ECF - 10 principais dúvidas para a entrega

Contábil 12 de Jun de 2023

Desde o ano-calendário 2014, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ)

Na Escrituração Contábil Fiscal - ECF devem ser registradas todas as operações que influenciam na composição da base de cálculo e o valor devido do IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), mais as informações econômicas e gerais das empresas, especialmente quanto:

I - à recuperação do plano de contas contábil e saldos das contas, para pessoas jurídicas obrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) relativa ao mesmo período da ECF;

II - à recuperação de saldos finais da ECF do período imediatamente anterior, quando aplicável;

III - à associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com o plano de contas referencial, definido pela Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis) por meio de Ato Declaratório Executivo;

IV - ao detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do lucro real, no Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis por meio de Ato Declaratório Executivo;

V - ao detalhamento dos ajustes da base de cálculo da CSLL, no Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis por meio de Ato Declaratório Executivo;

VI - aos registros de controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar em exercícios subsequentes, inclusive prejuízo fiscal e base de cálculo negativa da CSLL;

VII - aos registros, lançamentos e ajustes que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do lucro real e da base de cálculo da CSLL, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial, ou sejam diferentes dos lançamentos dessa escrituração; e

VIII - à apresentação do Demonstrativo de Livro Caixa, a partir do ano-calendário de 2016, para as pessoas jurídicas optantes pela sistemática do lucro presumido que se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro 1995, e cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais), ou proporcionalmente ao período a que se refere.

Vale ressaltar que a ECF é entregue de forma centralizada pela matriz. No caso de pessoas jurídicas sócias ostensivas de Sociedades em Conta de Participação (SCP), a ECF deverá ser transmitida separadamente, para cada SCP, além da transmissão da ECF da sócia ostensiva.

Entretanto, vale lembrar que a ECF é composta por informações contábeis, tributárias e outras informações, que por sua vez, são cruzadas com todas as obrigações acessórias enviadas à Receita Federal em que são declarados os tributos. Então, antes de transmitir a ECF, é importante conferir se as informações prestadas estão corretas e coerentes.

Neste sentido, é preciso verificar se as informações prestadas estão em consonância com as demais declarações, tais como, ECD, EFD-Contribuições, EFD-Reinf, inclusive as que não estão dentro do Sped, como DCTF, DIRF, DMED, dentre outras, pois a Receita Federal cruza as informações até com a Declaração de Pessoa Física, podendo confrontar até com as nossas Redes Sociais.

A fiscalização realizada pela Receita Federal por cruzamento de informações gera malha fina quando há conflitos de dados entre as declarações entregues pelo contribuinte.

Separamos abaixo as principais dúvidas sobre ECF:

1) Quem está obrigado a entregar a ECF?

Conforme exposto no inciso artigo 1º da Instrução Normativa RFB nº 2.004, de 18 de janeiro de 2021. estão obrigadas a entregar a ECF todas as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado inclusive as entidades imunes e isentas, exceto:

I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e

III - às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica.

2) Até quando deve ser entregue a ECF?

A ECF pode ser entregue pelas pessoas jurídicas obrigadas ou ainda que facultativamente, desde 16/01/2023 quando foi publicada a Versão 9.0.0 do Programa da ECF, observando, apenas no caso das empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Real se foi entregue ECD, pois neste caso é requerido a sua recuperação na ECF.

O prazo final da entrega da ECF é até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refere a escrituração de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.004, de 18 de janeiro de 2021.

Entretanto, deve ser observado como ficam os prazos de entrega para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção), do seguinte modo:

- Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano da escrituração.

- Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao do evento.

3) Como fazer a importação da ECF, Recuperação da ECD e Recuperação da ECF anterior

a) Importação da ECF: O arquivo da ECD não é importado para a ECF e sim recuperado. Primeiramente, deve ser criada uma ECF no próprio programa ou deve ser importado um arquivo da ECF. Em seguida deve ser feita a recuperação do arquivo da ECD (recuperação de contas, saldos e mapeamento, caso este mapeamento tenha sido realizado na ECD).

b) Recuperação de ECD: A ECD a ser recuperada na ECF deve ser a ECD transmitida ao SPED (ECD ativa na base).

Para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória.

Para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido e imunes ou isentas obrigadas a entregar a ECD, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória.

Neste caso, o campo escrituração – “TIP_ESC_PRE” – do registro 0010 deve ser preenchido com “C” (obrigada a entregar a ECD).

O mesmo tratamento é dado para as pessoas jurídicas que tenham entregue a sua ECD, mesmo sem estar obrigadas, e deseja efetuar a sua recuperação na ECF (o campo escrituração – “TIP_ESC_PRE” – do registro 0010 deve ser preenchido com “C”).

Para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido e imunes ou isentas não obrigadas a entregar a ECD, o campo escrituração – “TIP_ESC_PRE” – do registro 0010 deve ser preenchido com “L” (não obrigada a entregar a ECD). Nessa situação, os blocos C, E, J e K não serão preenchidos.

c) Recuperação da ECF anterior: Para as empresas tributadas pelo Lucro Real, o programa da ECF exige a recuperação da ECF do período imediatamente anterior (transmitida ao SPED – ativa). A recuperação da ECF do período imediatamente anterior é obrigatória quando:

1 – Forma de tributação pelo lucro real (0010. FORMA_TRIB = “1”);

2 – A data inicial da ECF (0000.DT_INI) do período atual for diferente de 01/01/2014; e

3 – O indicador de situação de início de período (0000.IND_SIT_INI_PER) for igual a “0” (Regular – Início no primeiro dia do ano) ou “2” (quando remanescente de cisão ou realizou incorporação).

A verificação da não recuperação da ECF anterior somente ocorrerá no momento da transmissão, de acordo com as seguintes regras de erro:

1 - Verifica, quando a forma de tributação for lucro real (0010.FORMA_TRIB = 1), se existe ECF transmitida para a base do Sped de período imediatamente anterior e com o HASHCODE igual ao que foi informado no campo 0010. HASH_ECF_ANTERIOR (hashcode da ECF do período imediatamente anterior a ser recuperado).

2- Verifica, quando a forma de tributação for lucro real (0010.FORMA_TRIB = 1) e não existe ECF transmitida para a base do Sped de período imediatamente anterior, se o campo 0010. HASH_ECF_ANTERIOR (hashcode da ECF do período imediatamente anterior a ser recuperado) não está preenchido.

4) O arquivo da ECF pode ser fracionado em períodos?

A ECF deve ser transmitida em arquivo único, a menos que ocorra alguma das situações especiais como:

Extinção;
Fusão;
Incorporação/Incorporada;
Cisão Total;
Cisão Parcial;
Desenquadramento de Imune/Isenta;
Inclusão no Simples Nacional.

5) Como deve ser transmitida a ECF em caso de troca de contador?

Ainda que ocorra troca de contador no período, a ECF deve ser enviada em único arquivo pelo atual profissional de contabilidade o qual será o responsável pela entrega.

É necessário que o atual profissional de contabilidade receba todas as informações anteriores no momento da transferência de responsabilidade e faça a implantação dos saldos na ECF.

6) As empresas sem movimento devem entregar a ECF?

O fato da pessoa jurídica não ter movimento, não dispensa a entrega do arquivo digital ECF. Embora não aufiram receitas, tais empresas podem ter algum tipo de movimentação, tais como: depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento de honorários ao contador, pagamento de energia elétrica, custo com o cumprimento de obrigações acessórias, aporte de capital pelos sócios, empréstimos, entre outras, que comprovam a movimentação. Nessa hipótese, a pessoa jurídica sem movimento deve entregar todas as obrigações acessórias exigidas pelo fisco, inclusive a ECF.

7) A empresa do lucro presumido, está obrigada a incluir o Livro Caixa (Bloco Q) na ECF?

O artigo 2º , inciso VIII da Instrução Normativa RFB nº 2.004, de 18 de janeiro de 2021, determina que a apresentação do Demonstrativo de Livro Caixa (Bloco Q) é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes pela sistemática do lucro presumido, que se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/95, e cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais), ou proporcionalmente ao período a que se refere. O parágrafo único citado trata exatamente sobre a utilização do Livro Caixa para quem é Lucro Presumido.

8) A empresa optante pelo Simples é obrigada a entregar a ECF ?

De acordo com o inciso I do § 1º artigo 1º da Instrução Normativa RFB nº 2.004, de 18 de janeiro de 2021, estão obrigadas a entregar a ECF todas as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado e todas as entidades imunes e isentas, exceto as empresas optantes pelo regime tributário do Simples Nacional.

9) Como fazer a recuperação de ECD com encerramento do exercício diferente dos encerramentos da ECF

Os encerramentos do exercício na ECF seguem o período de apuração do tributo. Por exemplo, se a empresa é do lucro presumido, os encerramentos do exercício da ECF serão trimestrais. Caso a ECD recuperada tenha encerramento diferente (por exemplo, a ECD recuperada tenha apenas um encerramento anual), no momento da validação no programa da ECF, poderá aparecer uma mensagem com o valor da diferença entre os saldos finais credores e os saldos iniciais credores. Nesse caso, a pessoa jurídica poderá ajustar os saldos por meio de alteração nos registros K155 e K355 (alteração de saldo de uma ou mais contas).

10) Como registrar o prejuízo fiscal do período na Parte B do e-Lalur ?

Quando ocorrer um prejuízo fiscal no período (Registro M300), o procedimento a seguir é:

- Criar uma conta de Prejuízos Fiscais de Períodos Anteriores no registro M010.

- Registrar o saldo do prejuízo fiscal do período no registro M410 (Colocar o indicador de lançamento como “PF” - Prejuízo do Período).

Se houver compensação de prejuízos fiscais em períodos posteriores, deve ser utilizada essa conta criada na parte B para compensação no registro M300 (Linhas de código 173, 174, 347 e 348 do M300), com tipo de relacionamento “1” (com conta da parte B).

Fique ligado! Nas situações normais você tem até o dia 31/07/2023 para enviar a ECF referente ao ano-calendário de 2022.

Para mais detalhes sobre a ECF, acesse o Manual de Orientação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

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