Fique de olho: o FGTS Digital já está em vigor!

Com a publicação da Portaria MTE nº 240/2024, foi regulamentado o FGTS Digital, que já está em vigor desde março/2024. Conheça os detalhes e saiba como vai funcionar esse novo sistema do FGTS.

Regulamentação pelo MTE

O Ministério do Trabalho e Emprego, por meio da Portaria MTE nº 240/2024, publicada no Diário Oficial da União de 1º/03/2024, regulamentou a implementação e a operacionalização do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS Digital, que começou a vigorar nesta mesma data de publicação da Portaria.

O que é FGTS Digital?

O FGTS Digital é um conjunto de sistemas integrados, dedicados à gestão da arrecadação dos valores devidos ao FGTS e à prestação de serviços digitais. É uma nova forma de recolhimento do FGTS, que vai facilitar e simplificar a vida dos empregadores, utilizando informações do eSocial como base de dados, sendo a sua interação 100% pela web, com várias opções para gerar guias. 

Ele foi implementado com o objetivo de melhorar a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, e de aperfeiçoar a arrecadação, fiscalização, apuração, lançamento e a cobrança dos recursos do FGTS.

Quando começa a vigorar o FGTS Digital?

O FGTS Digital está vigorando desde a competência março/2024, com vencimento da Guia do FGTS Digital - GFD em 19/04/2024.

Mudança da data de vencimento do FGTS Mensal

Foi alterado o prazo de recolhimento do FGTS mensal dos empregados, passando para até o vigésimo dia de cada mês (Lei n 8.036/1990, art. 15). 

Obrigatoriedade do FGTS Digital e guias

Desde a competência MARÇO/2024, todos os empregadores obrigados a recolher FGTS deverão utilizar o FGTS Digital para gerar suas guias e realizar toda a gestão do pagamento desses valores, com exceção do Empregador Doméstico, Microempreendedor Individual - MEI e Segurado Especial - SE.Dessa forma, todos os empregadores dos grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial (conforme cronograma disponível no portal do eSocial) já estarão transmitindo eventos de remuneração por esse sistema.

Empregador Doméstico

O empregador doméstico continuará recolhendo o FGTS mensal e rescisório utilizando a guia DAE gerada pelo eSocial. Futuramente, utilizará o FGTS Digital, apenas para requerer parcelamentos de débitos do FGTS.

Contudo, enquanto essa funcionalidade não é implementada, caso queira realizar um parcelamento, deve procurar os canais de atendimento da CAIXA.

MEI e Segurado Especial

Quanto aos empregadores MEI e Segurado Especial, recolherão de acordo com o quadro abaixo:

Sendo assim, o MEI e o segurado especial continuarão a recolher o FGTS juntamente com o DAE mensal gerado pelo eSocial. Caso o MEI ou segurado especial demita um trabalhador a partir de 01/03/2024, por um motivo de desligamento que gere direito ao saque do FGTS, deverá registrar a rescisão no eSocial e acessar o FGTS Digital para gerar a guia com os valores de FGTS incidentes sobre o mês da rescisão, 13º proporcional, aviso prévio indenizado e a multa do FGTS (40% ou 20%).

Além disso, no mês do desligamento esses empregadores ainda terão que emitir o DAE no eSocial para recolhimento da contribuição previdenciária (INSS).

Como saber quando utilizar o FGTS Digital ou a SEFIP?

Em relação ao recolhimento de valores de FGTS mensal ou rescisório, devidos para fatos geradores ocorridos desde a competência MARÇO/2024, este deve ser realizado via FGTS Digital conforme o Edital SIT nº 04/2023.

Assim, os débitos de competências até FEVEREIRO/2024, continuarão sendo quitados por meio de guias emitidas pela CAIXA e, caso exista parcelamento de débito já contratado até esta data, os valores contemplados pelo contrato deverão ser informados e recolhidos pela SEFIP.

Atenção: O critério para definição de qual sistema deverá ser utilizado será a data do fato gerador (regime de competência).

Vejamos alguns exemplos:

• FGTS mensal da competência fevereiro/2024: o recolhimento será realizado via SEFIP/CAIXA, com vencimento até o dia 07/03/2024
• FGTS rescisório de um desligamento que ocorreu em 26/02/2024: o recolhimento será realizado via GRRF/CAIXA, com vencimento em 07/03/2024**
• FGTS mensal da competência março/2024: o recolhimento será realizado via FGTS Digital, com vencimento até o dia 19/04/2024 (sexta-feira)
• FGTS rescisório de um desligamento que ocorreu em 04/03/2024: o recolhimento será realizado via FGTS Digital, com vencimento até o dia 14/03/204

Vale ressaltar que, apesar do Manual de Orientações do FGTS digital constar que o recolhimento nesta situação pode ser feito até dia 07/03, recomendamos efetuar o recolhimento até 06/03/2024, visto que a legislação determina como início da contagem do pagamento dos haveres rescisórios como sendo o próprio dia do desligamento (art. 477, §6º da CLT), sendo assim, o 10º dia é 06/03/2024 e não 07/03/2024 como dispõe o manual. 

Valores devidos a partir de março/24 relativos a períodos anteriores

Desde a folha de pagamento da competência março/2024, caso seja necessário enviar remunerações relativas a valores devidos a competências anteriores ao período de apuração, diferença de valores devidos pelo reajuste da data base, por exemplo, o recolhimento do respectivo FGTS sobre essa base de cálculo deverá ocorrer via FGTS Digital, juntamente com o FGTS gerado sobre as demais verbas devidas no mês da apuração. 

Mais detalhes sobre esse tipo de pagamento podem ser verificados no item 5.1.8 do Manual de Orientação do FGTS DIGITAL.

Excepcionalmente, a Secretaria de Inspeção do Trabalho poderá estabelecer procedimentos específicos de geração de guias para o recolhimento do FGTS, inclusive com a utilização de ambientes distintos do FGTS Digital, para atender situações de contingência. Após o encaminhamento de valores de FGTS para inscrição em dívida ativa, a geração e o recolhimento de Guia do FGTS Digital – GFD a eles relativos serão automaticamente bloqueados no FGTS Digital.

Folha de pagamento e declaração relacionada ao FGTS

A obrigação de elaborar a folha de pagamento e de declarar os dados relacionados aos valores do FGTS, de demais informações de interesse do Ministério do Trabalho e Emprego, será do empregador ou responsável, mediante o envio de arquivos e informações ao eSocial e ao FGTS Digital.

Assim, tendo em vista tal disposição, desde 1º/03/2024, entrada em vigor do FGTS Digital, essas informações prestadas representam declaração e reconhecimento dos créditos delas decorrentes, com efeitos de confissão de débito e constituição de crédito de FGTS, exceto para os empregadores domésticos, segurado especial e MEI, para os quais o efeito de confissão de débito e constituição de crédito já vigora com fundamento em leis específicas.

Veja abaixo, o quadro sinótico de Informações do eSocial e folha:

eSocial e FGTS Digital

O envio de admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e, principalmente, as remunerações terão impacto quase simultâneo na gestão e geração de guias e outros serviços do sistema. Para cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital.

Os empregadores terão até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência para envio da folha. Para envio das verbas rescisórias, as empresas terão até 10 dias contados a partir do término do contrato para enviar os desligamentos. Quando os prazos previstos recairem em dia não útil, a declaração deverá ser antecipada para o dia útil imediatamente anterior.

Para apuração do FGTS devido, o FGTS Digital utilizará basicamente os eventos cadastrais e contratuais (S-2190 a S-8299) e os totalizadores de FGTS (S-5003, S-5503 e S-5013) gerados pelo eSocial. Não será necessário fechar a folha de pagamento (evento S-1299) para que o empregador possa gerar guias de determinada competência (mês). 

Quando tiver grande volume de dados transmitidos, poderá haver um intervalo maior de tempo entre o envio e o processamento interno do FGTS Digital, e o empregador deve certificar-se de que todas as remunerações transmitidas já constam na tela. 

Para simplificar esse processo, principalmente para empresas com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013). Após essa verificação, o sistema indicará o status da folha (fechada ou aberta) e o horário em que foi realizada aquela validação.

Transmissão dos eventos de remuneração

Após a transmissão dos eventos periódicos de remuneração, o FGTS Digital automaticamente irá apropriar esses dados, permitindo ao empregador gerar guias para pagamento ou realizar outros controles, como parcelamentos, compensações e restituições. 

O processamento dos eventos pelo FGTS Digital não bloqueia qualquer ação do empregador no eSocial. No entanto, o sistema foi preparado para disponibilizar seu conteúdo em poucos minutos, de forma que o usuário possa gerar guias e outros procedimentos de forma rápida. A velocidade do processamento poderá ser prejudicada por picos de eventos transmitidos.

SEFIP versus eSocial

A seguir, a comparação entre o processo anterior do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP e a nova forma de declaração de informações - eSocial:

Em momento posterior, todos os recolhimentos de FGTS do passado serão realizados via FGTS Digital utilizando esses campos do eSocial, desativando definitivamente a GFIP para fins de FGTS e possibilitando a utilização de todas as ferramentas do FGTS Digital, para otimizar e simplificar os processos de trabalho. Ainda, sem previsão de quando isso ocorrerá.

Orientações: recolhimento de multa e FGTS rescisório

O recolhimento de FGTS sobre as verbas rescisórias de desligamento ocorrido desde 01/03/2024, com motivo que permite o saque do FGTS, deve ocorrer via guias do FGTS Digital. O eSocial permite que o empregador envie eventos de desligamento com até 10 dias de antecedência. 

Para o caso em que o empregador tiver transmitido ainda em fevereiro/2024 um desligamento com data de março/2024, deverá gerar a respectiva guia dentro do FGTS Digital.

IMPORTANTE: O empregador não deve utilizar a GRRF/Conectividade Social para efetuar os pagamentos do FGTS sobre a rescisão, sob o risco de ter que solicitar devolução desses valores à Caixa e ainda ter de pagar novamente via FGTS Digital, inclusive com encargos se houver eventual atraso no prazo.

Reclamatória trabalhista

Em caráter excepcional, todas as empresas poderão utilizar o Conectividade Social e os sistemas a ele integrados para a geração de guia de recolhimento do FGTS decorrente de Processo Trabalhista. 

Dessa forma, até que a Secretaria de Inspeção do Trabalho publique, em Edital, a data a partir da qual deverá ser utilizada a funcionalidade de geração da guia respectiva por meio do FGTS Digital, continuarão a ser utilizados os códigos 650 ou 660 da Tabela de Códigos de Declaração/Recolhimento do SEFIP, conforme orientações que dispostas no Manual de Orientação ao Empregador – Recolhimentos Mensais e Rescisórios ao FGTS e das Contribuições Sociais publicado pela Caixa Econômica Federal.

Retificação das declarações

O empregador ou responsável pelo FGTS deverá proceder à retificação da folha de pagamento e das declarações, quando necessário, nos respectivos sistemas.

Comprovação das obrigações   

A elaboração da folha de pagamento e a declaração dos dados relacionados aos valores do FGTS e outras informações de interesse do MTE, será comprovada:

• pelo número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial, quando da recepção e validação do evento correspondente; ou
• pelo número de identificação atribuído pelo FGTS Digital ao histórico de remunerações ou à declaração do valor total da base de cálculo da indenização compensatória.

Como acessar o FGTS Digital

O acesso ao FGTS Digital será feito mediante autenticação da identidade digital na Plataforma gov.br, com selo de confiabilidade no nível prata ou ouro.

Saiba mais sobre os níveis da conta gov.br acessando aqui

Acesso pela empresa

O acesso da pessoa jurídica ou equiparada será efetuado pela pessoa física que a represente legalmente perante o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ ou com a utilização de certificado digital da pessoa jurídica (e-CNPJ), cujo responsável corresponda ao seu representante legal perante o CNPJ.

No primeiro acesso ao FGTS Digital, será necessário que o usuário faça a conferência dos dados cadastrais, informe pelo menos um endereço de correio eletrônico (e-mail), telefone de contato e frase de segurança, além de, posteriormente, mantê-los atualizados.

O FGTS Digital e os sistemas a ele integrados utilizarão os dados cadastrais declarados perante a Receita Federal do Brasil no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF e no CNPJ, obrigando o empregador ou responsável pelo FGTS, a mantê-los corretos e atualizados, especialmente o endereço completo de seu principal domicílio, os quais serão considerados válidos para todos os atos fiscais que vierem a ser realizados.

Procuração digital

O acesso ao sistema do FGTS Digital poderá ser feito por procurador ou por substabelecido, desde que indique precisamente os atos e serviços disponíveis a serem executados pelo outorgante, bem como a vigência do mandato, que não poderá exceder o prazo de 5 anos.

O acesso ao FGTS Digital somente será permitido pelo procurador ou substabelecido:

• quando pessoa física: mediante utilização de certificado digital; e
• quando pessoa jurídica ou equiparada: mediante utilização de e-CNPJ cujo responsável corresponda ao representante legal perante o CNPJ.

Poderão  ser utilizados os seguintes certificados:

• Certificado A1: assinatura fica armazenada no próprio computador do usuário;
• Certificado A3: são armazenados em mídias portáteis, como tokens USB ou cartões com chip;
• Certificado em Nuvem: Dispensa o uso de dispositivos físicos, pois fica armazenado diretamente no servidor de algum prestador deste serviço, com acesso via internet.

Saiba mais sobre a procuração digital neste passo a passo.

Geração e recolhimento da Guia do FGTS Digital - GFD

A geração da Guia do FGTS Digital - GFD deverá ser realizada pelo empregador ou responsável, mediante utilização do respectivo sistema, que considerará os dados e informações declarados:

• no eSocial, por ocasião da elaboração da folha de pagamento e declaração de outras informações; e
• no FGTS Digital, em relação ao histórico de remunerações e afastamentos ou ao valor total da base de cálculo da indenização compensatória do FGTS, quando cabível.

Observando as regras específicas do Simples Doméstico, segurado especial e MEI, a geração e o recolhimento da GFD serão obrigatórios para valores devidos sobre fatos geradores ocorridos:

• a partir da implementação da etapa de operação efetiva do FGTS Digital (março/2024); e
• em data anterior à de operação efetiva do FGTS Digital (até fevereiro/2024), em relação às parcelas remuneratórias de períodos de apuração anteriores, e quando declarados, relativos a  dados referentes às informações cadastrais, contratuais e bases de cálculo do FGTS devido, por competência, relativos às decisões ou acordos homologados a partir do início de operação efetiva do FGTS Digital.

Guia do FGTS Digital - GFD

Para fins de geração da GFD, os débitos de cada trabalhador serão identificados por campos chave, respeitado o seguinte agrupamento de dados:

• período de apuração;
• lotação tributária;
• matrícula;
• o mesmo grupo de tipo de valor, assim entendido o FGTS devido sobre a remuneração mensal, sobre a remuneração rescisória e sobre a remuneração das verbas indenizatórias.

Referente ao FGTS decorrente da indenização compensatória devida ao trabalhador, o débito será identificado apenas pelo campo matrícula.

CICLO DE VIDA DA GUIA DO FGTS DIGITAL - GFD

Veja a seguir, a primeira guia do FGTS Digital, que foi gerada no dia 1º/03, por um empregador pessoa física (CPF), referente ao FGTS de dois trabalhadores da competência março/2024, que possui vencimento em 19/04/2024.

Recolhimento via PIX: única possibilidade

A única forma de recolhimento da Guia do FGTS Digital - GFD será via PIX, o que evitará fraudes em relação ao FGTS, promovendo a rapidez na arrecadação e no depósito dos valores recolhidos nas contas dos trabalhadores.

O pagamento poderá ser efetuado a partir de uma conta corrente, conta poupança ou conta de pagamento pré-paga, e será gratuito para pessoas físicas e pessoas jurídicas na modalidade “Pix - Cobrança”, utilizada pelas guias do FGTS Digital.

Com o PIX, será possível realizar pagamento por meio da leitura de QR Code ou informar código gerado a partir deste (Pix Copia e Cola), bastando ao empregador acessar o aplicativo ou internet banking de sua instituição financeira. Como o QR Code contém dados essenciais, não existentes nos códigos de barras atuais, proporcionará, também, precisa apropriação da arrecadação.

Limite de horário para pagamento

No dia do vencimento da guia do FGTS Digital, o empregador conseguirá efetuar o pagamento até o horário cadastrado no código do Pix da guia, atualmente até às 21h59min59s. Nos dias anteriores ao vencimento, não haverá limite de horário para pagamento na rede bancária.

Impossibilidade de pagamento em dinheiro

Não será possível o pagamento via PIX com dinheiro em espécie. De acordo com as regras do Banco Central, todo pagamento via PIX deve ter como origem valores depositados em conta bancária. Dessa forma, o pagamento deverá ocorrer pelo usuário utilizando os sistemas disponibilizados pelo seu banco ou agente financeiro. 

O empregador poderá efetuar o pagamento de uma guia Pix em casas lotéricas, desde que o valor para pagamento tenha como origem um “Pix Saque”, ou seja, é realizado um saque na lotérica utilizando essa opção e, com esse saldo, é efetuada a liquidação da guia Pix do FGTS.

Certificado de Regularidade do FGTS - CRF

A Secretaria de Inspeção do Trabalho, para fins de subsidiar a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS - CRF, fornecerá ao agente operador do FGTS as informações acerca do cumprimento da obrigação principal e das obrigações acessórias relativas ao FGTS, diante das declarações realizadas pelo empregador ou responsável nos sistemas eSocial e FGTS Digital, bem como dos recolhimentos realizados.

Porém, o CRF poderá ser influenciado por inconsistências relacionadas no art. 29 da Portaria MTE nº 240/2024.

Parcelamento de débito de FGTS no FGTS DIGITAL

Poderá o empregador, registrar pedidos de parcelamento de maneira simplificada, uma vez que as bases de cálculo declaradas no eSocial serão aproveitadas e a empresa não precisará enviar novamente os valores a parcelar no momento da formalização ou da geração das guias das parcelas. 

Para fins do parcelamento, os valores devidos ao FGTS que não tenham sido encaminhados para inscrição em dívida ativa poderão ser parcelados no FGTS Digital, observando o que segue:

• valores decorrentes de fatos geradores declarados em competência de apuração ocorrida anteriormente à data da implementação da etapa de operação efetiva do FGTS Digital, serão, em caráter transitório, objeto de parcelamento junto ao agente operador do FGTS, conforme a Resolução nº 1.068/2023, do Conselho Curador do FGTS; e
• valores decorrentes de fatos geradores declarados em competência de apuração a partir da data de implementação da etapa de operação efetiva do FGTS Digital, serão parcelados junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, por intermédio da Secretaria de Inspeção do Trabalho.

O módulo de parcelamento será divulgado em breve, para todos os débitos a partir de 01/03/2024. Contudo, os débitos até fevereiro/2024 continuam sendo parcelados pela CAIXA.

Recolhimento de FGTS até a competência fevereiro/2024

No caso em que o empregador tenha que realizar qualquer recolhimento de competências anteriores a março/2024, mesmo que em atraso, deverá utilizar os sistemas da Caixa (SEFIP/GRRF/Conectividade Social). 

Neste momento, o parcelamento de débitos até fevereiro/2024 também será realizado pela Caixa, bem como qualquer pedido de devolução de valores desse período.

Compensação e restituição

O empregador ou o responsável pelo recolhimento do FGTS poderá, por intermédio do FGTS Digital, requerer a compensação ou a restituição de valores recolhidos indevidamente ou a maior, sendo que apenas os valores de FGTS recolhidos pela GFD serão passíveis de solicitação para compensação ou restituição pelo FGTS Digital.

Resumo dos benefícios do FGTS Digital

• Cálculo automático da multa do FGTS com base no histórico de remunerações do eSocial
• Ferramenta automática para recomposição de salários de períodos anteriores e pagamento da indenização compensatória
• Utilização do PIX como ferramenta de pagamento do FGTS, gerando ganhos de confiabilidade, agilidade e facilidade, e otimizando o processo de individualização na conta do trabalhador
• Utilização das remunerações (base de cálculo) informadas no eSocial, que permitem uma alteração pontual nas informações por trabalhador, sem necessidade de reenviar informações dos demais
• Sem necessidade de desenvolver ou utilizar outros sistemas, o que traz a redução do tempo gasto em processos burocráticos
• Automatização dos processos de restituição, compensação e parcelamento, eliminando formulários manuais e deixando todo o processo transparente, rápido, seguro e digital
• Geração rápida de guias, com possibilidades de personalização dos critérios para sua geração, de acordo com a necessidade do empregador, inclusive englobando débitos de vários meses numa única guia
• Diminuição do tempo gasto para creditar os valores nas contas dos trabalhadores. Segurança na identificação dos favorecidos, pois as guias são geradas de forma  individualizadas
• Visão gerencial dos débitos pelo empregador, inclusive de valores gerados por fiscalizações
• Cobrança tempestiva de débitos com o lançamento por homologação, permitindo que 100% dos valores declarados pelas empresas possam ser cobrados imediatamente, bloquear a CRF ou inscrição em DAU
• Automatização de Informações - atualização automática de informações que precisam ser fornecidas à CAIXA e que serão transmitidas pelo FGTS Digital -  por exemplo - mudanças cadastrais ou contratuais do trabalhador registradas no eSocial. Referido procedimento elimina a necessidade de uma chave de liberação do saque do FGTS, em situações de desligamento que dão direito ao saque
• Cumprimento quanto à responsabilidade de elaborar a folha de pagamento, declaração de dados e melhoria nos processos da Inspeção do Trabalho

Mais informações sobre o FGTS Digital

Mais informações podem ser obtidas nos seguintes canais:

• Ministério do Trabalho e Emprego:
  https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital
• Manual e documentação técnica do sistema:
  https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/manual-e-documentacao-tecnica

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Por: Elaine Araujo, Elaine Almeida, Lucas de Jesus e Michelle Camargo