E-social para iniciantes: tudo que você precisa saber

Trabalhista 15 de Jun de 2023

O departamento pessoal vem passando por muitas mudanças no decorrer dos anos, com o passar do tempo diversos fatores alteraram a rotina trazendo mais praticidade e agilidade no envio das demandas operacionais.

O eSocial, projeto criado em 2014, foi a grande revolução para o DP, pois com ele entramos na era digital, conhecido como SPED Trabalhista, essa transformação veio acontecendo nos últimos anos alterando o formato de trabalho do profissional trabalhista.

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É de grande importância que o profissional de Departamento Pessoal entenda a sistemática desse novo modelo de trabalho, pois sem isso não é possível atuar no DP.

Este projeto do Governo Federal trouxe objetivos com a implantação dele, sendo duas delas que destaco de extrema importância:

Racionalizar e Simplificar o envio de obrigações: Este objetivo já vem funcionando com o decorrer do eSocial eliminando algumas obrigações mensais e anuais, com isso trazendo mais qualidade e tempo na rotina.
Fiscalização: por se tratar de um projeto 100% digital, o Governo fiscaliza as empresas em tempo real, eliminando visitas de fiscais, podendo ocorrer multas por não cumprimento de prazos estabelecidos em lei.

Quando falamos de sistema novo por trás dele sempre há uma mudança, formas de processos e entregas acabam sendo afetados, no início de sua implantação em 2018 precisamos nos adaptar a algo totalmente novo para todos os profissionais, mas os desafios foram diversos nas quais destacamos dois:

Mudança de Cultura das Empresas: o eSocial possui muitos prazos a serem cumpridos, por exemplo Admissão, o funcionário deve iniciar na empresa já com o registro e exame admissional prontos e enviados até o dia útil anterior, muitas empresas foram resistentes ao cumprir o prazo pois estavam acostumados com uma rotina de enviar uma admissão para o Departamento Pessoal sem cumprir o prazo, acredite se quiser, ainda temos esse desafio com empresários que não cumprem prazos e querem enviar no tempo deles.
Sistemas Lentos: o Esocial funciona via WEB e desta forma muitas vezes ele apresenta uma enorme lentidão, deixando profissionais cansados e estressados de uma rotina que se torna cansativa.

O Esocial foi inserido para as empresas de forma progressiva, começando por aquelas que tinham um faturamento superior a 78 milhões em 2016. Assim era possível o Governo ir acompanhando a implantação e entender se o sistema criado era o ideal para receber toda a demanda que as empresas estavam enviando.

No entanto, como dito, toda mudança gera desconforto e o medo de fazer errado algo novo,como o eSocial, e que exige um nível de conhecimento em legislação trabalhista, por possuir poucas empresas nesta primeira fase de implantação o recebimento dos eventos do eSocial foram tranquilos.

O pico ocorreu em 2021

Em 2021, de acordo com a implantação do eSocial todas as empresas existentes no Brasil como MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, foram obrigadas a enviar todos os eventos ao sistema como: Admissão, férias, Rescisão, Afastamentos, Folha de Pagamento etc.

Dessa forma, tudo que ocorre de movimentação trabalhista a partir de 10/2021, o envio se tornou para 100% das empresas privadas, um dos maiores problemas encontrados na ocasião era o sistema não funcionar em horário comercial, deixando então profissionais extremamente sobrecarregados precisando muitas vezes trabalhar aos finais de semana ou em horários noturnos a partir das 22h00.

Qualificação cadastral: melhoria nos dados contratuais

A qualificação cadastral é um dos processos efetuados no momento de uma admissão para verificar se os dados do novo funcionário estão certos na base de dados da Receita Federal do Brasil. Desta forma, é necessário fazer uma consulta através do site: Consulta Qualificação Cadastral - (inss.gov.br) e informar Nome Completo, Data de Nascimento, CPF e Número do PIS.

Com base nesses dados, o sistema da Receita Federal faz a busca por divergências. Caso ocorra algo divergente no cadastro, ele recusa a admissão até que o funcionário ajuste seu cadastro.

Um tipo de erro muito comum que o sistema encontra é sobrenome diferente por mudança de estado civil de casado para solteiro ou vice-versa. Havendo essa inconsistência, o eSocial não aceita admissão, a qualificação cadastral no momento da admissão evita problemas futuros no momento de uma demissão para saque do FGTS e recebimento do seguro desemprego.

Obrigações acessórias: quais foram substituídas ou serão substituídas em breve?

Um dos objetivos, como mencionado, do eSocial era a simplificação no envio das obrigações acessórias, abaixo destaco quais são e quando elas foram substituídas:

CAGED: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados era uma declaração mensal que era utilizada para informar ao Ministério do Trabalho as movimentações de Admissão, Rescisão e Transferência de empregados. Desta forma o funcionário só conseguia receber o seguro desemprego quando era informado no Caged seu desligamento. O envio mensal deveria ocorrer até o dia 07 do mês subsequente ao evento ocorrido, no entanto, a falta do envio desta declaração acarretava uma multa com valor baixo, porém trazia prejuízos ao trabalhador. Tal declaração mensal foi extinta em Janeiro/2020, sendo assim admissões e rescisões são enviadas pelo eSocial através dos eventos S2200 e S2299.
CTPS DIGITAL: Uma das maiores mudanças que o eSocial nos trouxe foi a CTPS DIGITAL, todas as informações do contrato de trabalho agora são 100% digitais, onde o funcionário pode baixar o APP e acompanhar em tempo real seu contrato de trabalho como Salário, data de Admissão e Cargo. A CTPS Física não é mais utilizada e desde então não é mais emitida em todo o território brasileiro. Essa mudança trouxe mais agilidade nos processos de demissão, pois não é necessário anotar no papel a data de saída e suas atualizações contratuais, evitando que a empresa fique sem conseguir dar baixa porque em muitos casos o funcionário demitido não voltava mais na empresa. Além disso, agora o número da CTPS é o número do CPF do funcionário.
RAIS: A Relação Anual de Informação Social é enviada de forma anual entre os meses de Março e Abril para informar a remuneração do ano base anterior, tal declaração é utilizada para recebimento do Abono do PIS. De acordo com o cronograma de substituição do eSocial, essa declaração foi parcialmente substituída, sendo dispensado o envio para empresas dos Grupos 01, 02 e 03 (empresas privadas), sendo necessário somente empresas do grupo 04 (órgão público) em 2023
DIRF: A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte também é uma declaração anual enviada no mês de Fevereiro, referente ao ano base do ano anterior. Essa declaração é utilizada para que os funcionários possam declarar o IRPF, porém ainda temos em nossa rotina anual o envio no mês de Fevereiro, mas está prevista sua substituição em 2024. Isso quer dizer que informações de IR de 2023 serão informadas na DIRF em 2024, porém a partir de Janeiro/2024 os valores serão informados via eSocial.
EMISSÃO GPS/DARF: Com a entrada do eSocial, o Governo também alterou a forma de emissão do INSS, antes era via SEFIP. Mas, com a implantação começou a ser via DCTFWEB, conhecido como DARF Previdenciário. Com esse novo formato de guia, é possível fazer o pagamento via QR CODE, facilitando para às empresas.
FGTS DIGITAL: uma das grandes promessas é a substituição 100% da SEFIP. Mas para que isso ocorra é necessário que o FGTS migre para a plataforma digital, a previsão é que essa mudança ocorra em 2024, o pagamento será exclusivo via PIX e em cálculos de competências anteriores o sistema trata mais agilidade nesse processo.
PPP: O PPP é utilizado para funcionários que têm direito a aposentadoria especial, em 2023 foi substituída sua emissão no formato de papel para eletrônico via MEU INSS.
IR via DCTFWEB: O imposto de renda descontado em folha também passa por mudança, até 04/2023 sua emissão é via SICALC, a partir de 05/2023 a guia passa a fazer parte da DCTFWEB onde já consta o recolhimento previdenciário.

Entender como funciona o eSocial é fundamental para qualquer profissional de DP, seja você iniciante, seja você com experiência, o tempo todo temos mudanças e ter o hábito de se manter atualizado é fundamental para o crescimento.

Quer mandar bem no envio dos eventos? A dica é entender a legislação trabalhista, pois o eSocial é um programa online que pede informações das relações trabalhistas, ele não alterou nenhum prazo da legislação, portanto se o profissional não tem conhecimento na legislação não conseguirá enviar o eSocial de forma correta.

Outra dica de extrema relevância é antecipar os envios, pois como já sabemos em alguns momentos o sistema apresenta lentidão atrasando o envio no prazo. Se programe para não correr o risco de enviar coisas fora do prazo, a palavra que deve fazer parte do seu dia a dia é planejamento.

E falando em planejamento, vamos conhecer alguns prazos do eSocial:

S2200 – Admissão: O evento deverá ser enviado um dia útil antes do início da jornada de trabalho;
S2299 – Desligamento – As rescisões devem ser enviadas com até 10 dias corridos após o desligamento.
S1200 e S1299 – estes eventos compõem o fechamento da folha de pagamento para apuração do INSS e IR, devendo ser enviado até o dia 15 do mês subsequente.
S2230 – Afastamentos como férias, auxílio doença e licença maternidade devem ser enviados até o dia 15 do mês subsequente.

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