O que você precisa saber sobre como emitir nota fiscal MEI
O Microempreendedor Individual (MEI) é uma opção interessante para micro e pequenos empreendedores, pois oferece vantagens tributárias e reduz a burocracia em comparação a outros tipos de empresas. Uma dessas vantagens é a possibilidade de emitir nota fiscal, embora não seja obrigatório em todos os casos.
No entanto, a emissão desse documento traz benefícios adicionais e aumenta a credibilidade do negócio. Portanto, é importante que o MEI esteja ciente do processo de emissão e conheça os tipos de nota fiscal disponíveis.
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MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, o Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais quando realiza vendas de produtos ou presta serviços para pessoas físicas, a menos que seja solicitado pelo cliente. No entanto, é obrigatório fornecer esse documento quando os clientes são empresas (CNPJs).
Apesar de não ser uma obrigação em alguns casos, a emissão da nota fiscal traz diversas vantagens para o empreendedor. Além de comprovar o serviço prestado, a emissão das notas fiscais auxilia no controle do faturamento da empresa, permitindo um registro organizado das transações realizadas.
Além disso, a emissão da nota fiscal do MEI oferece segurança tanto para os clientes quanto para o próprio empreendedor, pois certifica que as mercadorias ou serviços prestados são legalizados e devidamente registrados.
É importante ressaltar que, mesmo que a emissão de notas fiscais não seja obrigatória em algumas situações, é recomendável que o MEI mantenha um registro das suas transações e esteja preparado para fornecer notas fiscais quando solicitado pelos clientes ou quando necessário para a sua própria organização contábil e fiscal.
Quais são os tipos de Notas Fiscais MEI?
Existem diferentes tipos de notas fiscais disponíveis para o Microempreendedor Individual (MEI). É importante conhecer esses modelos para entender como gerar uma nota fiscal adequada. Vejamos alguns dos principais tipos de notas fiscais para MEIs:
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A Nota Fiscal Avulsa é um modelo utilizado por empreendedores que não realizam operações frequentes de venda de produtos ou serviços. Esse documento pode ser emitido individualmente, tanto em formato físico quanto eletrônico, e possui campos semelhantes aos de uma nota fiscal tradicional.
Na modalidade eletrônica, a NFA-e é gerada por meio do site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. O processo de emissão pode variar de acordo com a região, portanto, é recomendável entrar em contato com a Sefaz local para obter orientações específicas.
É importante ressaltar que existem dois modelos de NFA: o modelo 55 e o modelo 1-A. O modelo 55 permite a emissão e o armazenamento eletrônico da nota fiscal, sendo enviada ao cliente por meio de um arquivo no formato XML. Já o modelo 1-A é gerado eletronicamente, porém apenas a versão impressa tem validade legal.
Ao emitir uma NFA como MEI, é fundamental seguir os procedimentos estabelecidos pela Sefaz e garantir a conformidade com a legislação vigente.
Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa eletrônica é uma opção prática e eficiente, pois permite solicitar o documento de forma totalmente digital, eliminando trabalhos manuais e reduzindo erros na digitação das informações.
Para gerar a NFA-e como MEI, é necessário acessar o serviço no site da Receita Estadual e identificar-se como contribuinte enquadrado no MEI. Em seguida, informe os dados da nota, valide-a e transmita-a. Por fim, imprima o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e faça o download do arquivo XML.
Caso o serviço não tenha sido realizado, será necessário comparecer à Secretaria da Fazenda (Sefaz) onde a empresa está registrada para buscar a Nota Fiscal impressa.
Nota Fiscal eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal eletrônica é utilizada para registrar as vendas de produtos e está diretamente relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A emissão da NF-e está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada Estado.
O MEI pode optar por utilizar as notas fiscais eletrônicas, porém, nesse caso, é necessário cumprir os mesmos requisitos de uma empresa não optante pelo MEI. Portanto, é importante estar ciente das obrigações e procedimentos exigidos para a emissão da NF-e, seguindo as orientações da Secretaria da Fazenda do respectivo estado
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é o documento utilizado para comprovar a prestação de serviços e sua emissão está vinculada às prefeituras municipais. Até janeiro de 2023, cada cidade no Brasil possuía seu próprio padrão de emissão da NFS-e.
No entanto, um projeto da Receita Federal em parceria com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) trouxe mudanças significativas para a emissão da nota fiscal de serviço para MEI.
O objetivo desse projeto é facilitar a vida do empreendedor, reduzindo as dificuldades decorrentes de diferentes padrões municipais e integrando as prefeituras de todo o país. Isso foi possível graças à implementação de um padrão nacional da NFS-e, tornando-a um documento aceito em todo o território nacional.
Dessa forma, o MEI pode emitir a NFS-e gratuitamente no Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, seja por meio de um computador ou pelo aplicativo de celular NFSe Mobile.
A partir de 1º de setembro de 2023, a emissão da NFS-e será feita exclusivamente por meio desse sistema nacional, não sendo mais utilizados os sistemas individuais de cada prefeitura.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é utilizada para registrar vendas diretas ao consumidor final. Ela foi criada com o intuito de substituir o cupom fiscal e a nota fiscal em papel, oferecendo uma alternativa totalmente eletrônica para esses documentos fiscais.
A NFC-e é emitida de forma simplificada, contendo as informações essenciais da transação comercial, como data, valor, identificação do estabelecimento e dos produtos vendidos. Com a NFC-e, é possível eliminar o uso de equipamentos específicos para emissão de cupons fiscais, tornando o processo mais ágil e eficiente.
Esse tipo de nota fiscal é utilizado por varejistas e estabelecimentos comerciais que realizam vendas diretas ao consumidor final. A emissão da NFC-e é regulamentada pela Secretaria da Fazenda de cada estado, e a sua adoção tem se expandido por todo o país devido aos benefícios que oferece em termos de agilidade, segurança e redução de custos.
Posso emitir nota fiscal ao realizar uma atividade secundária?
É importante esclarecer que, como Microempreendedor Individual (MEI), você pode emitir nota fiscal para atividades secundárias. Uma das vantagens de ser MEI é a possibilidade de ter até 15 atividades secundárias, além da atividade principal.
Ao realizar uma atividade secundária e precisar emitir uma nota fiscal, basta selecionar a atividade específica correspondente ao serviço ou produto prestado no momento da emissão.
Por exemplo, se a sua atividade principal é cabeleireiro(a) e você realiza um serviço de costura como atividade secundária, basta selecionar o CNAE (Código Nacional de Atividades Econômicas) correspondente à costura na hora de emitir a nota fiscal.
Dessa forma, você poderá emitir a nota fiscal de forma adequada e em conformidade com a atividade realizada, tanto para a atividade principal quanto para as secundárias.
Como emitir Nota Fiscal MEI?
Agora que você já conhece quais são os principais tipos, basta verificar qual é o ideal para você e se ela está disponível no seu estado para começar a vender para empresas.
Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda
O primeiro passo é realizar o credenciamento do seu negócio na Secretaria da Fazenda do estado onde está localizado. O processo pode variar de acordo com a região, podendo ser feito online ou presencialmente. É recomendado entrar em contato com a secretaria para obter informações detalhadas sobre o credenciamento.
Adquira o certificado digital
Após o credenciamento, é necessário adquirir um certificado digital, que funciona como uma assinatura eletrônica para autenticar a emissão das notas fiscais eletrônicas. Você pode obter esse certificado por meio de uma Autoridade Certificadora subordinada à ICP-Brasil.
Escolha o emissor de nota fiscal
Seu próximo passo é escolher um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas adequado para o seu negócio. Existem diversas opções disponíveis no mercado, tanto pagas quanto gratuitas. Certifique-se de que o sistema escolhido esteja em conformidade com as exigências legais e seja compatível com o certificado digital adquirido.
Cadastre seus produtos ou serviços
No sistema emissor de notas fiscais, cadastre os produtos ou serviços que você oferece. Informe corretamente as informações necessárias, como descrição, código, valor unitário, entre outros.
Preencha a nota
Com tudo configurado, você está pronto para emitir as notas fiscais. Preencha os campos obrigatórios, como dados do cliente, descrição do serviço ou produto, valor e demais informações solicitadas pelo sistema emissor. Verifique se todas as informações estão corretas antes de finalizar a emissão.
O que mais o MEI precisa saber após emitir a primeira nota fiscal?
Os primeiros passos para emissão da Nota Fiscal eletrônica MEI já foram apresentados. Mas, para ser um MEI e se manter regularizado você precisa:
- Pagar a contribuição mensal do MEI: você é responsável pelo pagamento mensal da contribuição, que varia entre R$ 66,00 e R$ 72,00, dependendo da atividade exercida. Esses valores estão relacionados ao salário mínimo nacional. A contribuição é realizada por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que engloba a Previdência Social (INSS), ICMS e ISS, dependendo da sua atividade.
- Manter a regularidade do pagamento: é essencial manter em dia o pagamento das contribuições mensais para evitar problemas futuros. O não pagamento pode acarretar em multas e juros, além de comprometer a sua regularização como MEI.
- Manter a organização financeira: registre todas as suas receitas e despesas, mantenha os comprovantes de pagamento e realize a conciliação bancária regularmente. Isso facilitará o controle financeiro e auxiliará na declaração anual do MEI.
- Realizar a Declaração Anual do MEI: todo ano, é necessário fazer a Declaração Anual do MEI (DASN-SIMEI), informando o faturamento bruto obtido no ano anterior. Essa declaração deve ser enviada até o último dia de maio de cada ano.
- Manter-se atualizado sobre as obrigações fiscais e tributárias: mantenha-se informado sobre eventuais alterações nas regras de emissão de notas fiscais, prazos e obrigações adicionais relacionadas à sua atividade.
- Buscar auxílio profissional: caso tenha dúvidas ou necessite de orientação específica, é recomendado buscar o auxílio de um contador ou profissional especializado em MEI para garantir o cumprimento correto das obrigações e evitar problemas futuros.
Lembrando que cada situação pode ter particularidades específicas, portanto, é importante buscar orientações atualizadas e personalizadas para o seu caso.
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O Simplifique, portanto, é um sistema que possibilita a emissão dos principais tipos de Notas Fiscais do mercado. NF-e e NFS-e tudo isso integrado ao sistema do contador.
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Por: Emili Nitske.
