Controle de notas fiscais: 8 dicas valiosas sobre como organizar
A infraestrutura das empresas de pequeno e médio porte é bastante diferente das grandes companhias. Além da estrutura física mais enxuta, a quantidade de colaboradores também é bem menor. Isso faz com que seja comum o empreendedor ser o responsável pelo controle de notas fiscais e a gestão financeira.
No entanto, ao falarmos de gestão contábil, é importante termos alguns cuidados, especialmente com relação ao controle de notas fiscais. Aliás, toda empresa é obrigada a emitir esses documentos e, caso não o façam, estão sujeitas a penalidades impostas pelo Fisco.
Tais penalidades podem comprometer a sustentabilidade e a saúde financeira do negócio. Então, é fundamental que o empreendedor esteja por dentro das informações mais importantes e conheça a situação financeira da empresa.
Aproveite a sua visita e conheça um software de controle financeiro que pode auxiliar no gerenciamento das notas fiscais da sua empresa.
O que é controle de nota fiscal?
Primeiro, vamos a um fato: toda empresa deve emitir nota fiscal – com exceção de alguns MEIs. Então, toda empresa precisa de um controle de nota fiscal. Ou seja, de um sistema de organização desses documentos onde possa ser feita uma gestão eficiente deles.
Esse sistema de organização deve envolver desde o armazenamento até a facilidade no acesso quando for necessário consultar uma nota fiscal específica – a fiscalização da Receita Federal pode exigir isso.
Sendo assim, o controle de nota fiscal deve ser pensado de forma que seja possível otimizar as tarefas de consulta e, ao mesmo tempo, aumentar a segurança dos documentos.
Por que é importante saber como fazer controle de notas fiscais?
Entendendo o que é o controle de notas fiscais deu para perceber que essa é uma atividade importante para a empresa – e por diversos motivos. O primeiro, e principal, está relacionado à questão financeira.
Se você, como empreendedor, não gerenciar esses documentos, provavelmente terá dificuldades em compreender os lucros e as perdas do seu negócio. E, isso é algo crucial para a sobrevivência da empresa.
Junto a isso, como citamos anteriormente, é importante ter conhecimento de que a Receita Federal é bastante rigorosa com relação às informações prestadas. Logo, se o governo identificar inconsistências ou falta de dados, a empresa poderá ser autuada.
Além desses dois fatores, há vantagens de começar a realizar esse gerenciamento o quanto antes:
- facilidade para identificar possíveis desvios de recursos;
- melhor controle com relação às entradas de recursos no fluxo de caixa;
- facilidade na identificação de quanto recurso financeiro deve ser destinado ao pagamento de impostos de cada transação;
- facilidade nas devoluções ou trocas de produtos;
- praticidade e agilidade para realizar consultas de dados e valores posteriores;
- redução de gastos com multas, erros e retrabalhos;
- em casos de fiscalização, organização e padronização dos documentos.
Como fazer o controle de notas fiscais?
Foi possível perceber a importância do controle de notas fiscais, certo?
Agora é o momento de descobrir como fazer a gestão desses documentos de maneira eficaz, desde a emissão da nota até o gerenciamento. É importante ter cautela para evitar erros, especialmente quando se trata de um volume grande de informações.
Entretanto, a boa notícia é que com algumas estratégias e dicas, é possível otimizar essa tarefa, garantindo mais segurança para as operações e mais qualidade para os dados armazenados.
1. Crie uma rotina
Um bom controle de notas fiscais envolve uma atividade bem enraizada no dia a dia do empreendedor. Então, a primeira dica é colocar esse processo na agenda do time, incluindo reuniões de alinhamento e de tarefas que tem como objetivo a realização desse controle.
Para que a rotina seja mantida é interessante ter algumas tarefas delegadas. Ou seja, defina quem recebe o produto, quem confere a NF-e, o responsável pelo financeiro e quem deverá armazenar o arquivo da nota fiscal.
Aliás, é muito importante destacar que cada nota fiscal possui um tempo de guarda. Ou seja, um período máximo em que a empresa precisa guardar. De modo geral, a Receita Federal exige um mínimo de 5 anos para esse documento contábil.
2. Defina um responsável para receber e emitir as notas fiscais
Com exceção das microempresas, as pequenas e de médio porte são formadas por diferentes tipos de profissionais. Ou seja, cada um é especializado em uma determinada demanda.
Isso significa, portanto, que nem todos têm o conhecimento necessário para cuidar das questões tributárias. No caso de um pequeno negócio, como uma floricultura ou padaria, é importante determinar um colaborador para atuar com a questão burocrática e de legislação – alguém da área administrativa, por exemplo, ou o próprio empreendedor.
Dessa forma, há mais chances de que a empresa receba as notas dos fornecedores e emita notas de clientes em tempo hábil. Isso, por consequência, aumenta a organização fiscal.
3. Fique atento aos prazos para pagamento
Foi criada uma rotina de atividades relacionadas ao controle de notas fiscais e há um colaborador atuando diretamente nesta frente. É importante, agora, criar uma rotina para a conferência das datas de pagamento.
Essa é uma das dicas mais valiosas para que o empreendedor tenha o controle de notas fiscais da sua empresa. Ao cumprir os prazos de pagamento, o empresário evita problemas com órgãos fiscalizadores, fornecedores e clientes, além de não pagar multas.
Então, verifique as datas de vencimento das notas e crie um controle sequencial. Aliado a isso, defina um dia da semana para pagar todas as notas que vão ter vencimento na semana seguinte, por exemplo.
Essa organização permite que as contas fiquem em dia e que o empreendedor não corra o risco de ter que arcar com o pagamento de juros e de multas – algo que prejudica a gestão financeira e impede a realização de novos investimentos.
4. Garanta que a nota fiscal é autêntica
Outra prática de extrema importância que deve entrar na rotina do responsável pelo recebimento das notas fiscais é a de analisar de maneira detalhada o documento, conferindo se ele é autêntico. Isso deve ser feito mesmo que os fornecedores sejam confiáveis, por segurança.
A autenticidade de uma NF pode ser verificada a partir de uma série de rotinas. A primeira, é considerada a mais simples, é analisar se os campos do documento estão preenchidos de maneira adequada.
Após isso, é válido analisar no site da Secretaria de Fazenda (SEFAZ) os documentos emitidos contra o seu CNPJ, para certificar e consultar todas as NFe feitas para a sua empresa.
5. Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores e clientes
O cultivo de uma relação harmoniosa tanto com fornecedores quanto com clientes é algo crucial no processo de controle de notas fiscais. Neste momento, você deve estar se perguntando o motivo disso.
Caso ocorra algum imprevisto nas notas fiscais emitidas ou recebidas, o empreendedor precisa entrar em contato com seus parceiros – sejam clientes ou fornecedores – para que eles cancelem a nota fiscal ou corrijam algum dado incorreto, por exemplo.
6. Certificar-se de armazenar com segurança
Toda empresa está sujeita à fiscalização e à auditoria dos órgãos fiscalizadores. E, é por meio das notas fiscais que o negócio comprova que prestou o serviço e recolheu os impostos de forma correta.
Por isso, destacamos mais uma vez a importância de armazenar as notas fiscais de forma organizada e segura. Isso permite apresentar ao Fisco de forma rápida e ágil.
Inclusive, vale lembrar que o armazenamento dos documentos deve ser feito tanto no formato físico quanto no digital. Então, para o primeiro caso, separe um local específico, que seja seguro e de fácil acesso, e contenha gaveteiros especiais, com categorias e classificações.
Com relação ao arquivo em formato digital, é indicado utilizar os mesmos critérios de separação e organização de pastas físicas. Para garantir a segurança das notas fiscais eletrônicas, é indicado a contratação de serviços na nuvem.
7. Treine e capacite sua equipe constantemente
É importante lembrar que, não basta ter ciência da importância da gestão adequada dos documentos, é preciso entender o que diz a legislação – quais são os riscos e os benefícios do controle, quais as melhores práticas e como fazer um controle alinhado com as demandas da empresa.
Com isso, é essencial o investimento em treinamentos e capacitação constantes – tanto para o profissional responsável quanto para si mesmo. Então, o empreendedor pode contratar cursos, palestras e ou solicitar ao contador para que ele ofereça palestras dentro da empresa, orientando e esclarecendo as dúvidas da rotina de trabalho.
8. Automatize o controle de notas fiscais
Por fim, uma dica extremamente valiosa é contar com o apoio de ferramentas tecnológicas para simplificar o controle de notas fiscais. Atualmente, há uma infinidade de soluções para as mais diferentes necessidades do setor contábil.
A partir do momento que o empreendedor conta com uma automação do controle de notas fiscais, ele passa a ter uma visão mais ampla das receitas e despesas da empresa. Com isso, é possível criar estratégias de gestão de recursos mais otimizadas.
Além disso, ao utilizar a tecnologia a favor da empresa, é possível aumentar a produtividade, reduzir custos, melhorar a performance do negócio e até mesmo simplificar o trabalho relacionado ao controle e reporte do setor financeiro.
Quais os erros mais comuns na gestão de notas fiscais?
Depois de compartilharmos oito dicas valiosas para organizar o controle de notas fiscais de sua empresa, decidimos trazer também os principais erros que são cometidos pelos gestores e dicas de como evitá-los.
Preencher a nota incorretamente
As notas fiscais são complexas e exigem muita atenção na hora do preenchimento – qualquer erro pode vir a causar transtornos futuros à empresa. Então, para evitar isso, use um sistema de gestão que ajuda na emissão das notas, registrando dados usados rotineiramente e permitindo salvar notas em rascunho.
Não arquivar todas as notas
É comum que algumas empresas tenham dificuldades para realizar o armazenamento e a organização das NF-es, visto que fornecem inúmeros serviços ou vendem uma grande quantidade de produtos, além da obrigação de arquivar as notas recebidas de outros negócios.
Para garantir o armazenamento e a organização de todas as notas, é essencial, portanto, implementar softwares de gestão destinados à gestão documental.
Confundir os termos
Em virtude das especificidades da área, é comum acontecer a confusão dos termos – o que pode gerar decisões equivocadas. Assim, se você, como empreendedor, ainda não sabe o significado dos principais termos utilizados, nós os separamos a seguir:
- NF-e: significa “Nota Fiscal Eletrônica” e é formato digital da nota;
- DANFE: Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – uma representação simplificada da NF-e;
- XML: é o formato em que o documento digital é armazenado, sendo necessário programas específicos para acesso.
Invista em um software de emissão de notas fiscais
É inegável que a transformação digital está trazendo uma série de vantagens para os empreendedores. Entre elas, podemos destacar a possibilidade de automatizar o controle das notas fiscais eletrônicas por meio do uso de softwares modernos.
Com a automatização dos processos, os times, e o próprio empreendedor, podem dedicar seu tempo para uma atuação mais estratégica. Ou seja, eles deixam de lado o trabalho burocrático para os computadores e a inteligência artificial.
Os softwares especializados no controle de Notas Fiscais, como o Simplifique, permite que o empreendedor faça a gestão de suas contas a pagar e receber de uma forma simples e intuitiva:
- Emissão de NF-e;
- Automação de Tributações;
- Atualização de Estoque;
- Controle de contas a receber;
- Envio automático de e-mail.
Aliado a isso, outra vantagem da adoção de um sistema completo é a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar, desde que tenha acesso ao computador. Isso aumenta a satisfação e a segurança dos colaboradores, que poderão trabalhar de forma remota, gerando melhores resultados para a empresa.
Vale destacar que o Simplifique possui teste grátis por 7 dias, sem compromisso e sem pedir cartão de crédito. Ou seja, você, como empreendedor, pode conhecer melhor a ferramenta e entender se ela é adequada ao seu negócio.
Portanto, se você seguir todas as nossas dicas, o controle de notas fiscais está muito mais simples e otimizado. Sua empresa ganha em qualidade de gestão e de processos, segurança, organização e produtividade!
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Por: Emili Nitske.
