complexos sobre diferentes empresas. Logo, qualquer erro pode desencadear uma série de problemas para os profissionais da área. 

No entanto, não são todos os gestores contábeis que têm conhecimento sobre o que é a integração de sistemas, como ela funciona, o que ela envolve e quais são seus benefícios práticos para o escritório de contabilidade. 

Por isso, criamos este conteúdo! Para que fique mais clara a importância da integração dos softwares contábeis no dia a dia dos profissionais. 

Antes de continuar a leitura, queremos que você conheça o Contábil Phoenix. Ele é um software contábil que ajuda na otimização dos processos do seu escritório contábil. 

O que é a integração de softwares e o que ela envolve?

Antes de falarmos especificamente sobre as vantagens da integração contábil, é importante entender o que ela é, de fato, e o que ela envolve na rotina do contador. Então, podemos compreender integrar sistemas como o ato de reunir diferentes componentes independentes e os fazer trabalhar em conjunto e de forma automática. 

Na prática, isso significa a implementação de um software que é capaz de se interligar com outros sistemas do próprio escritório contábil e dos clientes deste escritório. Com essa tecnologia, diferentes operações manuais e mais demoradas, como digitação de lançamentos, conferência, recebimento e organização de documentos, elaboração de relatórios, conciliação bancária, entre outras, são otimizadas e feitas diretamente pelo software. 

Para que serve a integração de softwares contábeis?

Essa é uma pergunta bem importante para quem está analisando o mercado em busca de soluções contábeis para o seu escritório. O principal objetivo da integração contábil é, portanto, otimizar as rotinas do escritório de contabilidade. 

Por meio da automatização de processos podemos destacar, em um primeiro momento, dois efeitos positivos para o escritório contábil:

• Redução de custos, tanto para o cliente quanto para a empresa de contabilidade;
• Aumento da qualidade do serviço prestado ao cliente por parte do escritório contábil. 

Ao dispensar o processo manual de realizar a redigitação dos lançamentos contábeis, a integração de software evita erros manuais que poderão resultar em prejuízos para o cliente do escritório. 

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Quais as vantagens da integração de softwares contábeis?

Até então, podemos compreender que, de maneira geral, a integração de softwares contábeis oferece uma série de benefícios para o escritório contábil. Entre eles, podemos citar de forma rápida o fato de tornar os processos mais eficazes, eliminar gargalos operacionais e reduzir custos. Ótimos benefícios, certo?

Otimização do controle dos processos

Com a integração dos softwares, todos os processos do escritório passam a ser controlados de forma rápida e prática. Com isso, o time de gestores consegue monitorar as operações, os fluxos de dados e as tarefas desenvolvidas por todos.

Isso garante que o gestor tenha uma visão ampla de todos os processos, sem que seja necessário validar os números de forma manual.

Redução de retrabalho

A disponibilidade dos dados para todos é alcançada com a integração de sistemas. Isso evita que os profissionais envolvidos em diferentes processos, mas que precisam das mesmas informações, tenham que inserir em seus controles individuais. 

A partir do momento que os dados são inseridos uma vez no software, eles ficam disponíveis para todos os usuários que têm acesso. Isso reduz as probabilidades de erros e retrabalhos desses colaboradores.

Redução de custos

A partir do momento que os colaboradores param de perder tempo com retrabalhos e com atividades repetitivas, eles conseguem focar nas tarefas com um nível de excelência maior. A consequência disso é a conquista de melhores resultados em todos os setores do escritório contábil. Tal situação implica em tornar, portanto, os projetos e serviços mais precisos e econômicos.

Diminuir falhas de comunicação

Uma situação muito desagradável no relacionamento com clientes é o fato de os cobrar por algo que já foi entregue ou disponibilizado para o escritório, não é verdade? Com a integração de softwares, esse problema deixa de existir pois é feita a otimização do controle das informações e dados relevantes.

A integração dos softwares permite ainda que o gestor consiga acompanhar a rotina dos colaboradores, evitando a queda de produtividade e de qualidade na empresa. Com a integração, será possível identificar qualquer equívoco a tempo de buscar soluções, além de tornar as tarefas mais eficientes.

Mais segurança da informação

Todo escritório contábil deve prezar pela confidencialidade e a proteção das informações de si e de seus clientes. Deve ainda criar e cumprir ações relacionadas à segurança e integridade desses dados, visto que há diversas ameaças que podem comprometer a segurança dos sistemas.

Ambos os sistemas que são integrados vem acompanhado de um robusto sistema de segurança, que inclui antivírus, firewalls, criptografias, backups (cópias de segurança) automáticos e outras ferramentas. Com isso, as informações estão muito mais seguras do que quando o armazenamento é feito de forma simples em planilhas de Excel, por exemplo. 

Melhora na produtividade

A partir do momento que o escritório contábil recebe os dados dos clientes, os profissionais precisam trabalhar com um grande número de dados – em alguns casos as digitando manualmente -, e isso ocupa uma boa quantia de tempo. 

Relacionar as categorias financeiras usadas pelos clientes ao plano de contas na conciliação contábil é uma operação que, por exemplo, pode ocupar todo o expediente de um contador. Ao optar por um software com integração, é possível receber os dados e executar o trabalho de forma automática, em poucos minutos. 

Com isso, os contadores podem direcionar seu tempo e energia em atividades que são mais estratégicas, em projetos que proporcionem diferenciais competitivos, ou no atendimento e captação de clientes.

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Feito com ❤ por Marketing.

Por: Emili Nitske