KPI na contabilidade: conheça os 6 principais de um escritório contábil
Todos os segmentos e áreas do mercado estão tendo que lidar com a crescente da concorrência. E, na área contábil, esse cenário não é diferente. Os gestores dos escritórios contábeis precisam, cada vez mais, estar atentos ao próprio desempenho e à atuação para manter-se atualizados.
Dessa forma, utilizar KPI na contabilidade pode ajudar o líder do escritório a entender quais são os pontos fortes e fracos, além das fraquezas e oportunidades, nas estratégias atuais do negócio. Tal análise permite identificar onde é necessário realizar melhorias nos processos.
Vale lembrar que não há estratégias de gestão perfeitas. Esses são processos onde sempre existem meios de melhorar a forma como o próprio projeto é conduzido. E, no caso, esses processos podem ser melhorados a partir da análise de dados referentes a métricas de desempenho.
Continue a leitura para conferir quais indicadores você deve conhecer a fim de alcançar o sucesso no seu escritório contábil!
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Entenda, primeiro, o que são KPI na Contabilidade
Antes de falarmos especificamente sobre o KPI na contabilidade, é importante entendermos o que significa a sigla. KPI vem do termo em inglês Key Performance Indicators, que, na tradução para português, podemos entender como Indicadores-Chave de Desempenho.
Dessa forma, os KPIs são critérios, normalmente, possíveis de serem contabilizados de forma objetiva, que o gestor de cada negócio utiliza para monitorar e analisar a situação da sua empresa.
Cada segmento do mercado tem os indicadores mais importantes para sua área de atuação ou aqueles que não fazem sentido de serem usados. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, não faz sentido a análise de giro de estoque, mas analisar a capacidade e a competitividade, sim.
Entender, portanto, o que são KPIs é algo simples. A complexidade no tema inicia a partir do seu uso nas empresas, pois não há negócio que possua recursos infinitos para alocar na administração. Sendo assim, o ideal, até para não ficar “pirado nos números”, é eleger um número limite de KPIs para monitorar.
Com isso, o gestor consegue estabelecer quais são os objetivos mais importantes na fase atual do escritório contábil. Aliás, é importante lembrar que, tanto os objetivos quanto os KPIs podem ser alterados com o tempo, conforme as necessidades mudam. Há a possibilidade de o contador também usar KPIs específicas para campanhas ou situações diversas.
De qualquer forma, no dia a dia do escritório contábil, o objetivo é reduzir ao máximo a quantidade de KPIs que são monitoradas. Assim, é possível alocar recursos e esforços para alcançar as metas mais importantes da empresa.
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Por que os KPIs são importantes para o negócio?
O KPI na contabilidade pode ser usado em diferentes níveis e momentos do escritório contábil com o objetivo de facilitar a análise das ações desenvolvidas. Os indicadores são separados em dois formatos - primários e secundários -, que serão abordados de forma mais detalhada abaixo.
Junto aos KPIS são trabalhadas também as métricas, que são diferentes, mas se complementam. As métricas são utilizadas para realizar a monitoração e a mensuração de resultados, utilizando relatórios.
Enquanto isso, os indicadores mostram os resultados em forma das ações desenvolvidas de percentual ou número, como gráficos. Com isso, podemos compreender que as métricas ajudam a sustentar as informações que são apresentadas nos indicadores-chave de desempenho.
Então, os escritórios contábeis que usam o KPI na contabilidade como uma aliado estratégico conseguem avaliar de forma mais efetiva quais ações são mais rentáveis para a gestão, bem como quais os colaboradores são mais produtivos, além de ter uma visão mais ampla dos resultados gerais.
Em específico na contabilidade, os indicadores de desempenho tornam o planejamento e tomadas de decisões mais estratégicas e assertivas, tanto no médio quanto no longo prazo. Junto a isso, o uso de indicadores-chave de desempenho no escritório contábil também proporciona maior segurança e transparência a todos os envolvidos.
Como os KPIs são formados?
Antes de conhecer os melhores KPI na contabilidade, é importante entender melhor sobre os conceitos dos indicadores de performance e suas diferenças em cada categoria. Como falamos anteriormente, eles podem ser divididos em primários e secundários.
KPIs primários
Os KPIs primários são aqueles indicadores que o gestor terá o primeiro contato quando estiver realizando a mensuração de resultados. Eles apresentam, com base nos dados obtidos, se as estratégias utilizadas estão no caminho correto ou se será necessário realizar algumas alterações.
Entre os exemplos de KPIs primários podemos citar taxas de conversão, volume de tráfego, ticket médio de vendas, custo de aquisição por lead, entre outros. Eles são muito usados em planejamentos de campanhas de marketing digital, por exemplo, em que o objetivo é aumentar as vendas ou o conhecimento da marca.
KPIs secundários
Em contrapartida, os KPIs secundários são aqueles indicadores usados para monitorar os resultados que foram apresentados na análise de KPIs primários. Ou seja, eles mostram em detalhes as análises métricas que são importantes para um segundo momento.
Com a prática do estudo e da observação desses indicadores, o gestor consegue acompanhar quais ações do escritório trazem resultados positivos e quais não.
Como escolher e implementar KPI na contabilidade?
Compreendidas as diferenças entre KPIs primários e secundários, ainda podem surgir muitas dúvidas na hora de escolher e implementar os KPIs no seu escritório contábil. É importante, portanto, ver como os indicadores-chave variam de acordo com os objetivos do negócio e escritórios de contabilidade.
Junto a isso, entender as diferenças entre os KPIs e sua forma de implementação evita erros comuns. Seja em uma visão macro da empresa ou das áreas que a compõem, entender o contexto presente efetivamente permite que os indicadores ajudem a levar à lucratividade e rentabilidade das ações.
Então, antes de implementar KPI na contabilidade, avalie os pontos a seguir:
- KPIs devem ser mensuráveis: eles precisam, portanto, ser quantitativos. Ou seja, eles devem apresentar valores absolutos ou em percentual como resultado, sendo referentes às metas que estão ou irão ser desenvolvidas;
- KPIs precisam ser importantes: eles devem agregar de alguma forma valor ao seu negócio. Então, eles precisam ser definidos a partir de metas e ações realistas para apresentar resultados que sejam importantes para que o gestor tome as decisões estratégicas;
- KPIs precisam ser verificáveis: na hora de definir os indicadores, é importante garantir que eles possam ser verificados. Ou seja, que existam informações que sustentem os dados que são apresentados.
Com base nos pontos apresentados acima, fica mais fácil definir os melhores KPIs para as necessidades e metas do seu escritório contábil. Claro que é sempre importante lembrar que cada meta é diferente e, por consequência, que os indicadores devem ser utilizados de forma personalizada.
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KPI na contabilidade: quais usar?
Agora que estão mais claros os conceitos de KPI, bem como a sua importância e diferenciações, chegou o momento de falarmos sobre os KPIs que devem ser utilizados no escritório de contabilidade. Esses indicadores de desempenho devem ser usados para alavancar os resultados e tornar os processos mais assertivos.
Taxa de queima de caixa
Esse indicador é mais conhecido pelo seu nome em inglês - “burn rate”. Ele está relacionado à quantidade de recursos que o escritório contábil utiliza para manter as operações durante um tempo determinado.
Ele não é um KPI que está relacionado com o crescimento do negócio, mas com a otimização dos recursos para o funcionamento do escritório. Ou seja, esse indicador de desempenho está relacionado com a redução de custos e com o aumento da eficiência.
Custo de Aquisição de Cliente - CAC
O CAC é um KPI na contabilidade que está relacionado ao preço que é pago para trazer cada cliente do escritório de contabilidade. Neste momento, estamos falando além do valor gasto com ligações, por exemplo.
O Custo de Aquisição de Cliente está relacionado com todo investimento feito em marketing e publicidade, ampliação de networking (com esse objetivo), realização de eventos e tudo que está previsto na estratégia específica de aquisição de novos clientes.
Dentro do CAC, ainda devem ser considerados os salários dos vendedores, a aquisição de CRM, as comissões e os treinamentos de vendas, entre outros.
Retorno sobre Investimento - ROI
O indicador de desempenho ROI está diretamente relacionado aos planos de expansão do escritório contábil. Por meio dele, é possível entender se o investimento está sendo bem-sucedido e se está obtendo um retorno satisfatório.
O Retorno sobre Investimento também possibilita avaliar o desempenho de um planejamento de ação ou se a execução apresentou os resultados esperados. Então, para avaliar KPI, é preciso que o gestor faça a divisão do valor do faturamento pelo investimento realizado na ação, negócio, oportunidade ou qualquer decisão que queira avaliar.
Payback
Diretamente relacionado com o ROI, o payback é um indicador chave de desempenho que se refere ao período de ROI de um projeto. Ou seja, ele demonstra quando que esse investimento feito resultará em faturamento para o escritório contábil.
Vale lembrar que o payback é tão importante quanto o ROI, pois imagine que as contas a pagar do escritório não vão esperar pelo faturamento esperado com uma ação. Então, não adianta criar uma ação que irá faturar 100x mais se antes desse resultado, o negócio ficar muito prejudicado pelo gasto relacionado ao investimento.
Taxa de crescimento de receita
A taxa de crescimento de receita é um ótimo indicador para avaliar como estão as áreas de venda, prospect e marketing do escritório contábil. A partir da análise dos resultados desse KPI, o gestor consegue avaliar se há um aumento ou uma diminuição nos faturamentos.
Vale avaliar se a situação, de maneira geral, está implicando em lucro ou prejuízo. Caso diminua a entrada de dinheiro, mas diminua ainda mais os gastos, então pode ser que a lucratividade tenha aumentado. Claro que é mais interessante a receita do escritório crescer, mas o indicador serve para avaliar o cenário de forma mais minuciosa.
Churn
Por fim, temos o Churn, KPI que todo e qualquer gestor quer ter zerado. Ele está relacionado ao número de clientes que cancelam a contratação de um serviço depois de um determinado tempo.
Logo, os escritórios de contabilidade devem ficar de olho no Churn, visto que os seus serviços quase sempre acontecem com cobrança recorrente. Junto a isso, é importante trabalhar com boas estratégias para alimentar a fidelidade do público e garantir que confiem no trabalho do escritório.
Os clientes dificilmente deixam de contratar um escritório contábil por falta de dinheiro, se seu escritório ajudá-los a ganhar mais. Além disso, é sempre válido lembrar que o custo de adquirir um cliente novo é 7x mais caro que a manutenção de um atual.
Como a tecnologia pode ajudar a obter esses indicadores?
Diante de tudo que falamos sobre KPI na contabilidade, vale mencionar que um bom software contábil contribui, e muito, na hora de obter os indicadores chave de desempenho mencionados.
O software contábil possui recursos que contribuem para a análise de dados financeiros por meio de relatórios sobre a performance, algo que ajuda na tomada de decisões dos gestores.
Para escolher a ferramenta mais adequada, portanto, é fundamental levar em consideração as necessidades do escritório e a credibilidade do fornecedor do software. Além disso, é preciso avaliar se os recursos oferecidos pelo sistema irão contribuir com os indicadores chave de desempenho na hora de mensurar todos os aspectos.
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Feito com ❤ por Marketing.
Por: Emili Nitske
