A importância do Encerramento do Balanço na preparação da ECD e ECF

Visando a entrega das declarações anuais Escrituração Contábil Digital – ECD e a Escrituração Contábil Fiscal – ECF, o encerramento do balanço é uma etapa fundamental neste processo. Por meio do encerramento do exercício, apurado pelo profissional de contabilidade, serão criadas informações para alimentar tais obrigações acessórias.

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O encerramento de balanço contábil continua sendo um processo importante para qualquer empresa, pois é a forma de garantir que os relatórios financeiros sejam totalmente precisos e reflitam sua saúde financeira. Além disso, as demonstrações financeiras também servem como um meio para que a empresa compare os seus resultados com os de seus concorrentes.

Mas o que é o encerramento do balanço?

Primeiramente você precisa saber que o Balanço Patrimonial é a demonstração contábil mais importante de uma empresa. É o documento contábil que, segundo o artigo 1.188 do Código Civil (Lei n° 10.406/2002), reflete a situação patrimonial real de uma empresa.

É através dele que podemos obter um retrato da saúde financeira de sua empresa em um determinado momento. Além disso, trata-se de uma ferramenta essencial para conhecer as finanças da sua empresa, analisar a liquidez, grau de endividamento e crescimento do patrimônio, para que as melhores decisões sejam tomadas.

O encerramento (ou fechamento) do balanço é um procedimento muito importante, pois é o processo de apuração do resultado da empresa (lucro ou prejuízo) e o momento de iniciar as ações futuras baseada na tomada de decisão do corpo societário da entidade.

Todos os registros de fatos que ocorrem na empresa durante o ano-calendário são registrados no livro diário e no final do período é feito o encerramento do balanço.

Na gestão financeira de uma empresa é a partir do encerramento do balanço que se obtém informações precisas sobre a saúde financeira do negócio, estratégias de redução de custos fiscais através de um bom planejamento tributário, análise futura da empresa, demonstração de índices, distribuição de lucros aos sócios, entre outras informações ricas que podem auxiliar e muito as administrações empresariais.

É importante ressaltar que o fechamento de balanço não se trata apenas de uma obrigação fiscal/contábil, mas sim de uma ferramenta de gestão estratégica que pode ajudar a identificar oportunidades de crescimento e tomar decisões mais acertadas. Além disso, trata-se de uma obrigação legal conforme previsto no artigo 1.179 do Código Civil brasileiro, aprovado pela Lei n° 10.406/2002.

Considerando que a Escrituração Contábil Digital – ECD apresenta toda a contabilidade da empresa, elaborada durante o ano-calendário e que a Escrituração Contábil Fiscal demonstra todos os fatos que influenciam a composição da base de cálculo do IRPJ e CSLL das empresas do Lucro Presumido, Lucro Real, Lucro Arbitrado e Imunes e Isentas, todos os elementos que compõem essas obrigações, passam pelo encerramento do balanço patrimonial.

Portanto, seguem algumas dicas para elaborar corretamente o encerramento de balanço:

1. Analisar todas as contas do Balanço Patrimonial:

Verificar os ativos, passivos e o patrimônio líquido. Cada valor deve representar a realidade da empresa, estar agrupado e indicado na sua natureza correta, além disso, é neste momento que devemos identificar os possíveis erros de escrituração contábil.

Analisar as contas Caixa, Clientes, Estoques, Contas do Ativo Imobilizado, Fornecedores e demais obrigações é primordial para o encerramento de balanço e consequentemente, enviar corretamente a ECD e ECF.

2. Analisar as contas componentes na Demonstração do Resultado do Exercício:

A DRE corresponde ao resultado econômico da empresa. Todos os recursos gerados e consumidos pela atividade da empresa compõem a DRE, com isso podemos analisar o desempenho da empresa ao longo de todo o período.

O resultado da empresa é peça chave para o recolhimento dos tributos, por isso, pensando em evitar uma malha fina da pessoa jurídica, o contador deve analisar todas as contas de Receitas, Custos e Despesas da empresa.

Lembre-se que hoje, com a adoção do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, não há mais fiscalização in loco, o contador é o elemento fiscalizador de todas as empresas.

3. Conciliação das contas:

A conciliação contábil consiste na comparação dos saldos das contas com um elemento externo à contabilidade. A conferência dos dados com outros registros são essenciais para apresentar a exatidão desses fatos. Cabe ressaltar que o CPC 00 exige a representação fidedigna dos fatos contábeis, o que mostra a necessidade da conciliação contábil.

4. Verifique o controle de Estoque:

Para o balanço patrimonial apresentar a real situação da empresa é necessário que o estoque das empresas sejam inventariados e seu custo seja mensurado confiavelmente.

Então, neste momento é importante pensar: Você faz o controle de estoque para os seus clientes? Eles elaboram o inventário periódico do Estoque? Essas são perguntas primordiais para manter o balanço patrimonial de forma integral e tempestiva.

5. Verificar o Ativo Imobilizado:

O Ativo Imobilizado corresponde aos bens tangíveis, destinados à atividade da empresa. Muitas vezes o Imobilizado corresponde a maior parcela do Ativo de uma empresa, por isso seu controle, custo, avaliação e vida útil devem ser mensurados através do inventário patrimonial.

6. Atentar-se a todas as Demonstrações Financeiras exigidas:

Verifique o porte da empresa e as demonstrações exigidas para tal. Não é o regime tributário que define a forma da contabilidade de uma empresa. Existem demonstrações exigidas para Microempresas, empresas de pequeno, médio porte, grande porte e S/A´s.

Pense também nos benefícios de executar corretamente o encerramento do balanço, como por exemplo a distribuição de lucros. O Regulamento do Imposto de Renda determina que os lucros apurados com base na escrituração contábil são isentos de tributação para o beneficiário. Portanto, seguir os passos supracitados são fundamentais para obter o resultado correto da empresa e consequentemente distribuir dividendos corretamente aos sócios.

Apresente aos sócios da empresa os resultados e índices apurados no encerramento de balanço.

• Indicadores de Indicadores de rentabilidade: Apresentam o quanto renderam os investimentos, ou seja, se o negócio dá lucro ou não.
• Indicadores de liquidez: Demonstram a relação do negócio entre o seu capital e as suas dívidas.
• Indicadores de endividamento: Demonstram o quanto um negócio possui de dívida sobre o valor de patrimônio e ativos.

Em resumo, o encerramento de balanço contábil é um processo complexo que exige atenção aos detalhes. A conclusão do balanço é uma etapa fundamental na gestão financeira de uma empresa, que oferece diversos benefícios para os gestores e para a segurança do negócio. É fundamental que as empresas levem essa etapa a sério e cumpram suas obrigações legais, a fim de garantir um negócio saudável e sustentável a longo prazo.

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Bacharel em Ciências Contábeis, Pós-graduado em Gestão Financeira e Controladoria. Consultor de Legislação Contábil e Societário. Professor e Palestrante da Contmatic Phoenix a mais de 10 anos, com experiência profissional na área de contabilidade, envolvendo Normas Internacionais de Contabilidade e Legislação Societária. Especialista em SPED Contábil – ECD e Escrituração Contábil Fiscal - ECF. Coautor do Livro SPED - As Principais Dúvidas Editora Viena.

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