DEFIS 2024: entenda o que é e os principais dados

Tributária 8 de Mar de 2024

A DEFIS é a declaração anual que deve ser enviada pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, com dados fiscais, contábeis e econômicos, de todos os seus estabelecimentos. Para o ano de 2024, a DEFIS com as informações correspondentes ao ano-calendário 2023, deverá ser apresentada até o dia 28/03/2024.

Conheça os principais dados para apresentar a DEFIS.

O que é DEFIS?

DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, ou seja, uma obrigação acessória, que precisa ser apresentada pelas empresas optantes pelo Simples Nacional. É a declaração da pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional.

Para que serve?

Sendo um módulo do PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional), a DEFIS é utilizada para que o contribuinte preencha com informações relativas às atividades do ano.

Tais informações serão compartilhadas entre a Receita Federal e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, Distrito Federal e Municípios. Ela é um dos objetos de cruzamento de dados.

Quem precisa entregar?

Precisa entregar a DEFIS, a Microempresa - ME e a Empresa de Pequeno Porte - EPP, desde que optantes pelo Simples Nacional, em relação ao período de abrangência da declaração.

Prazo da DEFIS

O prazo para apresentação da DEFIS é até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional. Isto é, a entrega é anual, para as situações normais.

Mas, no caso de ocorrer alguma situação especial, como é o caso de incorporação, cisão total ou parcial, extinção ou fusão, o prazo é diferente, conforme segue:

entrega até o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; ou
entrega até o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Prazo DEFIS 2024

A DEFIS 2024, ano-calendário 2023, deverá ser entregue até 28/03/2024. Apesar de haver a informação, nas Perguntas e Respostas do Simples Nacional - Questão nº 6.10, de que é irrelevante se o prazo (até 31 de março do ano-calendário subsequente) cai em dia útil ou não (fim de semana ou feriado), ele termina em 31 de março, não sendo prorrogado e tampouco antecipado, na Agenda Tributária de março/2024, a Receita Federal considerou o prazo como 28/03/2024. Assim, precisamos nos atentar ao prazo.

Período de abrangência

A abrangência da DEFIS corresponde ao ano-calendário anterior, de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Para empresa que teve início de atividade posterior a 1ª de janeiro, o prazo é a data de abertura, conforme o início da opção pelo Simples Nacional, até 31 de dezembro do ano-calendário.

Exemplo: A DEFIS que será entregue em 2024, conterá as informações relativas ao ano-calendário de 2023.

Para as situações especiais (incorporação, cisão total ou parcial, extinção ou fusão), o período da declaração será de 1º de janeiro até a data da situação especial.

Esclarecimentos sobre a data do evento de Situação Especial

Considera-se ocorrido o evento, na data:

1. da deliberação entre seus membros, nos casos de cisão total, cisão parcial, fusão e incorporação;

2. da sentença de encerramento, no caso de falência;

3. da expiração do prazo estipulado no contrato, no caso de extinção de sociedades com data prevista no

contrato social;

4. do registro de ato extintivo no órgão competente, nos demais casos.

No caso de existir data de baixa no cadastro CNPJ, esta será exibida para o usuário no campo “Data do evento”, que poderá confirmá-la ou alterá-la para data anterior.

Importante: Não é permitida a transmissão da DEFIS de situação especial se a data do evento não ocorreu durante o período de opção pelo Simples Nacional. Neste caso, deve ser entregue DEFIS situação normal.

Um exemplo disso é quando a empresa foi optante pelo Simples Nacional até 31/03/2023 e foi extinta em 20/04/2023. Neste caso, deverá apresentar, em 2024, a DEFIS situação normal referente ao período 01/01/2023 a 31/03/2023.

Tipos de DEFIS

São disponibilizados 4 tipos de DEFIS:

Declaração Original: é a primeira declaração apresentada pela pessoa jurídica, referente a um determinado ano-calendário.
Declaração Retificadora: é a declaração apresentada para retificar informações constantes de declaração original ou retificadora anteriormente apresentada.
Declaração de Situação Normal: é a declaração, original ou retificadora, que não é de situação especial.
Declaração de Situação Especial: é a declaração apresentada pela pessoa jurídica extinta (extinção voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada.

Como entregar a DEFIS?

Para entregar a DEFIS não é necessário baixar nenhum programa, basta preenchê-la e transmiti-la pela Internet, por meio do aplicativo disponível no Portal do Simples Nacional -> Menu Simples -> Serviços - Cálculo e Declaração - PGDAS-D e DEFIS.

Código de acesso e certificado digital

O acesso à DEFIS poderá ser com a utilização do código de acesso ou do certificado digital.

Conteúdo da DEFIS

A DEFIS será preenchida com dados econômicos e fiscais da empresa e com os dados específicos de cada estabelecimento, para o caso em que a empresa possua filiais, conforme demonstrados nas telas abaixo:

DADOS ECONÔMICOS E FISCAIS DA PESSOA JURÍDICA

INFORMAÇÕES A SEREM PREENCHIDAS POR ESTABELECIMENTO

Outros dados

Além desses dados indicados no tópico anterior, também deverão ser informados, dentre outros, os dados indicados a seguir:

Mudança de endereço do estabelecimento, indicando “sim” ou “não”
Dados referentes ao Município
Saídas por transferência de mercadorias entre estabelecimentos do mesmo proprietário
Autos de infração pagos ou com decisão administrativa irrecorrível decorrentes de saídas de mercadorias ou prestações de serviço não oferecidas à tributação, somente o valor da operação
Informações sobre prestação de serviços de transporte de cargas interestadual e/ou intermunicipal com e sem substituição tributária

Empresa inativa

Primeiro é importante definir o que é uma empresa inativa, para fins do Simples Nacional. Empresa inativa é assim considerada, a ME ou EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário (Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, § 3º).

E, estando nesta condição, ela precisa enviar a DEFIS, seguindo o passo a passo a seguir:

Mensalmente, deve enviar a receita bruta igual a zero, na apuração do PGDAS-D e transmiti-la;
Na DEFIS, deverá declarar a inatividade.

Se, em todos os meses do ano-calendário selecionado, o valor da receita mensal (RPA) for igual a zero, será exibida, na árvore da declaração, a opção para informar se esteve ou não inativa no ano-calendário:

Portanto, mesmo estando inativa, é necessário enviar a DEFIS.

Atenção para os rendimentos dos sócios

Os sócios de empresas optantes pelo Simples Nacional, também têm direito ao recebimento de pro labore, quando administrarem a empresa (sócios-administradores). Esse rendimento é tributável e definido por eles conforme o contrato social e a assembleia/reunião de sócios.

Assim, todo o valor pago durante o ano-calendário, deve ser informado nas obrigações acessórias correspondentes, como é o caso do eSocial, da DIRF e da EFD-Reinf.

O mesmo tratamento deve ser dado em relação aos lucros ou valores pagos com isenção do imposto de renda.

Atenção: A última DIRF foi apresentada até 29/02/2024 e caso queira saber detalhes, consulte o GUIA OFICIAL CONTMATIC DIRF 2024

Lucros ou valores pagos por empresas do Simples Nacional

São isentos do imposto de renda, na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário, os valores efetivamente pagos ou distribuídos ao titular ou sócio da microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, exceto aqueles correspondentes a pro labore, aluguéis ou serviços prestados.

Essa isenção fica limitada ao valor resultante da aplicação dos percentuais de presunção da base de cálculo do Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas - IRPJ (art. 15 da Lei nº 9.249/1995), sobre a receita bruta mensal, no caso de antecipação de fonte, ou da receita bruta total anual, tratando-se de declaração de ajuste, subtraído do valor devido na forma do Simples Nacional no período, relativo ao IRPJ.

O limite não se aplica na hipótese de a microempresa ou empresa de pequeno porte manter escrituração contábil e evidenciar lucro superior àquele limite.

Mais informações sobre o cálculo dos valores pagos, podem ser verificadas na Pergunta e Resposta IRPF 2023, questão nº 180.

CAMPOS CORRESPONDENTES NA DEFIS

Campo 7.1 - Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa (R$): Informar os rendimentos isentos do imposto de renda, na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário, efetivamente pagos ao sócio ou ao titular da pessoa jurídica, exceto os correspondentes a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados (lucros ou valores pagos com isenção).

Campo 7.2 - Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa: Informar como rendimentos tributáveis os valores pagos ao sócio ou ao titular da pessoa jurídica que corresponderem a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados.

Qual o valor da multa por entregar a DEFIS em atraso?

Quando a DEFIS for apresentada em atraso, ela não se sujeita à multa. Porém, as apurações dos períodos a partir de março de cada ano no PGDAS-D ficam condicionadas à entrega da DEFIS relativa ao ano anterior. Dessa forma, não existe previsão de multa pela entrega em atraso da DEFIS.

Porém, é importante lembrar, que existe multa para transmissão do PGDAS-D em atraso (art. 98 da Resolução CGSN nº 140/2018)

Retificação da DEFIS

Da mesma maneira que as outras declarações administradas pela Receita Federal, a DEFIS também poderá ser retificada, se o contribuinte assim precisar, quando verificar incorreções ou omissões de dados. A DEFIS retificadora terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada.

É possível retificar a DEFIS de situação especial, para alterar a data do evento informada, para uma data posterior, clicando no Check Box “Situação Especial” e informando a nova data.

Com esse procedimento, o aplicativo verificará se existem pendências de apurações e orientará o usuário a acessar o menu “Declaração Mensal > Declarar/Retificar”, permitindo realizar a(s) apuração(ões) do(s) períodos(s) subsequente(s) à data do evento anteriormente informada, até o mês da nova data do evento.

Para efetuar a apuração, o acesso ao PGDAS-D deve-se dar “por dentro” da DEFIS, acionando o menu “Acessar Apuração”. Mais detalhes sobre a retificação, podem ser verificados no MANUAL DO PGDAS-D E DEFIS

Transmissão da DEFIS e recibo de entrega

A transmissão somente será efetuada se não houver pendências. Ao concluir a transmissão, será apresentada a seguinte mensagem com o menu e as informações abaixo:

Após a transmissão com sucesso, selecione “Gravar Recibo”, para que o sistema gere o Recibo de Entrega em formato PDF para ser visualizado, salvo ou impresso pelo usuário.

Caso o usuário selecione a opção “Imprimir”, é exibida uma lista das DEFIS transmitidas.

Consulta da DEFIS transmitida

O sistema permite que o contribuinte consulte as declarações que foram transmitidas, pelo Portal do Simples Nacional, acessando: Simples -> Serviços -> Cálculo e Declaração -> Consulta Declaração Transmitida

Cruzamento de dados

Por fim, lembre-se de que os dados informados na DEFIS, serão objeto de cruzamento com outras obrigações acessórias administradas pela Receita Federal, bem como pelo Município, Estados e Distrito Federal, como é o caso de: NFS-e, NF-e, DIRPF, EFD-Reinf, eSocial, DCTFWeb, DeSTDA.

Esse cruzamento ocorre não só em relação às obrigações da própria empresa do Simples Nacional, como também com as obrigações acessórias com as quais a empresa tenha realizado algum tipo de operação fiscal.

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