Notas fiscais: entenda as diferenças entre os formatos
Você provavelmente já cruzou com a famosa "nota fiscal" em sua jornada empreendedora, mas você sabia que existem diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas? Vamos desvendar juntos quais são os formatos mais comuns e entender como eles impactam o controle das transações comerciais pelo governo.
Aproveite a sua visita e conheça um software de controle financeiro que pode auxiliar no gerenciamento das notas fiscais da sua empresa.
Quando falamos de notas fiscais, é importante ressaltar que elas desempenham um papel fundamental na determinação e cálculo dos impostos a serem pagos, além de servirem como uma garantia em casos de devoluções. Estabelecido pela Lei 8137/1990, o uso da nota fiscal é obrigatório na maioria dos casos.
No entanto, há uma exceção para os microempreendedores individuais (MEIs) quando realizam transações comerciais com pessoas físicas. Nesses casos, a emissão da nota fiscal não é obrigatória. É importante salientar, no entanto, que aqueles que negligenciam a emissão e são considerados réus primários podem enfrentar multas que podem chegar a até 10 vezes o valor da nota fiscal.
Em situações de reincidência, as consequências podem ser ainda mais graves, com a possibilidade de detenção por até 5 anos. Portanto, é essencial que os empreendedores estejam cientes das suas responsabilidades e cumpram as obrigações fiscais para evitar penalidades e manter suas atividades em conformidade com a legislação vigente..
Antes de tudo, o que é uma nota fiscal?
Primeiramente, é fundamental compreender o conceito de nota fiscal. Uma nota fiscal é um documento oficial que registra as transações comerciais envolvendo mercadorias e serviços entre fornecedores e empresas, bem como entre empresas e consumidores.
A emissão das notas fiscais é uma obrigação essencial para as empresas, pois é por meio desses documentos que ocorre a apuração de diversos impostos que devem ser recolhidos.
É importante ressaltar que a falta de emissão ou o tratamento inadequado de uma nota fiscal pode ser interpretado como uma tentativa de fraude. Portanto, é crucial conhecer e compreender os diferentes tipos de notas fiscais, a fim de garantir a conformidade legal e evitar problemas futuros.
Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
Existem 13 tipos principais de notas fiscais eletrônicas, e é crucial para o seu negócio conhecer cada um deles, garantindo assim a conformidade legal. Vejamos alguns desses tipos:.
1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
A NF-e é a versão digital da nota fiscal tradicional. Ela substitui o documento em papel e é emitida e armazenada eletronicamente. Essa nota é utilizada para registrar a venda de produtos físicos, envolvendo a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
A NF-e deve ser emitida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda. Além disso, é necessário enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) junto com o produto para atestar a operação.
2. CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
O CT-e é específico para serviços de transporte de carga entre estados ou municípios, substituindo o formato manual em 2012. A tributação nesse caso é feita por meio do ICMS. O arquivo digital é emitido em formato XML e requer a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.
O uso do CT-e proporciona maior agilidade no processamento de faturas, redução de custos com frete e transporte, além de minimizar erros na correspondência entre a nota e os produtos transportados, evitando pagamentos duplicados e simplificando o processo de faturamento.
3. NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
A NFS-e é um documento fiscal digital essencial para comprovar a prestação de serviços entre empresas ou para pessoas físicas. Geralmente, é utilizada por pequenas e médias empresas e deve ser emitida junto à prefeitura onde o CNPJ da organização prestadora de serviços está registrado.
A NFS-e requer apenas a Inscrição Municipal e gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE), caracterizando-se como um modelo mais flexível. É comumente utilizado para serviços de assinatura, SaaS (Software as a Service) e produtos digitais, como ebooks e cursos online. Pode ser emitida por diversos prestadores de serviços, como creches, hotéis, academias, entre outros.
4. NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
A NFC-e é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais emitidos pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal). É amplamente utilizada no varejo e comércio, sendo emitida por estabelecimentos como açougues, farmácias, supermercados, entre outros.
5. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
O CF-e é um documento exclusivamente digital, validado por assinatura digital do contribuinte e autorização do Fisco. Apresenta diversas vantagens, tais como:
- Dispensa o uso do ECF e todo o processo de lacração e autorização de uso;
- Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;
- Dispensa a necessidade de Redução Z, Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de Ocorrências, Cessação, etc.;
- Transmissão online (no caso da NFC-e) ou com pequeno atraso em relação à emissão do documento (no caso de SAT/MFE);
- Combate a sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais justa;
- Reduz as obrigações acessórias para os contribuintes.
6. Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
O Módulo Fiscal Eletrônico (MFE) foi criado para atender às novas regulamentações fiscais que determinam as regras de emissão do Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no estado do Ceará, substituindo o Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
O MFE se assemelha ao SAT, utilizado no estado de São Paulo, mas possui particularidades impostas pela SEFAZ/CE, como:
- Bateria;
- GPS para localização do equipamento;
- GPRS para conexão à internet por meio de chip 3G/4G.
É um aplicativo fornecido pela SEFAZ-CE, que deve acompanhar obrigatoriamente o MFE e operar em conjunto com o Software Básico. Ele desempenha as seguintes funções:
- Realiza a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicador MFE, via porta USB;
- Encaminha todas as solicitações feitas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação para o Software Básico;
- Coleta informações operacionais e fiscais do MFE por meio da função "Consultar Status MFE";
- Informa à SEFAZ-CE sobre eventuais problemas com o MFE e suas condições de operação;
- O Componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.
7. MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
O MDF-e é utilizado para integrar operações mais complexas, pois vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga. Ele é válido apenas para uma única operação.
Esse manifesto é aplicável a empresas que realizam transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são responsáveis pelo frete com mais de um CT-e. Também pode ser utilizado por empresas que enviam mercadorias por transporte com mais de uma NF-e.
8. Nota Fiscal Avulsa (NFAe)
A NFAe é o documento utilizado por não contribuintes do ICMS, que não têm a obrigação de emitir a NFe. Geralmente, microempreendedores individuais (MEI) e micro e pequenas empresas fazem uso desse tipo de nota.
As regras de emissão podem variar de um estado para outro, mas é necessário fazer um cadastro online para obter a autorização. Basta solicitar a nota por meio do portal da Sefaz. Apesar de ser emitida eletronicamente, a NFAe tem validade garantida por meio do papel, sendo necessário armazená-la fisicamente.
9. Nota Fiscal Complementar
A Nota Fiscal Complementar é um documento emitido para corrigir valores tributários e deve ser adicionada à nota original para validar a operação fiscal. É um dos tipos de notas fiscais utilizados para corrigir situações de erro. A legislação permite sua aplicação em casos como:
- Variações na cotação da moeda para exportações;
- Reajustes de preços de produtos ou serviços;
- Erros no lançamento de impostos decorrentes de cálculos;
- Classificações incorretas.
Você deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica Complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade ou valor inferior ao da operação efetiva. Além disso, é necessário declarar os motivos que justificam essa nova emissão.
10. Nota Fiscal Denegada
Após o usuário assinar digitalmente o arquivo XML da NFe, ele precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento). Quando uma nota fiscal é submetida à avaliação da Sefaz, passa por determinadas regras de validação e pode ser aprovada, denegada ou rejeitada.
Quando uma nota fiscal é denegada, significa que a Sefaz identificou irregularidades relacionadas ao emissor ou ao destinatário da NFe, e ela não pode ser faturada. Não é possível corrigir uma nota denegada, cancelá-la ou inutilizá-la. O status é definitivo, e o número da NFe não pode ser utilizado para emitir outra nota ou retransmitir a mesma.
A Sefaz informa que a nota foi denegada apenas após a validação, quando a nota é registrada em seus registros. Portanto, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada. Do ponto de vista contábil, a nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, conforme estabelecido pelo Código Tributário Nacional, Art. 173, da Lei 5.172.
11. Nota Fiscal Rejeitada
Uma maneira eficiente de lidar com um documento fiscal emitido de forma incorreta, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos, é rejeitá-lo imediatamente. O emissor é notificado automaticamente e tem a oportunidade de corrigir o erro imediatamente.
De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte, a validação da NF-e pode resultar em:
- Rejeição: a NF-e será descartada e não será armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e retransmitida;
- Autorização de uso: a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
- Denegação de uso: a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente.
Uma nota fiscal pode não ser rejeitada isoladamente. Conforme o Manual, "a existência de um erro em uma NF-e implica na rejeição de todo o lote" (página 33). Isso ocorre porque a validação do Schema XML é realizada em toda a mensagem de entrada.
Principais fatores que levam à rejeição de uma nota fiscal:
- Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;
- Código 213: Inconsistência com o Certificado Digital;
- Código 220: Prazo de cancelamento expirado;
- Códigos 229 a 234: Problemas com a Inscrição Estadual (IE);
- Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;
- Código 539: Duplicidade;
- Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.
12. Nota Fiscal de Exportação
A Nota Fiscal de Exportação é o documento oficial que registra perante a Secretaria da Fazenda a saída de mercadorias para fins de exportação. Ela é essencial para realizar o registro contábil e fiscal da empresa. Antes de preencher os campos da Nota Fiscal de Exportação, é necessário cadastrar a Invoice, que contém informações sobre a moeda utilizada na operação, os produtos, a quantidade, o valor, entre outros dados.
Esse documento valida a mercadoria para o comprador no exterior e permite o registro no país de origem. Em outras palavras, a Nota Fiscal de Exportação é a documentação que comprova a transação da mercadoria perante o governo brasileiro.
13. Nota Fiscal de Remessa
A Nota Fiscal de Remessa é emitida quando ocorre o transporte de mercadorias sem a intenção de venda, garantindo a isenção de impostos. Na indústria, por exemplo, em algum momento o produto precisa ser deslocado para fora da fábrica ou da loja, mesmo que não tenha sido efetivamente vendido.
Um exemplo é o envio de mercadorias para a loja onde serão comercializadas. Nesse transporte, é necessário que a nota fiscal de remessa seja emitida e entregue à transportadora.
Existem outras situações em que a nota fiscal de remessa precisa ser emitida, principalmente quando não há transações comerciais envolvidas. Alguns exemplos comuns são:
- Brindes;
- Doações;
- Produtos em conserto ou manutenção;
- Amostras grátis;
- Consignações;
- Produtos para testes;
- Mercadorias para exposições e feiras;
- Transferências de unidades.
Tecnologias para emissão de nota fiscal
As informações geradas pela nota fiscal eletrônica (NF-e) são enviadas aos órgãos fiscais competentes e sua autenticidade pode ser verificada por meio do site da Secretaria da Fazenda do estado correspondente.
Dessa forma, todas as transações comerciais, seja de venda de produtos ou contratação de serviços, resultam em uma NF-e integrada em um arquivo no formato XML, que requer um sistema específico para visualização. É importante ressaltar que tanto a empresa vendedora quanto o cliente devem manter esse registro armazenado por até 5 anos.
Softwares integrados de gestão especializados em NF-e, como o Simplifique, acessam diretamente a SEFAZ e realizam o download automático dos arquivos XML relacionados ao CNPJ da empresa. Essa automação traz melhorias significativas ao processo, prevenindo erros comuns. Além disso, essas soluções proporcionam vantagens como agilidade na emissão, precisão e facilidade na apuração, verificação de estoque e aumento da segurança.
Invista em um software de emissão de notas fiscais!
Para um melhor planejamento e produtividade do negócio, é importante ainda o empreendedor contar com um software de emissão de notas fiscais que atenda diferentes regimes de tributação, como é o caso do Simplifique.
Além disso, os softwares especializados no controle de Notas Fiscais permitem que o empreendedor faça a gestão de suas contas a pagar e receber de uma forma simples e intuitiva:
- Emissão de NF-e;
- Automação de Tributações;
- Atualização de Estoque;
- Controle de contas a receber;
- Envio automático de e-mail.
Aliado a isso, outra vantagem da adoção de um sistema completo é a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar, desde que tenha acesso ao computador. Isso aumenta a satisfação e a segurança dos colaboradores, que poderão trabalhar de forma remota, gerando melhores resultados para a empresa.
Vale destacar que o Simplifique possui teste grátis por 7 dias, sem compromisso e sem pedir cartão de crédito. Ou seja, você, como empreendedor, pode conhecer melhor a ferramenta e entender se ela é adequada ao seu negócio.
Veja algumas notícias aqui.
Feito com ❤ por Marketing.
Por: Emili Nitske.
