Escritório virtual: descubra tudo o que você precisa para implementar
Diante de um momento de transformação digital, há ferramentas e soluções que vêm direto do mundo virtual. Podemos fazer praticamente tudo por meio da internet, seja entretenimento, gestão empresarial, compras, controle financeiro ou contabilidade.
Entre todos os serviços que ouvimos com origem no online, um conceito de nome curioso está despertando muita curiosidade: o escritório virtual.
Um dos primeiros questionamentos que podem vir à mente é: “Ué, um escritório que não existe?”, “Ou, um escritório online?” Não é bem assim! O escritório físico existe, mas só é utilizado para algumas demandas.
Antes de continuar a leitura, aproveite para conhecer um software de gestão que pode auxiliar no controle financeiro da sua empresa.
O estilo de trabalho que envolve o escritório virtual foi o que manteve muitos negócios na ativa durante os períodos de isolamento social, causados pela pandemia de COVID-19. Ele, portanto, é um ótimo recurso para as corporações conseguirem ter conexão com os colaboradores, mesmo que a distância.
E, mesmo no cenário já considerado pós-pandêmico no Brasil, muitos líderes e gestores ainda veem o escritório virtual como uma estratégia positiva para os negócios. Há empresas que adotaram o modelo de trabalho home office ou híbrido definitivamente.
Inclusive, de acordo com um estudo realizado pela Cisco, 82% dos profissionais afirmam que poder trabalhar em qualquer lugar os tornou mais felizes. O número reforça o quanto a adoção do escritório virtual pode ser benéfico.
Afinal, o que é um escritório virtual?
O conceito de virtual deixa claro o propósito do negócio. E não está errado pensar que seria existir no mundo virtual, mas não no real. Então, um escritório virtual oferece aos negócios um endereço físico e serviços relacionados ao escritório, mas sem a sobrecarga de um longo contrato de aluguel e a necessidade de contratação de equipe relacionada à administração do espaço físico.
De maneira geral, contratar um escritório virtual significa contratar um endereço comercial, mas apenas para alguns objetivos. Entre eles estão: recebimento de correspondências, atendimento telefônico em nome da empresa e utilização de salas de coworking para reuniões e eventos corporativos.
Ou seja, o empresário paga um valor mensal para utilizar o endereço do coworking escolhido, na localização de sua preferência, e ainda tem à disposição serviços exclusivos do espaço.
Tal decisão é capaz de gerar uma grande redução nos custos. A empresa paga conforme a demanda e tem a comodidade de utilizar salas corporativas completamente mobiliadas para receber clientes, parceiros ou fornecedores, quando necessário.
Quais são os serviços oferecidos por um escritório virtual?
Ao decidir por contratar um escritório virtual, a empresa tem acesso à estrutura física e aos serviços de atendimento e recepção. Entre as opções de pacotes oferecidos pelo mercado, é possível encontrar:
- Serviço de recebimento de ligações telefônicas;
- Serviço de transferência de ligações telefônicas:
- Anotação e repasse de recados;
- Recebimento de correspondências;
- Serviço de agenda compartilhada;
- Serviço de 0800 exclusivo;
- Disponibilização de endereço para registro de CNPJ, se o local estiver de acordo com as exigências legais para o tipo de empreendimento.
Além disso, há espaços de escritório virtual onde ainda é possível contratar serviços adicionais, como:
- Salas de reuniões, estações de trabalho ou de eventos;
- Serviços de impressão;
- Serviços de motoboy e correios.
Como funciona a contratação do escritório virtual?
A contratação em si de um escritório virtual pode mudar conforme a necessidade de cada negócio, considerando o que as empresas que oferecem esse serviço possuem.
O processo de contratação pode acontecer no momento da abertura e da alteração de localidade do negócio, onde é preciso apresentar todas as documentações do escritório on-line, como contrato de aluguel, IPTU, e outros.
Há a possibilidade de a contratação ser protegida por meio de um contrato de aluguel mensal. Com isso, há mais flexibilidade, caso o negócio de um usuário mude — sem a necessidade de esperar por um longo período de contrato expirando.
Vale destacar que, no momento da contratação, é importante estar atento às cláusulas do contrato de locação. Nelas devem estar contidas todas as informações para firmar o compromisso entre a empresa e o escritório alocado.
Para quem pode ser interessante a contratação de um escritório virtual?
A contratação de um escritório virtual é uma alternativa bastante interessante para os empreendedores que desejam abrir uma empresa de prestação de serviços, por exemplo, mas com um modelo onde não seja necessário estar presente no local da empresa.
Nestes casos, o serviço é prestado diretamente no endereço do cliente, de porta em porta ou até mesmo de maneira online. Ou seja, não há a necessidade de “construção” de um espaço físico disponível em tempo integral.
Grandes empresas também podem optar pela contratação de um escritório virtual local, por exemplo, sem a necessidade de estruturar um espaço físico completo em outras cidades, além da matriz. Ou seja, há um escritório naquela cidade, mas não há todo o investimento na estrutura.
Escritório virtual para micro e pequenos negócios
Quando os pequenos e micro empresários precisam receber parceiros ou clientes para reuniões, o escritório virtual é uma ótima alternativa. Ele permite a realização de encontros de planejamento, criação, ou trabalho em equipe.
O espaço pode disponibilizar uma série de serviços e facilidades para o empreendedor com um custo que esteja adequado à demanda.
Além disso, os pequenos negócios podem usar o escritório virtual para se integrarem, de forma orgânica. Os espaços físicos, muitas vezes, possuem espaços complementares e, com isso, pode ocorrer a sinergia entre os empreendedores.
Ou seja, no espaço do café, nas baias conjugadas e até mesmo na rede interna, muitas parcerias podem ser descobertas e novos negócios podem nascer pela simples decisão do empreendedor de sair de casa para trabalhar.
O empreendedor tem, portanto, a possibilidade de investir em uma pequena mensalidade para ter acesso ao uso, ou contratação por demanda, de acordo com a necessidade. Manter um espaço físico por um longo período não é barato financeiramente, então o escritório virtual entra com essa vantagem.
Escritórios virtuais na rede
Além da integração de forma orgânica, muitos escritórios virtuais ainda criam espaços de cooperação em rede para facilitar o networking. Neles, há ferramentas de integração que facilitam o trabalho coletivo.
Ou seja, é possível acessar essas redes a partir de qualquer local, por pessoas vinculadas, assinantes e convidados do escritório virtual. São opções que facilitam a rotina do empreendedor, dispensando todo um aparato tecnológico em casa. Basta acessar os serviços disponíveis e utilizar.
Quais são as vantagens do escritório virtual?
Contar com ambientes, como os de escritórios virtuais, oferece inúmeros benefícios às empresas. Esses ambientes podem ser usados de forma estratégica, como endereço de correspondência profissional, atendimento e encaminhamento telefônico.
É possível utilizar somente as salas de conferência e de reuniões do local. Tudo depende da necessidade do negócio.
Além disso, contar com um escritório virtual em uma cidade com determinado número de colaboradores da empresa incentiva o trabalho híbrido, mas sem gerar custos altos à corporação. Tal aspecto é essencial para a integração do time e para proporcionar o crescimento organizacional.
Baixo custo
O custo fixo mensal de um escritório virtual é relativamente menor do que a manutenção de um escritório físico tradicional. Não há custos relacionados ao aluguel ou condomínio, custos de manutenção e conservação, nem é necessário realizar a contratação de profissionais para a realização de atividades administrativas.
Qualidade nos serviços
O escritório virtual pode fornecer serviços relacionados a atendimento telefônico, recepção e videoconferência, além de ser um um endereço de correspondência. Com isso, uma microempresa pode parecer maior do que é.
Imagem profissional
Da mesma forma que a imagem profissional é transmitida por diferentes aspectos, o mesmo acontece com o ambiente profissional. O escritório é a representação física de como as empresas se apresentam para seus clientes.
Isso significa que ele, ou a imagem que ele projeta, são fatores de avaliação externa. Por meio de um escritório virtual, é possível passar credibilidade e estabelecer e manter uma imagem profissional. Tudo com um custo menor e sem ter preocupações relacionadas com despesas gerais.
Maior flexibilidade
O formato de trabalho remoto oferece uma série de vantagens aos profissionais e à empresa que o opta. É possível administrar seus colaboradores a distância, de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet.
No entanto, pode acontecer de ser necessário utilizar espaços físicos coletivos para a realização de eventos ou reuniões presenciais da empresa. Neste momento, é possível contratar um escritório virtual, com pacotes que oferecem acesso a ambientes físicos.
Melhor comunicação
O encaminhamento de ligações, correio e encomendas podem ser tratados por um serviço de recepção de escritório virtual. Ou seja, o pequeno empreendedor pode contar com um número de telefone comercial dedicado para atendimento profissional.
Isso garante uma melhor comunicação com todo o público externo, desde clientes a fornecedores, proporcionando uma sensação de disponibilidade da pessoa. A consequência é maior credibilidade e melhora da imagem profissional desta empresa.
Caso o empreendedor precise realizar qualquer tipo de atendimento online, os escritórios virtuais também têm bons recursos relacionados a áudio e compartilhamento de tela para facilitar muito a comunicação. Há salas de conferências virtuais para eventos ou conferências online.
Produtividade
Estruturas de escritórios virtuais são desenvolvidas para criar uma atmosfera semelhante à de escritórios tradicionais. Com isso, os trabalhadores remotos ficam em condições de trabalho semelhantes às de um escritório físico por determinados períodos.
Além disso, o escritório virtual reduz grande parte das preocupações cotidianas relacionadas ao espaço físico de uma empresa, como o pagamento de contas e despesas com equipe administrativa. O foco do empreendedor é direcionado para benefícios que estimulem o bom desempenho.
E as desvantagens de um escritório virtual? Elas existem?
Obviamente nem toda empresa tem sucesso com um escritório virtual. O formato de trabalho remoto funciona melhor para companhias que tenham uma cultura focada na motivação e engajamento dos colaboradores.
Ou seja, para se ter sucesso como uma empresa virtual, é necessário capacitar o time com treinamento, uma boa estrutura e uma boa comunicação. Dessa forma, o ambiente irá refletir no sucesso do negócio.
Além disso, vale destacar que há alguns pontos que precisam ser analisados antes de se utilizar um escritório virtual.
Pode não estar sempre disponível
O uso dos serviços oferecidos por um escritório virtual exige planejamento prévio. Muitos pacotes possuem um uso limitado das salas de conferência, bem como serviços limitados de teleconferência e videoconferência.
Além disso, não necessariamente esse tipo de escritório está disponível a qualquer hora. Há um contrato de locação, onde o horário do uso é previamente acordado. A maioria, inclusive, têm acesso restrito durante as noites e finais de semana. Para alguns, a falta de flexibilidade pode ser limitante e inconveniente.
Comprovante de endereço
Quem decide optar por utilizar um escritório virtual também deve estar ciente de que não existirão documentos oficiais e contas que envolvam apenas o endereço da empresa. Ou seja, é apenas um contrato de alocação.
O papel do escritório virtual no futuro do trabalho
O escritório virtual é um grande passo no processo de transformação digital de várias empresas. Ele surge como uma ponte entre o mundo físico e o digital, proporcionando inúmeras oportunidades de negócios para empresas de todos os perfis, mercados e tamanhos.
Imagine que uma empresa pode ter uma sede de escritório físico em São Paulo, por exemplo, mas, ao mesmo tempo, pode ter filiais em Brasília, Belo Horizonte e Rio de Janeiro. Isso tudo acontece por meio de uma divisão dos profissionais dessa cidade utilizando coworkings e escritórios virtuais, sem despesas com aluguel, manutenção e equipe administrativa.
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Por: Emili Nitske.
