Rateio de folha de pagamento: quando adotar
O rateio de folha de pagamento é uma forma de a empresa dividir os valores da folha de acordo com o tempo de disponibilidade ou dias trabalhados em cada contratante
Alguns setores da economia, como construção civil, agência de empregos temporários, cooperativas de trabalho e prestadoras de serviços de vigilância e limpeza, entre outras, alocam os seus empregados em outras empresas. Companhias que prestam serviços a terceiros, alocando os seus colaboradores nas dependências da contratante, ou naquela indicada por essa, devem elaborar o rateio na folha de pagamento, como afirma Bernadete Conceição, consultora trabalhista e previdenciária e coordenadora do Legalmatic na Contmatic Phoenix.
Em outras palavras, como diz Bernadete, o rateio da folha de pagamento é uma forma de dividir os valores da folha de acordo com o tempo de disponibilidade ou dias trabalhados em cada companhia contratante do serviço. “É importante destacar que, apesar do rateio, não há alterações na forma do colaborador receber o seu pagamento, que terá um único holerite com o total da sua remuneração do mês”, diz a consultora.
Como elaborar a o rateio da folha de pagamento
O primeiro passo para elaborar a folha de pagamento com rateio é ter um software que permita informar a alocação dos colaboradores na empresa contratante dos serviços. Para isso, é necessário, além do cadastro da companhia prestadora de serviços, ter o registro de todos os tomadores. Vale ressaltar que os códigos FPAS, Terceiros e RAT a serem informados são aqueles utilizados para os recolhimentos próprios da atividade. “A exceção é a agência de trabalho temporário que possui regras especificas para fins de recolhimento das contribuições devidas à Previdência Social e a terceiros, onde a Guia da Previdência (GPS) dos colaboradores temporários é calculada com base no código FPAS 655 e o código de terceiros 0001. Já os colaboradores permanentes (administrativos), para fins das contribuições previdenciárias utilizam o código FPAS 515 e o código de terceiros 0115″, explica Bernadete Conceição.
Depois de ter os cadastros basta vincular os colaboradores aos tomadores dos serviços. Os colaboradores que trabalham na administração da empresa também devem ser alocados, porém, na própria empresa prestadora dos serviços. No caso de um mesmo trabalhador prestar serviços para mais de um tomador no mês, esse deve estar vinculado aos respectivos tomadores, com as correspondentes remunerações. O mesmo se aplica aos trabalhadores da construção civil que prestam serviços a mais de uma obra, bem como aqueles que prestam serviços a tomador/obra e à administração da empresa, na mesma competência.
Uma dúvida recorrente de muitos contabilistas é o que fazer quando o colaborador é afastado ou desligado. Segundo as regras do Manual SEFIP o colaborador deve ser informado em todos os tomadores a que estiver vinculado, quando ocorrer a movimentação.
O que diz a legislação
A legislação que dispõe sobre o rateio da folha de pagamento é a Previdenciária, mais especificamente o artigo 47 da Instrução Normativa RFB nº 971 de 2009. De acordo com as regras, o cedente de mão-de-obra e o prestador de serviços são obrigados a elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral.
Para prestar as informações de forma distinta relacionando os colaboradores no CNPJ/CEI e na razão social e endereço do tomador de serviço/contratante, o cedente de mão-de-obra e o prestador de serviços precisa ratear cada colaborador ao respectivo tomador para o qual prestou serviços na competência.
A empresa prestadora dos serviços deve ainda entregar mensalmente a SEFIP/GFIP também com informações distintas por tomador de serviço e por obra de construção civil, contendo os seus dados cadastrais, os fatos geradores das contribuições previdenciárias e do FGTS, conforme normas previstas no Manual da SEFIP.
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