NFC-e: a minha empresa é obrigada a emitir?
Anteriormente, muitas das pequenas e médias empresas utilizavam papéis para documentar as compras e vendas dos seus produtos ou serviços. No entanto, o mundo mudou, o varejo evoluiu e a tecnologia se tornou uma aliada dos empreendedores. Com isso, agora, há algo totalmente digital que otimiza muitos negócios: a NFC-e.
A sigla se refere a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica e todas as empresas, independente do porte, que seguem as normas vigentes devem utilizar o documento. Com o uso da NFC-e, é possível observar que empreendedores e empresários estão mais livres para inovar em seus softwares e estabelecimentos.
No entanto, apesar de ser menos burocrática do que o cupom fiscal, a NFC-e tem algumas complexidades. E, com isso, muitos empresários ainda têm dúvidas sobre a obrigatoriedade de emissão, visto que as regras mudam de acordo com o estado. Logo, compreender a NFC-e por completo é fundamental!
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O que é NFC-e?
Antes de falarmos sobre a obrigatoriedade da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é importante lembrar o que de fato ela é. A NFC-e é, portanto, um documento fiscal eletrônico direcionado ao cliente final e completamente alinhado ao SPED fiscal.
Ela foi criada para substituir as antigas Notas Fiscais de Venda ao Consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal, que era emitido por impressoras ECF.
Em virtude das suas características, ela permite a impressão do DANFE em qualquer impressora, retirando a obrigatoriedade da compra de um equipamento específico. Isso, por consequência, facilita o trabalho do emissor, que não precisa gastar tempo e dinheiro comprando acessórios e solicitando permissões ao governo.
Inclusive, o sistema da NFC-e colabora na fiscalização e no combate à sonegação de impostos das organizações governamentais. A partir do documento, o repasse e controle das informações fiscais torna- se mais fácil.
Quais as vantagens da emissão de NFC-e?
Todo sistema moderno e digital surge com o objetivo de otimizar as partes envolvidas no processo de execução, certo? Com a NFC-e isso não é diferente e, aliás, podemos citar uma série de benefícios que aconteceram da implementação da NFC-e no Brasil.
Impressão de cupons fiscais facilitada
Anteriormente, para imprimir notas fiscais era preciso um Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e, para poder utilizá-lo, toda empresa precisava realizar a compra de uma impressora específica que estivesse integrada ao Programa Aplicativo Fiscal.
Caso o aparelho apresentasse qualquer tipo de problema, somente as empresas que eram licenciadas pelo fisco poderiam realizar o conserto. Ou seja, existia toda uma burocracia que atrasa o processo.
Com a NFC-e não há mais essa burocratização, pois o arquivo é totalmente virtual e eletrônico. Ou seja, o consumidor pode receber as notas fiscais impressas em aparelhos comuns.
Redução do uso de papel
Como a NFC-e é completamente virtual, apenas o DANFE precisa ser impresso e entregue ao consumidor. Com isso, não há a necessidade de impressão de muitos papéis para se manter dentro da lei.
A consequência é uma redução no uso e nos custos relacionados a papéis e impressões.
Autorização única da SEFAZ
Outro aspecto vantajoso da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica está relacionado ao fato de que, caso o empreendedor tenha mais de um ponto de venda, ele não precisa autorizar cada um dos endereços físicos.
Em virtude da característica virtual da NFC-e, é possível ter apenas uma unidade operacional autorizada e replicar o sistema em cada filial da empresa. Com isso, há otimização de tempo e de recursos do empreendedor.
Quais empresas são obrigadas a emitir o novo modelo de nota fiscal?
O processo de implantação do uso das notas fiscais eletrônicas foi realizado de maneira escalonada, proporcionando um tempo hábil para que todos os estabelecimentos pudessem se adequar.
A obrigatoriedade iniciou em novembro de 2014, sendo que sua adaptação ocorreu em 5 etapas até julho de 2016. Na data, todos os estabelecimentos que atuam no comércio varejista já estavam emitindo a forma eletrônica da nota fiscal ao consumidor.
No entanto, como cada estado possui suas particularidades relacionadas à emissão da NFC-e, as empresas obrigadas a emitir estão citadas na Portaria Sefaz nº 312, de maio de 2014, disponível no Portal da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.
Como emitir a NFC-e?
Apesar de já implementada na maioria das empresas, muitos empreendedores ainda confundem a NFC-e com o DANFE. Mas somente a primeira vale para fins tributários porque, atualmente, a fiscalização da Receita Federal acontece apenas no ambiente eletrônico.
Além disso, a nota fiscal eletrônica possui informações completas relacionadas à transação, enquanto o DANFE é somente um espelho com informações resumidas. Ou seja, o último é um documento destinado ao consumidor, não ao fisco.
A partir disso, para que o empreendedor possa emitir a NFC-e, ele deve seguir uma série de requisitos, como:
- Estar com a Inscrição Estadual (IE) em dia;
- Possuir impressora não fiscal (deskjet, laser ou térmica);
- Possuir computador devidamente conectado à internet;
- Possuir credencial na SEFAZ com permissões emitidas pelo órgão fazendário;
- Estar com o Código de Segurança do Contribuinte — CSC, item dado pela SEFAZ após o credenciamento da empresa;
- Possuir Certificado Digital de Pessoa Jurídica, padrão ICP-Brasil – o item deve conter o CNPJ de algum dos seus estabelecimentos;
- Possuir software emissor de NFC-e.
O credenciamento junto ao SEFAZ deve ser verificado conforme as particularidades de cada estado, pois cada região tem um processo diferente.
Além disso, vale destacar que o empreendedor pode usar a contingência offline. Ou seja, ele poderá emitir a NFC-e sem que o Fisco dê uma autorização prévia. Mas, nestes casos, a empresa tem a obrigação de enviar a nota à SEFAZ em até 24 horas depois de efetuar a venda.
Qual é o fluxo de emissão da NFC-e?
Após entender que, sim, sua empresa precisa emitir NFC-e, pode surgir a dúvida de como realizar todo esse processo. O fluxo de emissão de uma NFC-e é, na verdade, uma sequência de etapas que é preciso cumprir para emitir a nota.
O processo começa na geração do arquivo XML com as informações sobre a empresa e sobre aquela venda. A seguir, é preciso realizar a assinatura digital, fazer o envio para a SEFAZ, validação e autorização, e finalizar na impressão da DANFE NFC-e.
Arquivo XML
É sempre importante lembrar que a NFC-e é um documento exclusivamente digital. Então, diferentemente do Cupom Fiscal tradicional, ela não existe de forma física. O verdadeiro arquivo da NFC-e é do tipo .xml, cujo nome é um número comprido e chamado de “chave da nota”.
O cupom impresso da NFC-e é o DANFE NFC-e – Documento Auxiliar da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Ele tem o objetivo de facilitar o acesso do cliente ao verdadeiro documento – ou seja, ao arquivo XML que fica nos servidores da SEFAZ.
O arquivo XML é, portanto, o documento em si. Ele possui a validade fiscal e, por isso, deve seguir uma estrutura exata, sendo composto de dois elementos: campos e valores.
Assinatura digital
Para que o arquivo XML seja chamado de documento fiscal eletrônico, ele deve ser assinado pelo contribuinte que emitiu o documento, confirmando sua autenticidade.
O processo de assinatura digital deve ser feito antes do envio da NFC-e para autorização no servidor da SEFAZ. E a mesma deve ser feita por meio do certificado digital do contribuinte, emitido por um agente certificador autorizado pela ICP Brasil.
Entre os tipos de certificado digital estão:
- Certificado A1: um arquivo digital instalado na máquina ou plataforma emitente com validade de 1 ano;
- Certificado A3: certificado físico na forma de um pendrive, um cartão ou um leitor biométrico, com validade de 3 anos e possibilitando o uso em um computador por vez.
O processo de assinatura digital consiste no preenchimento dos campos do XML da nota relacionados às informações do certificado no XML da nota.
Envio
Depois de criar e assinar o XML para provar que é mesmo o empreendedor quem está emitindo aquela NFC-e,é preciso enviar o documento para a SEFAZ e obter a autorização fiscal para a venda.
Dependendo do estado de localização do estabelecimento, o envio pode ser feito de formas diferentes. Há a possibilidade de ser feito de maneira síncrona ou assíncrona.
- Envio síncrono: ao enviar a nota de forma síncrona, o empreendedor terá um retorno ‘imediato’, na conexão utilizada no envio, da SEFAZ com a situação da nota;
- Envio assíncrono: é mais lento e passa por duas conexões separadas. A primeira, “deixa” o XML com a SEFAZ e recebe um número de recibo. Após, com o número, é necessário abrir outra requisição à SEFAZ para descobrir a situação da nota.
A grande maioria dos varejistas opta pelo envio síncrono, pois há um ganho de agilidade na venda e entrega da nota ao consumidor.
Validação
Por fim, independente da forma como o empreendedor decidir por realizar a emissão, a nota é submetida às regras de validação. Após isso, o empresário recebe uma resposta da SEFAZ sobre a sua NFC-e. Basicamente, o retorno consta se ela foi autorizada ou rejeitada.
Caso ela tenha sido rejeitada, é preciso corrigir os dados incorretos para enviar novamente. A boa notícia é que, ao rejeitar a nota, há uma mensagem da SEFAZ que já contém uma descrição do erro encontrado.
Em contrapartida, se a NFC-e foi autorizada, sinal que estava tudo certo com o processo! Para finalizar, basta realizar a impressão da representação física da nota para o cliente.
Qual a importância de ter um software de gestão?
Como podemos observar até então, todo o processo de emissão de NFC-e é virtual e, dessa forma, é essencial que o empreendedor tenha o apoio de um software de gestão para a realização do trabalho.
Toda e qualquer empresa pode vir a ter grandes problemas de frente de caixa se não conseguir contabilizar de maneira correta todas as transações que são feitas.
O software de gestão completo e atualizado, como o Simplifique, é fundamental, pois muitos programas antigos ainda não estão completamente preparados para gerar arquivos XML relativos à NFC-e. Com isso, alguns dados podem ser perdidos, deixando o negócio exposto a possíveis fiscalizações.
Apesar de todo o processo de transformação digital no qual as empresas estão passando, é importante destacar que algumas regras permanecem iguais. Entre elas está o fato de que o emissor é obrigado a guardar todos os cupons fiscais emitidos durante os últimos 5 anos.
Tal armazenamento pode ser feito de diferentes formas, seja por meio de HDs externos ou em serviços na nuvem. Mas, a recomendação é o uso de um software de gestão que possa ajudar nessa tarefa.
Os softwares de gestão financeira, como o Simplifique, auxiliam os empreendedores tanto na emissão das suas notas fiscais, quanto no gerenciamento e armazenamento dos arquivos. Com isso, há otimização e modernização dos processos.
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Feito com ❤ por Marketing.
Por: Emili Nitske.
